Tupperware Austria: зацифровання рахунків-фактур та вивільнення простору

Tupperware Austria: зацифровання рахунків-фактур та вивільнення простору

Tupperware Austria: зацифровання рахунків-фактур та вивільнення простору

Управління документами та електронний документообіг замість простого сканування


Раніше архів рахунків-фактур Tupperware займав багато місця, співробітники не могли швидко знаходити потрібну інформацію, тому компанія вирішила оцифрувати його. Замість того, щоб укласти договір із постачальником послуг сканування, Tupperware обрала електронну систему обробки рахунків-фактур у поєднанні з цифровим архівом, що відповідає вимогам законодавства.
 
Tupperware не лише вивільнила місце, але й значно швидше оброблює рахунки незалежно від локації. Інформація про рахунки-фактури та пов’язані з ними документи можуть бути оцифровані, а файли легко знайти в разі потреби.

quotation marks

Завдяки управлінню документообігом наш паперовий архів щороку зменшується на один звітний рік. Це означає, що через сім років в архіві не залишиться жодного папірця.

Петер Мозер

Операційний менеджер Tupperware Austria

Збереження простору, як головна мета

Основним планом компанії Tupperware Austria було оцифрування архіву рахунків-фактур, оскільки рахунки-фактури, які австрійське податкове законодавство вимагає від компанії зберігати упродовж семи років, уже займали цілу кімнату. «Звернення до постачальника послуг сканування, який би здійснив необхідний процес сканування в повному обсязі та відповідно до законодавства, було б порівняно дорогим задоволенням. Крім того, це потрібно було б робити наприкінці кожного фінансового року», — пояснює Пітер Мозер, операційний менеджер Tupperware Австрія. «Тож нам спало на думку перевести процес виставлення рахунків у цифровий формат за допомогою системи документообігу в поєднанні з архівуванням, що відповідає вимогам законодавства, тобто взагалі відмовитися від використання паперу. Як результат, наш паперовий архів щороку зменшується на один звітний рік. Це означає, що за сім років в архіві не залишиться жодного папірця». ІТ-менеджер вважає дуже корисним той факт, що процес оцифрування приніс із собою багато інших переваг, як-от незалежне від місцеперебування оброблення, швидший пошук інформації та скорочення часу на її обробку.

Першим кроком був вибір відповідного постачальника. Компанія Konica Minolta — один із постачальників багатофункціональних принтерів (БФП) для Tupperware — зробила найкращу пропозицію на етапі тендеру. «Інші два постачальники не чули нас, а їхні плани впровадження здавалися складними. На противагу цьому, ми змогли дуже швидко узгодити рішення Konica Minolta», — згадує Мозер. Він хотів отримати рішення з простим користувацьким інтерфейсом, яке можна було б швидко розгорнути й легко адаптувати до конкретних процесів, що означало б, що співробітники швидко навчаться працювати з новим продуктом. Konica Minolta представила відповідне рішення, яке також відповідало вимогам Tupperware щодо можливості масштабування в будь-який час, щоб можна було без проблем обробляти чимраз більшу кількість рахунків-фактур. Tupperware також задовольнила побажання Konica Minolta щодо моделі ліцензування. Мозер пояснює: «Окрім наших чотирьох досвідчених користувачів, які часто користуються системою, є багато інших, які заходять у систему лише час від часу, наприклад, для затвердження рахунків-фактур. Якби нам потрібні були ліцензії для всіх співробітників, це швидко призвело б до збільшення постійних витрат. У такий спосіб ми досягли найліпшого співвідношення ціни та якості».

 

Комплексне планування процесів

Рішення було гнучко налаштоване та кастомізоване, відповідальні працівники працювали безпосередньо з проєктною командою ECM Konica Minolta. Менеджери фінансового та бухгалтерського відділів також усе більше залучалися до роботи під час короткого етапу підготовки. Перед початком роботи Мозер вважав, що найбільшою проблемою буде «з’ясування реальних потреб і їхнього відображення в системі». У зв’язку із цим Мозер зазначає, що необхідна робота точно відповідала інформації, яку Konica Minolta надала заздалегідь, що, з його досвіду, не завжди трапляється з ІТ-проєктами.

Таке ретельне планування принесло свої результати: після базового навчання інтуїтивно зрозуміле рішення було добре сприйняте всіма користувачами, оскільки воно базується на інтерфейсі Windows, з яким вони вже знайомі. Тепер будь-який постачальник Tupperware Austria може надсилати електронні рахунки-фактури на загальну електронну адресу. Інвойси не обов’язково мають бути в спеціальному форматі; достатньо стандартного PDF-документа. Менеджери центрів витрат отримують повідомлення на електронну пошту, щоб затвердити рахунки до оплати. Паперові рахунки-фактури, які надходять поштою, скануються за допомогою спеціального настільного сканера, а потім обробляються так само як і вхідні цифрові рахунки-фактури. Tupperware також може надсилати електронні рахунки-фактури своїм постачальникам, оскільки та вхідні, і вихідні рахунки-фактури архівуються відповідно до законодавства.

 

Відображення поточного статусу рахунку в реальному часі

Окрім відмови від фізичних архівів, Tupperware ще й отримали прозорість процесів: статус рахунків-фактур можна переглянути в будь-який час і з будь-якого місця. «Якщо раніше паперові рахунки-фактури мали проходити через різні теки залежно від їхнього статусу обробки, то тепер можна одним натисканням кнопки побачити, які рахунки-фактури були отримані, оброблені, затверджені та оплачені, а які готові до архівування», — каже Мозер, який значною мірою покладається на електронний документообіг, що не залежить від місця розташування, особливо у зв’язку з пандемією COVID-19. Це дає змогу легко обробляти, затверджувати та автоматично пересилати рахунки-фактури відповідальній особі з будь-якого місця, включно з домашніми офісами. «В іншому випадку нам довелося б надсилати рахунки від співробітника до співробітника, що, безумовно, було б так само неефективно, як і залишати рахунки в офісі компанії, поки співробітники не зможуть повернутися. Ситуація, спричинена COVID-19, одразу ж виявила перевагу гнучкої організації робочого процесу».
 

Переваги

Переваги
  • Архів рахунків-фактур поступово зменшується з кожним роком: через сім років місце для зберігання паперових документів більше не знадобиться.
  • Оцифрування прискорило обробку рахунків-фактур та пошук інформації.
  • Усі співробітники можуть обробляти рахунки-фактури з будь-якого місця, зберігаючи при цьому відповідність вимогам, що означає, що співробітники можуть працювати з дому, коли це необхідно.

Виклики

Виклики
  • Оцифрувати паперовий архів рахунків-фактур відповідно до вимог законодавства, щоб звільнити місце.
  • Скласти мапу внутрішніх ланцюжків ІТ процесів компанії, враховуючи всі сценарії впровадження на етапі планування.
  • Знайти баланс між оптимізацією процесів компанії та впровадженням програмного забезпечення.

Рішення

Рішення
  • Впровадження системи документообігу з функцією обробки рахунків-фактур, щоб уникнути створення паперових файлів.
  • Будь-який постачальник може надсилати рахунки в електронному вигляді на загальну електронну адресу без необхідності використовувати певний формат або змінювати його надалі.
  • Паперові інвойси, які надходять поштою, скануються за допомогою настільного сканера й обробляються так само як і вхідні цифрові інвойси.

Вас може зацікавити

Вас може зацікавити

Зацікавило рішення?

Заповність форму та наші експерти зв'яжуться з вами для обговорення деталей