Спростили та автоматизували процес обробки штрих-кодів для Astrup AS

Astrup AS — провідний норвезький постачальник металів і пластиків. Компанія є єдиним гуртовим продавцем алюмінію, металу, пластмаси, нержавіючої сталі та титану в країні. Їхнє сучасне складське рішення забезпечує автоматизований підбір матеріалів у листах та в намотці. Маючи понад 3000 місць для піддонів, автоматизований склад Astrup є одним із найбільших об’єктів у Скандинавії. Нині на підприємстві працює 100 співробітників, а чистий обсяг продажів становить майже 750 мільйонів норвезьких крон на рік. Для постачальника сучасних виробничих матеріалів вирішальне значення має ефективне і якісне керування сертифікатами, тому повна цифровізація складських процесів призвела до позитивних результатів у бізнесі.

Відстеження всіх товарів має вирішальне значення

Astrup AS є гуртовим продавцем металів, спеціальних сталей та пластмас. Вони постачають матеріали норвезьким виробничим компаніям. Клієнти компанії — представники багатьох галузей промисловості, тому матеріали постачаються для різних цілей. «Це може бути що завгодно: від морської галузі, механічної обробки, будівництва та оздоблення, до дизайну інтер’єрів», — говорить Девід Берге Фрогнер, керівник відділу забезпечення якості в Astrup AS. Для багатьох клієнтів відстеження всіх матеріалів, що використовуються у виробництві, є надважливим. Одним із таких прикладів є морська промисловість

«Нам потрібно мати можливість відстежувати певні матеріали аж до тигля. Від тестування матеріалу до його спеціальної обробки. Усе повинно бути чітко проконтрольовано, особливо в морській галузі», — говорить Фрогнер. Всю цю інформацію можна знайти в сертифікатах, що надаються разом із продуктами, що постачається Astrup AS. Для кожної покупки генерується штрихкод, який потім додається до матеріалу та виданого сертифіката. Це підтримує зв’язок між товарами на складі та сертифікатами, що містять інформацію про якість та тестування.

«Спочатку ми друкували етикетки зі штрихкодами, які клеїлися на матеріал та сертифікат. Зі зворотного боку ця інформація була внесена в систему». — каже Фрогнер.
 

Шлях до повної цифровізації

Першим кроком до процесу повного цифрування було автоматичне зчитування штрихкодів замість введення інформації з етикеток. Однак швидко стало зрозуміло, що можна зробити більше. Сертифікати поступали в компанію в електронному вигляді. Щоби нанести штрихкод, спочатку слід було надрукувати сертифікат, а потім наклеїти на нього етикетку, яку можна просканувати.


«Ми хотіли отримати цифровий штамп, щоб уся робота перейшла в цифру, і Konica Minolta змогла нам у цьому допомогти, впровадивши рішення M-Files. Коли ми одержуємо замовлення, M-Files ідентифікує документи, які ми отримуємо. Він розрізняє сертифікати, пакувальні квитанції тощо. Потім ми прив’язуємо сертифікат до товарної лінійки під час закупів», — говорить Фрогнер.
M-Files генерує цифровий штамп — або PDF-маркування. Це так званий штрихкод, який застосовується до документа цифровим способом. Як результат, Astrup AS не потребує друку та сканування сертифіката. Уся інформація про якість подається в документах у цифровому вигляді.
«Ми маємо перенести його до M-Files та позначити як сертифікат. Потім документ можна отримати у вигляді сертифікату, який можна надіслати нашим клієнтам, коли вони закуповують ці матеріали», — пояснює Фрогнер.

Важливий процес

«Впровадження цифрового архіву — це рішення «під ключ», але Konica Minolta налаштувала його конкретно під наші робочі процеси та документообіг», — говорить Фрогнер. «Konica Minolta впевнено керувала проєктом і активно діяла упродовж усього процесу. Вони провели семінари та тренінги для користувачів системи та представили рішення, базуючись на отриманих знаннях».


«Те, як вони залучили співробітників, означало, що рішення було дійсно добре сприйнято серед користувачів. Вони бачать ефективність роботи із системою та нові можливості", — продовжує він. Для Astrup AS цінність проєкту безперечна — як для користувачів системи, так і для клієнтів, які залежать від сертифікатів. Вони отримують переваги від швидшої обробки, меншої кількості помилок від ручного корегування, кращої якості та розбірливості документів, які ніколи не зазнають зносу.​

Жага до більшого

І крім усього, Astrup AS тепер має систему архівів, для якої вони мають низку потенційних програм. Пошук здійснюється легко, з повними метаданими та можливістю пошуку простого тексту в PDF-версіях сертифікатів. Було встановлено посилання, за яким можна знайти номер покупки в ERP-системі й звідти взяти та додати метадані до сертифіката.

Це безпечна система, з контрольованим доступом до всієї архівної інформації. Зараз Astrup AS працює над можливістю використання M-Files на інші програми в межах бізнесу.

«Ми тільки починаємо розглядати можливість використання його для HR та персоналу. Важливо взяти до уваги GDPR — ми дуже прагнемо дотримуватися його», — говорить Фрогнер.
M-Files дає змогу керувати правами на систему, контролюючи, хто може переглядати конфіденційну інформацію, а також створювати блок-схеми. Це дає можливість створювати процеси та нагадування під час найму та звільнення співробітників.

«Ми працюємо над створенням тек персоналу, у яких ми збираємо документи для збереження профілю кожного працівника. M-Files надає доступ до всієї конфіденційної інформації, яка є в системі, і не зберігає її довше, ніж це дозволено», — підкреслює він.