Вийти за межі офісу з Microsoft 365: як це влаштовано в Агросем

logo agrosem

Вийти за межі офісу з Microsoft 365: як це влаштовано в Агросем

Вийти за межі офісу з Microsoft 365: як це влаштовано в Агросем

Як вчасний перехід на продукти Майкрософт допоміг "Агросем" оптимізувати витрати, покращити комунікації всередині компанії й безболісно перейти на повністю віддалену роботу під час карантину


У 2018 році перед новим на той час директором IT-департаменту компанії "Агросем" Андрієм Шишкіним і його колегами постав складний вибір. Після переведення технічних потужностей компанії в нову «хмару», потрібно було налагодити автоматизацію та провести інформатизацію процесів у компанії. Це амбіційне завдання складно було оптимально реалізувати на наявних у компанії рішеннях — адміністрування зв’язки різнорідних продуктів поглинало надто багато часу й зусиль. Після дискусій у колективі та скрупульозного підрахунку вигоди впровадження того чи іншого рішення, зупинилися на Microsoft 365 (тоді Office 365). Хоч це призвело до незначного здорожчання програмної інфраструктури, техвідділ узяв на себе зобов’язання перевести на Microsoft 365 не просто пошту, а все, що буде доцільно й можливо: "Якщо ми переїдемо, і це буде просто пошта, то будемо вважати, що завдання ми не виконали". Це рішення стало першим і головним у ланцюгу, що потягнув за собою важливі зміни в роботі компанії.

{"Name":"Андрій Шишкін","JobDescription":"Head of IT Department at Agrosem LLC","Statement":"Якщо ми переїдемо, і це буде просто пошта, то будемо вважати, що завдання ми не виконали","VideoUrl":"","ImageUrl":"","ImageTitle":"","HasVideo":false,"HasImage":false,"Url":null,"CodeName":"untitled_content_item_5134de8"}

Вийти за межі офісу з Microsoft 365: як це влаштовано в Агросем

Вийти за межі офісу з Microsoft 365: як це влаштовано в Агросем

Важкий вибір, та легкий перехід

Тиждень на перехід

Переходити на Microsoft 365 спочатку було досить страшно, і справа зовсім не в технічній стороні процесу. Насамперед, важко визначитися з потрібним тарифним планом. Різні вендори робили різні пропозиції для допомоги з "переїздом" — і за ціною, і за рівнем послуг. Після тривалих консультацій було вирішено придбати підписку на Microsoft 365 у Konica Minolta, а "переїжджати" самотужки.


Перехід на Microsoft 365 зайняв усього лиш тиждень — якраз за довгі травневі свята. Два тижні пішло на навчання користувачів — для цього в "Агросем" придбали через Konica Minolta спеціальні курси. Андрій згадує: "ми добре розуміли, що весь час потрібно вчитися, розвиватися, якщо ми дійсно хочемо чогось досягнути, і використовувати придбані сервіси на повну потужність". Ще майже пів року виникали технічні й організаційні питання як от отримання потрібної для користувача ліцензії тощо, але це вже не впливало на злагодженість робочих процесів.


Перші кроки з OneDrive та SharePoint

OneDrive + SharePoint

Насамперед на Microsoft 365 перевели пошту та обмін файлами. Більшість користувачів хоч не одразу, та все ж зрозуміли силу OneDrive: те, що можна одразу створювати документи, покінчити з нескінченним листуванням із вкладеними файлами, що обговорення можна вести прямо в документі, згадуючи (тегаючи) колег, які тут же зможуть узяти участь в обговоренні цього документу.

{"Name":"Андрій Шишкін","JobDescription":"Head of IT Department at Agrosem LLC","Statement":"Я не уявляю, як би це з такою легкістю було реалізовано десь, а не в Microsoft 365","VideoUrl":"","ImageUrl":"","ImageTitle":"","HasVideo":false,"HasImage":false,"Url":null,"CodeName":"untitled_content_item_014bf5a"}

OneDrive в "Агросем" намагаються використовувати "на максимум". Налагодження електронного документообігу допоможе компанії майже повністю позбавитися паперу у внутрішньому русі кадрових документів: мова про відрядження, авансові звіти, ознайомлення з наказами тощо. Для цього "Агросем" разом з Konica Minolta розробили плагін, який дає змогу прямо в SharePoint підписувати будь-який документ, перевіряти чи він відповідає всім вимогам закону про КЕП (Кваліфіковані електронні підписи). "Я не уявляю, як би це з такою легкістю було реалізовано десь, а не в Microsoft 365" — каже Андрій.


У чому сила Power Automate

Power Automate

Без проблем не обійшлося: наявне застаріле ПЗ для підтвердження заявок на оплату не здатне було інтегруватися з новим захищеним середовищем. Проаналізувавши процеси, стало зрозуміло, що швидше, значно дешевше і просто ефективніше буде реалізувати аналогічне рішення на основі Microsoft Power Automate (раніше Flow). Налагодження процесу затвердження заявок для бухгалтерії цілком у Microsoft 365 зайняло приблизно 4 дні й було реалізовано в 4 етапи:


  1. Хтось відправляє заявку на оплату
  2. Заявка за матрицею відповідальних потрапляє до потрібної особи
  3. Відповідальна особа приймає чи відхиляє заявку
  4. Прийнята заявка потрапляє в 1С для оплати


Це тимчасове рішення виявилося настільки ефективним, що успішно функціонує й досі, а подібних і складніших процесів у компанії вже десь біля 20. З них 3 використовують машинне навчання й нейромережі — коли, наприклад, отримані документи вивчаються "нейронкою", яка визначає ключові реквізити — суми, артикули, дати договорів тощо — і "віддає" їх в 1С.


Потужна аналітика в Power BI

Tableau vs Power BI

Ще одне непросте рішення — перехід з Tableau на Microsoft Power BI. Tableau це хороша система бізнес-аналітики, у яку завантажувалися звіти для керівництва компанії. Але на відміну від неї, Power BI дає можливість зберігати на серверах Azure проксі-таблиці, з яких можна робити розрахунки й виводити результати на дашборди для керівництва, що фінансово оптимальніше, ніж підтримувати окремі сервери для Tableau.

{"Name":"Андрій Шишкін","JobDescription":"Head of IT Department at Agrosem LLC","Statement":"Power BI дав змогу записати в \"амбасадори\" Microsoft 365 ключових співробітників компанії","VideoUrl":"","ImageUrl":"","ImageTitle":"","HasVideo":false,"HasImage":false,"Url":null,"CodeName":"untitled_content_item_72e92a3"}

"Переїзд" зайняв майже 3 тижні. Зараз у сервісі Power BI працює десь біля 25 співробітників "Агросем" — від керівників на місцях, до генерального директора. І не менш важливо, що Power BI дав змогу записати в "амбасадори" Microsoft 365 ключових співробітників компанії.


Ніщо не зміцнює команду, як Teams

Viber vs Teams

Спочатку перехід на Microsoft Teams давався важко — співробітники не розуміли, навіщо їм щось нове, коли є старий добрий Viber. Андрій Шишкін розмірковував: "Якщо користувач не бачить у цьому цінності, то він не захоче перейти навіть на найпрогресивніше рішення". Спочатку цінність Teams підняли декілька ботів, створених разом з Konica Minolta: бот-калькулятор вартості доставлення, та бот для запитів до бази 1С. Та саме карантин дав можливість людям зрозуміти цінність ефективної віддаленої роботи в Teams.

{"Name":"Андрій Шишкін","JobDescription":"Head of IT Department at Agrosem LLC","Statement":"Спочатку перехід на Microsoft Teams давався важко — співробітники не розуміли, навіщо їм щось нове, коли є старий добрий Viber","VideoUrl":"","ImageUrl":"","ImageTitle":"","HasVideo":false,"HasImage":false,"Url":null,"CodeName":"untitled_content_item_2a557d9"}

Усього 4 дні вистачило, щоби масово перевести співробітників на Microsoft Teams. Завдяки цьому переходу перемовин побільшало (бо не потрібно займати приміщення), а їх ефективність виросла (якщо потрібно під’єднати до розмови людину, для цього не потрібно відкладати перемовини).


Ба, більше: бухгалтерія зробила через Teams цикл курсів, на яких головний бухгалтер розповідав бухгалтерам та іншим співробітникам особливості переходу на Міжнародні стандарти фінансової звітності (МСФЗ). Заразом HR департамент проводив тренінги з Mental Health, які стали особливо актуальними в період самоізоляції, та навчав колег піклуватися про власний емоційний стан. Спеціалісти з персоналу також проводили онлайн змагання, які користувалися попитом у працівників та допомогли їм відчувати себе командою навіть під час карантину.


Деякі співробітники, які до впровадження Teams, з різних причин не могли бути присутніми на зустрічах, почали їх відвідувати. А керівники найвищої ланки, коли не можуть потрапити на онлайн-перемовини, просять записати, щоби потім послухати обговорення.


Teams має мінуси, але альтернативи йому Андрій не бачить. Гнучкі налаштування приватності груп, та той рівень інтеграції з офісом, коли користувачі просто не бачать, що відбувається "під капотом", і їм видається, що вони повністю працюють в Teams, майже не залишають конкурентам шансів.


Що не так з Google Suite

G Suite vs Microsoft 365

Google Suite чудовий продукт, але в якийсь момент він просто зупинився в розвитку, вважає Андрій: "Якби ми вибрали той же Suite, ми б "замерзли" з тим продуктом… Ми б зіткнулися з технічними обмеженнями, які не дали б нам зростати. І ми б "втрапили" або в розробку власного, або купівлю додаткового ПЗ. А ще є неоціненний час, витрачений на це все".

{"Name":"Андрій Шишкін","JobDescription":"Head of IT Department at Agrosem LLC","Statement":"Якби ми вибрали Google Suite, ми б \"замерзли\" з тим продуктом…","VideoUrl":"","ImageUrl":"","ImageTitle":"","HasVideo":false,"HasImage":false,"Url":null,"CodeName":"untitled_content_item_2bfae34"}

Простий приклад: щоб у Google Suite реалізувати функціональність, близьку до можливостей Microsoft Power Automate, потрібен програміст. В Power Automate значну частину автоматизації можна реалізувати взагалі без коду — на рівні логіки, побудови алгоритмів. Таким же чином можна змінювати вже наявну функціональність на "кістяку", раніше збудованому розробником. І тут важливо, що до Microsoft 365 є чудова документація та потужна спільнота — майже з будь-якого питання можна знайти вже готову відповідь.


Відпустки та відрядження в смартфоні

"Агросем" географічно розкидана всією Україною. Близько 90% всіх внутрішніх "папірців" в компанії — "кадрові": заяви на відпустки та погодження цих заяв, відрядження, звіти після цих відряджень, авансові звіти, накази, коригування наказів... Їх дуже багато. Завдяки рішенням Microsoft "Агросем" весь цей масив документів переводить "в цифру".

{"Name":"Андрій Шишкін","JobDescription":"Head of IT Department at Agrosem LLC","Statement":"Microsoft 365 — це продукт, який допомагає формувати культуру в компанії","VideoUrl":"","ImageUrl":"","ImageTitle":"","HasVideo":false,"HasImage":false,"Url":null,"CodeName":"untitled_content_item_af5bd41"}

"Скоротивши шлях комунікацій в "Агросем", ми зменшили кількість залучених ланок", — констатує Андрій Шишкін, . "Microsoft 365 — це продукт, який допомагає формувати культуру в компанії".

Про продукти Microsoft

Про продукти Microsoft
  • Microsoft 365 (раніше Office 365) — це хмарна служба для підвищення продуктивності, яка об’єднує застосунки Office зі хмарними сервісами, засобами керування пристроями й розширеними налаштуваннями безпеки.


  • Microsoft Power Automate (раніше Flow) — хмарний сервіс від компанії Microsoft, який дає можливість автоматизувати робочі процеси між додатками, службами та онлайн-сервісами, які можна використовувати для збору даних, синхронізації файлів, отримання повідомлень тощо.


  • Microsoft Power BI — це аналітична служба для бізнесу від Microsoft. Призначена для забезпечення інтерактивної візуалізації та можливостей бізнес-аналітики, зручна для створення звітів та інформаційних панелей.


  • Microsoft Teams — сервіс для ефективної командної роботи в Microsoft 365. Застосунок об’єднує в спільному робочому середовищі чат та відеозв’язок для нарад, обмін файлами та інші сервіси.

Про Агросем

Про Агросем

"Агросем" — один із провідних дистриб’юторів на аграрному ринку України. Компанія представлена практично у всіх регіонах України. Впроваджує передовий світовий досвід у галузі аграрних технологій, насіння сільськогосподарський культур, мінеральних добрив, техніки, надає професійний агрономічний супровід.