На швидкому шляху цифровізації: рішення для керування документами, яке відповідає найвищим стандартам якості

Компанія RCM d.o.o. зі Словенії одна з найбільших транспортно-експедиційних компаній. Постачальник послуг із 25-річною історією поставив собі за мету стати лідером на логістичному ринку. При цьому, RCM прагне досягти максимально можливого рівня якості обслуговування.

Завдяки високому рівню професіоналізму та ефективній співпраці з діловими партнерами, компанія налагоджує довгострокове співробітництво з партнерами. У 2013 році RCM стала володарем премії Golden Thread, як найкраща компанія середнього бізнесу. Компанія пишається своїм високим кредитним рейтингом у 2016 фінансовому році, сертифікатом безпеки класу AAA та сертифікації AEO Authorized Economic Operator від Всесвітньої митної організації. Для невпинного розвитку та досягнення кращих результатів та якості надання послуг, RCM потребує налагодженого документообігу, який відповідає найвищим вимогам. Оскільки наявний електронний архів у компанії більше не міг гарантувати цього, в RCM обрали систему для інтелектуального керування документами та архівування M-Files від Konica Minolta.

Хочу таке рішення

За останні два роки ми інвестували значні кошти в цифровізацію бізнесу та шукали найкращі ІТ-рішення для розвитку процесів компанії.

Деян Сушник

General Manager, RCM d.o.o.

Наявний електронний архів більше не відповідав вимогам

Протягом останніх двох років RCM інвестувала значні кошти в цифровізацію свого бізнесу та шукала найкращі ІТ-рішення для компанії. У компанії оголосили публічний тендер, щоби обрати оптимальне рішення для електронного обміну даними.

Природно, що важливою складовою зацифрування даних є збереження їх в електронному архіві. У RCM тривалий час використовували електронний архів, який закривав усі їхні потреби та був успішно інтегрований у наявне програмне забезпечення. Але компанія витрачала на роботу з архівом багато часу, оскільки система працювала не так, як очікували. Серед недоліків системи були невчасне усунення помилок, погане відображення документів, обмежені інструменти пошуку та незручний імпорт. Співробітники витрачали занадто багато часу на пошук необхідних документів чи інформації в системі. Тому RCM шукала рішення, яке замінило б стару систему керування документами, усунуло всі її недоліки.

Зменшення часу на обробку інформації в логістиці

Проаналізувавши системи, які пропонували підрядники, у RCM обрали систему для керування контентом та електронного архівування M-Files та рішення для сканування та розпізнавання документів ABBYY FlexiCapture від Konica Minolta. Konica Minolta забезпечила інтеграцію з наявними системами та додатками, які підтримують роботу всіх ключових відділів компанії, як-от бухгалтерський, відділ розмитнення, продажі, управління тощо. Наразі M-Files інтегровано з обома ERP-системами, тому більшість документів можна зберігати та архівувати в системі документообігу.

Імпорт та розпізнавання паперових документів забезпечує програмне забезпечення ABBYY FlexiCapture. Воно дозволяє автоматично зчитувати метаданні з вхідних рахунків-фактур, контрактів та інших документів, а налагоджений процес автоматично заносить їх у системи обліку.

В RCM вже оцінили переваги від високого рівня автоматизації своїх процесів. Наприклад, інформація доступна в один клац, оскільки M-Files шукає інформацію за ключовими словами в заголовках, метаданих та вмісті незалежно від їхнього розташування. Високий рівень автоматизації також виключає помилки, спричинені людським фактором. Наразі в RCM змогли зменшити час обробки вантажів, що є вирішальним у транспортно-експедиторському бізнесі.

Запланувати демо

Переваги

Покращена функція пошуку по ключовому слову, яка знаходить інформацію незалежно від розташування документа.
Доступність інформації в один клац
Автоматизовані робочі процеси
Мінімізація виникнення помилок, спричинені людським фактором
Збільшення швидкості доступу до даних, що має ключове значення в логістиці

Виклик

Необхідність оптимізації процесів, у яких фігурує документ.
Впровадження додаткової функціональності для пошуку за ключовими словами задля мінімізації часу обробки.
Оновлення наявної системи керування документами, яка дозволить збільшити можливості при обробці.
Покращення процесу імпорту документів у систему

Рішення

Налаштування автоматизованих робочих процесів з M-Files і ABBYY FlexiCapture:

Інтеграція M-Files з обома ERP-системами для збереження та архівації документів у системі керування.
Імпорт паперових документів та OCR-розпізнавання вмісту з ABBYY FlexiCapture. Забезпечення автоматичного зчитування метаданих із вхідних рахунків-фактур, контрактів та інших документів, та налагоджений процес перенесення інформації в системи обліку компанії.

Більше кейсів

Правильний шлях для кожного документа у DB Schenker

Як рішення для документообігу в логістичній компанії скорочує час обробки одного вантажу в 5 разів і зводить до нуля відсоток помилок у відправленнях.

Дізнатися, як все працює

На швидкому шляху цифровізації: рішення для керування документами, яке відповідає найвищим стандартам якості