Як аудит друку допоміг позбутися зайвого обладнання та оптимізувати витрати у ПП «O.L.KAR»

ПП «O.L.KAR» найбільший виробник ветеринарних препаратів та кормових добавок в Україні та визнаний лідер, чия продукція йде на експорт майже у 30 країн Європи, Азії та Близького Сходу. Такі обсяги неможливі без паперу – бухгалтерська документація, складський облік, логістичні супровідні документи щодня проходять через десятки апаратів.  

Коли старий парк техніки почав виходити з ладу частіше, ніж встигали ремонтувати, а вартість запчастин перестала відповідати будь-яким планам, компанія звернулася по безкоштовний аудит друкарської інфраструктури – щоб зрозуміти, що насправді відбувається з друком і скільки він коштує.  

Які проблеми виявив аудит друку

Основу парку принтерів та парку БФП «O.L.KAR» складали апарати Konica Minolta й Develop моделей 223 та 283 – техніка, яку вже зняли з виробництва. Запчастини до неї діставали з труднощами, а ремонт коштував дедалі дорожче, тож у якийсь момент підтримка друкарської техніки в робочому стані просто перестала мати сенс. Аудит показав, що частина техніки – непродуктивне обладнання, яке фактично почало виходити з ладу.  

Окремо виявилися й приховані витрати, які раніше ніхто не рахував: амортизація техніки та робочий час, витрачений на дзвінки майстрам і пояснення, що саме зламалось. Для компанії, яка володіла апаратами самостійно, ці цифри ніколи не потрапляли в жоден звіт – і саме тому стали найбільшим відкриттям аудиту. 

Які рішення запропонували після аудиту

Компанії запропонували безкоштовний OPS-аудит – аналіз інфраструктури друку, який виявляє слабкі місці та знаходить можливості та простір для оптимізації. Після детального огляду та низки рекомендацій, «O.L.KAR» зупинилися на послузі аутсорсингу друку, відтак замість власного парку розрізненої техніки отримала оптимальну кількість принтерів, підібраних під реальне навантаження. До рішення увійшли й сервісне обслуговування принтерів, і чіткий контроль витрат – тепер компанія платить за роботу техніки, а не за її утримання. Апарати, які вже відпрацювали свій ресурс, вивезли одразу, тож старі принтери більше не займають місце в кабінетах і не чекають своєї черги на утилізацію. 

Такий підхід звільнив співробітників від постійного пошуку запчастин і торгів із майстрами за ціну ремонту, а єдине керування друком для всього парку зняло зі співробітника функцію «диспетчера поломок». 

Яких результатів вдалося досягти

Сьогодні в «O.L.KAR» апаратів достатньо, і техніка просто друкує – без постійних викликів майстра. Заявки на сервіс закриваються протягом дня, у крайньому разі майстер приїжджає наступного ранку.  

Усі нові апарати обладнані автоподавачем оригіналів, тож чергу біля принтера змінила можливість надрукувати, відсканувати чи надіслати документ електронною поштою з будь-якого вільного пристрою поруч. Парк техніки більший, і якщо один апарат зайнятий, співробітник спокійно йде до сусіднього з такими самими характеристиками. Компанія повністю закрила питання утилізації старих апаратів і прибрала приховані витрати, пов'язані з їхнім утриманням. У підсумку – вільний простір в офісі, порядок в інфраструктурі та зрозумілі витрати на офісний друк, які більше не залежать від несподіваних поломок.  

Сама команда «O.L.KAR» окремо відзначила рівень співпраці: від перемовин щодо контракту й підбору кількості апаратів до щоденного зв'язку із сервісною підтримкою – усе відбувалось швидко й без зайвих зауважень.