Інструменти

Оперативність та прозорість: як соціальні мережі змінюють внутрішню комунікацію

У житті ми інтенсивно використовуємо Viber, Telegram та Facebook Messenger. Подібні інструменти здатні кардинально покращити і внутрішню комунікацію в компанії — за умови, що всі працівники долучаться до їх використання.

17.01.2023
5 хв 5 хв
CC_Social_Tools_image.jpg
Зміст
Viber, WhatsApp, Facebook стали стандартом у приватному спілкуванні. Існують аналогічні інструменти для компаній, які можуть змінити та покращити комунікацію всередині команд, відділів, філій та цілих компаній. Наскільки добре це працює, залежить від багатьох факторів, а не лише від правильного програмного забезпечення.

Комунікація нині зовсім не те, що колись. Телефонні дзвінки, листування, електронна пошта, зустрічі — усе це досі існує, але зацифрування життя і бізнесу суттєво змінює наші звички та можливості. Дедалі більше компаній використовують для внутрішньої комунікації соціальні медіа та інструментарій для соціальних мереж, що вже тривалий час активно використовувалися для приватної взаємодії. Однак споживацькі сервіси, як-от Viber та Facebook, не задовольняють вимоги організацій. Вони потребують поліпшеної безпеки та захисту даних для обговорень, можливості збільшення кількості учасників групових чатів, обміну документами, архівування та багатьох інших функцій, залежно від розміру, вимог та цілей організації. Згідно з дослідженням Deloitte, попит на корпоративні соціальні мережі постійно зростає з 2011 року. Чимало гравців тільки завойовують цей перспективний ринок, зосередившись на різних напрямках — від обміну миттєвими повідомленнями, функцій чату та мікроблогів до управління проєктами та проведення відеоконференцій. Серед популярних корпоративних продуктів — Slack, Yammer, Microsoft SharePoint, Teams, Meet, HipChat, Jive, Facebook Workplace, Chatter, SAP Jam та IBM ESN with Connections Cloud, і це далеко не повний перелік.

Взаємодія — повсякчасна і вичерпна

Комунікація важлива для задоволеності співробітників всередині компанії, а також для успішної роботи в команді, розв’язання складних проблем, плідної співпраці в межах проєктів, швидшого пошуку рішень, запровадження інновацій, забезпечення доступності знань для всіх та прозорого планування, незалежно від присутності на роботі. Це все цілком досяжно завдяки використанню програмного забезпечення для організації соціальної взаємодії в компаніях.

Британська косметична компанія Lush, наприклад, запровадила Slack для покращення внутрішньої комунікації — у головному офісі та у 240 магазинах у філіях на шести континентах. Відтоді листування електронною поштою скоротилося на 75 %. Завдяки прямому обміну в тематичних групах інформація доходить до кожного, кому це потрібно. Це призводить до більшої ясності в завданнях і швидшої координації — попри географічну віддаленість.

Однак для того, щоб це працювало, потрібне не лише програмне забезпечення. Перш за все, потрібна корпоративна культура, яка уможливлює цю революцію. Згідно з глобальним дослідженням McKinsey, традиційна корпоративна культура є основною причиною того, що зацифрування, у тому числі внутрішньої комунікації, гальмується. Причина в тому, що цифрові інструменти роблять комунікацію відкритою, прямою і прозорою — для всіх. Це стосується і керівника, і секретаря, і співробітників на місцях, і стажерів. Цифрова дискусія не визнає ієрархії: усі все читають, і кожен може сказати щось кожному. У режимі реального часу. Це зменшує кількість набридливих електронних листів із довгими списками адресатів і водночас формує скарбницю знань, у якій можна накопичувати дискусії, поради та підходи до розв'язання проблем і швидко знаходити їх у разі потреби.

Обмін миттєвими повідомленнями прискорює обговорення між колегами по команді, які перебувають у дорозі, працюють удома та в офісі. Прозорість дає зрозуміти, наскільки в команді проєкту вітається обмін думками, залученість та взаємодія — кожен охочий може включитися в роботу, зробити свій внесок, представити проблему для обговорення. Відеоконференції з розділеними екранами, командні відеонаради, робота над спільними документами, мікроблоги, CEO чати, доступ до ресурсів та показників компанії є додатковими перевагами використання таких інструментів.

Здатність до соціалізації — питання корпоративної культури

Багато компаній уже інвестували в застосунки для взаємодії на робочому місці. Однак, на відміну від будь-якого іншого нового програмного забезпечення, соцмережі не можна впровадити лише через інструктаж. Це має бути компонентом корпоративної цифрової стратегії, із чітким розумінням цілей. Крім того, це вимагає корпоративної культури, яка підтримує відкриту комунікацію. У цьому плані багато що залежить від менеджерів та вищої управлінської ланки: чи долучаються вони до груп та чатів? Чи реагують на обговорення, відповідають на запитання та розміщують контент, який стосується їхніх співробітників?

Для того, щоб оцінити потреби команди, група першопрохідців може протестувати окремі інструменти і проголосувати за те, який із них найкраще підходить для проєкту й компанії. Зрештою, йдеться про доречність і відносини, а не тільки про програмне забезпечення і цифри. Саме це робить різницю такою суттєвою, а попит таким різноманітним. Але мірило успіху — це не тільки гарна соціальна взаємодія, а і тверді цифри. Згідно з дослідженням McKinsey, завдяки соціальній бізнесовій культурі в проєктних командах, що працюють зі знаннями, можна підвищити продуктивність до 25 %. Це є надзвичайно цінним у процесі цифрової трансформації, коли на компанії посилюється тиск через очікування швидшого реагування, інноваційності, генерування та впровадження нових ідей.

Що сприяє успішному впровадженню інструментів для співпраці

  • Стратегія цифрової комунікації — цілісний погляд: яка мета? Чого ми хочемо досягти з допомогою цього?
  • Відкрита корпоративна культура — гнучка і прозора: чи залучені всі — від боса до стажера?
  • Група першопрохідців — тестуємо і вирішуємо: що для нас важливо? Які основні функції?
  • Впровадження — просте і швидке: яке сприяння матиме процес впровадження? Які є стимули для використання?
Вас також може зацікавити

Як M-Files допомагає HR-спеціалістам в нову еру віддаленої роботи

Пандемія COVID-19, що триває нині, створила нові проблеми для всіх — HR...

Інструменти
20.09.2021

4 переваги, які змусять вас впровадити систему для управління документами

Керівники бізнесу мають усвідомити, що застарілі рішення для управління...

Інструменти
24.09.2021

Як автоматизувати рутину бухгалтера з системою управління документами

Якби ви складали список речей, які критично важливі для дотримання вимог...

Інструменти
04.10.2021
Дайджест