Дотримання сертифікованих вимог GDPR і захист конфіденційних даних клієнтів

Фонд Groenhuysen є постачальником послуг із догляду в нідерландському регіоні Розендал. Організація переважно надає послуги людям похилого віку – від побутової допомоги та забезпечення комфорту до інтенсивного догляду, як на дому, так і у власних сучасних закладах. Близько 2 300 співробітників і ще 1 300 волонтерів щодня дбають про потреби та добробут 4 000 клієнтів Groenhuysen.

Організацію було засновано у 1993 році в результаті об’єднання Charitas – колишнього гостьового будинку – та кількох будинків для людей похилого віку в Оуденбоші й навколишніх районах. Groenhuysen працює за політикою напівцентралізованого розташування, об’єднуючи 45 закладів у регіоні в єдину мережу. Коли постало питання оновлення БФП, щоб забезпечити захист конфіденційних даних відповідно до вимог Загального регламенту про захист даних ЄС (GDPR), Groenhuysen звернувся по підтримку до свого багаторічного партнера Konica Minolta.

Переваги

• Найвищий рівень захисту даних
• Сертифікація відповідності GDPR для проходження аудиту
• Постійна підтримка і консультації експертів Konica Minolta щодо відповідності GDPR та інформаційної безпеки

Потреба в безпечній роботі з конфіденційними даними клієнтів

Як постачальник послуг із догляду, Groenhuysen ставить індивідуальні потреби клієнтів у центр своєї діяльності, а послуги організації спрямовані на забезпечення їхнього добробуту та безпеки. Для надання цих послуг організація працює з конфіденційною інформацією, зокрема даними про історію хвороб, прийом медикаментів та фінансове страхування. «У нашій щоденній роботі ми постійно маємо справу з конфіденційними та приватними даними наших клієнтів. Тому під час пошуку нового рішення для захисту багатофункціональних пристроїв для нас було надзвичайно важливо забезпечити максимально надійний захист цих конфіденційних даних відповідно до вимог GDPR», – пояснює Джеффрі Отте, керівник ІТ-команди Groenhuysen. Рішення потрібно було впровадити не лише в головному офісі фонду, а й у всіх віддалених закладах. Оскільки практично всі співробітники працюють із цими пристроями, ключовими вимогами були мінімальна кількість перерв у роботі та чіткий графік впровадження.

Досвідчений партнер із сильною експертизою у сфері захисту даних

«Konica Minolta була нашим постачальником друкарської інфраструктури з 2014 року, і ми були дуже задоволені нашою співпрацею. Тому, коли постало питання оновлення наших систем, ми одразу звернулися до Konica Minolta», – розповідає Отте.

Konica Minolta не лише оперативно надала необхідну для аналізу інформацію, а й проактивно проконсультувала щодо можливостей і рішень, які дали б змогу якнайкраще виконати всі вимоги. Оскільки всі заклади Groenhuysen вже були обладнані пристроями bizhub, bizhub SECURE швидко визначили як оптимальне рішення для цього завдання. Доступний для всіх периферійних пристроїв Konica Minolta, bizhub SECURE пропонує комплекс заходів захисту, який включає унікальні паролі адміністратора для кожного пристрою, шифрування жорсткого диска пристрою, а також шифрування всієї оброблюваної інформації та налаштування функції follow-me printing, що гарантує доступ до документів лише авторизованим користувачам. Попри велику кількість закладів, розташованих по всьому регіону Розендал, весь парк друку з 85 пристроїв було оновлено протягом визначеного двотижневого терміну.

У цьому процесі надзвичайно важливо було не втратити жодних даних або налаштувань під час оновлення. Тому спочатку було виконано резервне копіювання всіх систем. Лише після цього оновили прошивку та встановили програмне забезпечення bizhub SECURE. Після завершення цього етапу попередні налаштування, зокрема для follow-me printing і сканування, були відновлені в системах. Цей процес виконували три інженери Konica Minolta. Щоб клієнт мав повну прозорість щодо того, які пристрої та коли оновлюються, було розроблено та дотримано чіткого графіка. «Ми були дуже вражені професіоналізмом та ефективністю інженерів Konica Minolta під час цього процесу, – пояснює Отте. – Ми очікували, що через цей перехід виникнуть перерви в роботі, тому заздалегідь надіслали всім співробітникам електронний лист, попередивши їх про можливі незручності. Однак ми раді, що перерв майже не помітили, а скарг практично не було».

Сертифікована відповідність GDPR та безпека даних із bizhub SECURE

Окрім забезпечення захисту конфіденційної інформації клієнтів, фонд також отримав сертифікат, що підтверджує відповідність друкарських пристроїв вимогам GDPR під час проходження аудитів. Це дає Groenhuysen документальне підтвердження, що організація зробила все необхідне для забезпечення відповідального та безпечного управління інформацією за допомогою bizhub SECURE від Konica Minolta. «Загалом ми можемо сказати, що повністю задоволені підтримкою Konica Minolta в цьому питанні. Ми з нетерпінням чекаємо на подальшу співпрацю і вже обговорюємо майбутні проєкти, зокрема й за межами сфери друку», – підсумовує керівник ІТ-команди фонду.

Виклик

• Необхідність найвищого рівня захисту конфіденційної інформації клієнтів, яка обробляється за допомогою БФП у багатьох локаціях
• Необхідність забезпечити управління персональною інформацією відповідно до вимог GDPR
• Забезпечення збереження всіх наявних даних і налаштувань
• Прозоре впровадження з мінімальним перериванням робочих процесів на локаціях
• Нова система має працювати на всіх наявних пристроях

Рішення

Встановлення рішення bizhub SECURE на наявні периферійні пристрої Konica Minolta bizhub із:

• Захистом за допомогою унікального пароля адміністратора для кожного пристрою
• Шифруванням жорсткого диска для захисту всієї оброблюваної інформації
• Індивідуальними паролями користувачів і функцією follow-me printing