Управління документами та електронний документообіг замість простого сканування
Завдяки управлінню документообігом наш паперовий архів щороку зменшується на один звітний рік. Це означає, що через сім років в архіві не залишиться жодного папірця.
Петер Мозер
Операційний менеджер Tupperware Austria
Основним планом компанії Tupperware Austria було оцифрування архіву рахунків-фактур, оскільки рахунки-фактури, які австрійське податкове законодавство вимагає від компанії зберігати упродовж семи років, уже займали цілу кімнату. «Звернення до постачальника послуг сканування, який би здійснив необхідний процес сканування в повному обсязі та відповідно до законодавства, було б порівняно дорогим задоволенням. Крім того, це потрібно було б робити наприкінці кожного фінансового року», — пояснює Пітер Мозер, операційний менеджер Tupperware Австрія. «Тож нам спало на думку перевести процес виставлення рахунків у цифровий формат за допомогою системи документообігу в поєднанні з архівуванням, що відповідає вимогам законодавства, тобто взагалі відмовитися від використання паперу. Як результат, наш паперовий архів щороку зменшується на один звітний рік. Це означає, що за сім років в архіві не залишиться жодного папірця». ІТ-менеджер вважає дуже корисним той факт, що процес оцифрування приніс із собою багато інших переваг, як-от незалежне від місцеперебування оброблення, швидший пошук інформації та скорочення часу на її обробку. Першим кроком був вибір відповідного постачальника. Компанія Konica Minolta — один із постачальників багатофункціональних принтерів (БФП) для Tupperware — зробила найкращу пропозицію на етапі тендеру. «Інші два постачальники не чули нас, а їхні плани впровадження здавалися складними. На противагу цьому, ми змогли дуже швидко узгодити рішення Konica Minolta», — згадує Мозер. Він хотів отримати рішення з простим користувацьким інтерфейсом, яке можна було б швидко розгорнути й легко адаптувати до конкретних процесів, що означало б, що співробітники швидко навчаться працювати з новим продуктом. Konica Minolta представила відповідне рішення, яке також відповідало вимогам Tupperware щодо можливості масштабування в будь-який час, щоб можна було без проблем обробляти чимраз більшу кількість рахунків-фактур. Tupperware також задовольнила побажання Konica Minolta щодо моделі ліцензування. Мозер пояснює: «Окрім наших чотирьох досвідчених користувачів, які часто користуються системою, є багато інших, які заходять у систему лише час від часу, наприклад, для затвердження рахунків-фактур. Якби нам потрібні були ліцензії для всіх співробітників, це швидко призвело б до збільшення постійних витрат. У такий спосіб ми досягли найліпшого співвідношення ціни та якості».
Рішення було гнучко налаштоване та кастомізоване, відповідальні працівники працювали безпосередньо з проєктною командою ECM Konica Minolta. Менеджери фінансового та бухгалтерського відділів також усе більше залучалися до роботи під час короткого етапу підготовки. Перед початком роботи Мозер вважав, що найбільшою проблемою буде «з’ясування реальних потреб і їхнього відображення в системі». У зв’язку із цим Мозер зазначає, що необхідна робота точно відповідала інформації, яку Konica Minolta надала заздалегідь, що, з його досвіду, не завжди трапляється з ІТ-проєктами. Таке ретельне планування принесло свої результати: після базового навчання інтуїтивно зрозуміле рішення було добре сприйняте всіма користувачами, оскільки воно базується на інтерфейсі Windows, з яким вони вже знайомі. Тепер будь-який постачальник Tupperware Austria може надсилати електронні рахунки-фактури на загальну електронну адресу. Інвойси не обов’язково мають бути в спеціальному форматі; достатньо стандартного PDF-документа. Менеджери центрів витрат отримують повідомлення на електронну пошту, щоб затвердити рахунки до оплати. Паперові рахунки-фактури, які надходять поштою, скануються за допомогою спеціального настільного сканера, а потім обробляються так само як і вхідні цифрові рахунки-фактури. Tupperware також може надсилати електронні рахунки-фактури своїм постачальникам, оскільки та вхідні, і вихідні рахунки-фактури архівуються відповідно до законодавства.
Заповність форму та наші експерти зв'яжуться з вами для обговорення деталей
Зверніть увагу! Ваші чинні налаштування cookie не дозволять вам отримувати наші матеріали на email. Щоби дозволити, оновіть ваші налаштування cookie