У що інвестують компанії під час війни — про внутрішні системи та роботу в нових умовах

Стагнація є недопустимою для української економіки, тому навіть в розпал війни компанії автоматизують свої процеси та адаптують роботу до нових умов, щоби не зупиняти бізнес активність. Виклики воєнного часу потребують переосмислення процесів – не лише покупки генератора та старлінка, або побудови бомбосховища.

На прикладі найбільш частих запитів від українських компаній демонструємо потреби ринку та у що інвестували українські великі компанії протягом останнього року.

Перехід від наземних корпоративних порталів до хмарного Teams.

Географічні переміщення Україною та світом спричинили в компаніях внутрішній хаос в комунікаціях: компанії, що мали наземні сервери, втратили можливість спілкуватися з командою поза межами офісу; ті, хто навіть під час ковіду не перейшли на віддалену роботу, й взагалі не змогли працювати в умовах розпорошених команд.
Перехід на корпоративний тімс дав змогу командам працювати звідусіль, мати доступ до спільної роботи над файлами в реальному часі та бути на зв’язку з будь-якої точки світу. 
“За останній рік динаміка переїзду в Teams зросла в 4 рази,” - коментує Євген Постольник, директор департаменту ІТ рішень Konica Minolta Ukraine. “Ми бачимо це по нашій воронці проєктів”.

Автоматизація процесів та кастомізовані рішення

Цього року популярними серед запитів від компаній були налагодження процесів з особливими потребами. Компанії інвестували low-code інструменти, як-от Power Apps та Power Automate, для створення власних застосунків та налаштування воркфлоу.
Ці інструменти допомагають компаніям не інвестувати в підключення інтеграторів, адже сотні вбудованих форм та інструментів з легкістю автоматизують повсякденні завдання. 
До речі, до кінця 2023 року Microsoft надає українським компаніям більше гнучких можливостей ліцензування, тож фокусом є безпосередньо процес впровадження та адаптації користувачів.
Серед потреб:

• інструменти для управління проєктами. Будують певне середовище, альтернативу “джири”, в якій вплив наявності в іншого колеги світла чи зв’язку на проєктну роботу стає значно меншим.
• HR процеси: відкриття нових вакансій, прийом нового співробітника на роботу, онбординг, навчання, оформлення документів. Плинність кадрів зросла – частина співробітників виїхала за кордон, хтось мобілізувався, – компанії стали витрачати більше грошей на пошуки, розкачку, знайомство з процесами в компанії.
• погодження службових записок, відряджень та відпусток, первинних документів – для роботи з документами необхідний керований чіткий процес
• замовлення канцелярії. Попри все офіси працюють і ручні підписи договорів нікуди не ділися ;)

Бекап даних  

Резервне копіювання в хмару та аварійне відновлення даних – мастхев у воєнні часи. Тим паче за даними держспецзв'язку, зараз кібератаки зросли втричі: росіяни намагаються завдати якомога більше шкоди інфраструктурі та зупинити роботу українського бізнесу, економічного тилу країни.

Наприклад, у звіті про кібератаки за третій квартал 2022 Державного центру кіберзахисту сказано, що в порівнянні з аналізом другого кварталу, кількість загроз з IP-адресою росії, зросла у 35 разів.

“Мінімальна інтеграція бекапу даних коштує декілька тисяч євро, але подібні інвестиції є запорукою надійності компанії та допомагають запобігти десятикратним втратам, сотень та навіть мільйонів тисяч євро. Також згідно з європейським законодавством на компанії, що не захистили співробітників від витоку персональних даних накладаються мільйонні штрафи,” - додає Ігор Жданов, експерт з хмарних рішень Konica Minolta Ukraine.
Здебільшого зараз великі компанії будують рішення для відновлення втрачених даних на Microsoft Azure, хмарній платформі: це просто, безпечно, доступно та заощаджує кошти. Стовпом є лише обрати “дата центр чи SaaS/IaaS”.

Хмарний друк

Наразі компанії активно переходять на хмарні CRM та ERP системи, але іноді забувають про процеси друку документів. Наше останнє дослідження з Quocirca демонструє, що 37% компаній в інших Європейських країнах планують перенести керування друком у хмару найближчим часом, а 39% вже зробили це.

Звичайно, в першу чергу ми бачимо цінність в площині IT-адміністрування, але й для кінцевих користувачів це дуже вагома оптимізація.
Тільки уявіть собі, що ви можете роздрукувати будь-який файл буквально в два клаци як з ноутбука, так і з телефону, без обмежень драйверів та корпоративної мережі.
Організація хмарного мобільного друку – це можливість бути не прив’язаним до фізичного сервера. Тобто, що б не сталося, друк буде безперебійним.

Електронний документообіг

З віддаленою роботою та зростанням розпорошених команд виріс попит на ЕЦП, електронний цифровий підпис. Компанії вимушені погоджувати та підписувати документи на відстані, та впроваджувати комплексні системи, що проходять всі етапи роботи з документами: створення, обмін правками, верифікація та погодження, підписання, обмін з контрагентами та архівування.
Для ефективного документообігу, компанії мусять не латати дірки оркестром різних рішень, а переходити до стратегії інтелектуального управління інформацією, в основі якої лежать метадані. Тобто при роботі з документами на будь-якому етапі ключовим питанням має бути не “де він зберігається”, а який в документу вміст: дата, тип, контрагент, суми, специфікації, формат тощо.

Міграція з російських систем

Десятки тисяч українських компаній досі працюють з російською 1С, CRM-системами, антивірусами та конструкторами сайтів – попри загрозу національній безпеці.
Всі вони мають безліч аналогів, та навіть українських. І свідомі компанії вже розпочали, а деякі і завершили перехід на сучасні аналоги цивілізованого світу. 

• CRM: Creatio (Terrasoft), Dynamics (Microsoft)
• Документообіг: M-Files, E-Docs
• Цифрове робоче місце: MS Teams.

Певен, що у 2023 році ми спостерігатимемо лише зріст попиту на автоматизацію бізнесу.
По перше, компанії все частіше стикаються з конфліктом інтересів між керуючою та виконавчою бізнес-функціями. В багатьох випадках рішення щодо автоматизації процесів історично приймалися в центральних керуючих офісах. Враховуючи, що сьогодні керуючі офіси дуже часто евакуйовані до Європи,  все більше відповідальності віддається на виконавчу сторону, що забезпечує роботу бізнесу безпосередньо в Україні.

По друге, все більше компаній так чи інакше адаптуються до кризових умов. Тож все більше бізнес-процесів мають мати відповідні набуті властивості, що стають критично необхідними для забезпечення сталої керованості в умовах зовнішнього впливу обставин непереборної сили.