Ще на початку 2020 року наше особисте життя нерідко було більш диджиталізованим, ніж професійна діяльність. Та все змінилося з початком пандемії. Щоб захистити працівників від COVID-19, багато компаній ледь не за день перевели своїх співробітників на дистанційну роботу, що стало вагомим кроком у процесі цифрової трансформації. Лютий-березень 2022 року змусили навіть найбільших скептиків негайно цифровізуватися.
Тож мобільне робоче місце для багатьох працівників стало нормою. Адже досить лише мати ноутбук, гарнітуру та мобільний телефон, і разюча кількість професіоналів зможе залишатися на зв’язку і працювати з будь-якого місця.
Від бажаного до необхідного: «Розумно організоване робоче місце»
Багато компаній і надалі залишатимуть своїм працівникам вибір: працювати в офісі, а чи віддалено на своєму цифровому робочому місці. Така свобода вимагає надзвичайно надійної ІТ-архітектури, особливо коли йдеться про безпеку. Різні відділи також потребують низки нових інструментів для цифрової співпраці. Вибір між Slack і Teams, Doodle і MS Forms — це не тільки питання бюджету. Це питання захисту даних.
Якщо працюєш віддалено, потрібен швидкий доступ до даних і документів у мережі компанії: цілодобово, з будь-якого місця, через незнайомий Wi-Fi. Ось це й наражає компанії на суттєвий ризик. Але є рішення: наприклад, концепція «Розумно організованого робочого місця» від Konica Minolta (Intelligent Connected Workplace, скорочено ICW) передбачає вирішення цих та інших складних завдань безпечно, відповідно до сучасних вимог та ефективно.
Як цифрове робоче місце змінює концепцію офісу
Хмарні сервіси є першою відповіддю на актуальні потреби. Вони приходять на зміну локальним серверам і програмному забезпеченню в коробках. Серед переваг — гнучкіша масштабованість і керованість хмарних сервісів із погляду фінансів, а також відсутність потреби в оновленнях програмного та апаратного забезпечення. А з погляду офісного працівника для потреб «розумного» офісу давно є чимало інструментів, застосунків та сервісів для спільної роботи.
MS Teams став одним із найулюбленіших засобів комунікації в багатьох компаніях, нарівні з електронною поштою та телефонними дзвінками. Це система обміну повідомленнями в чатах і відеодзвінки, вікі, спільна робота над документами — не ще один інструмент, а зручне середовище для професійної діяльності. Офіс, робоче місце, набір потрібних інструментів для вас і ваших працівників, що ховаються лише за однією іконкою на робочому столі вашого комп’ютера чи смартфона, незалежно від операційної системи чи фізичного розташування.
Чому цифрове робоче місце змінює компанії
Зміни — центральна тема цифровізації. Будьте до них відкритими, і гнучка організація робочого процесу внаслідок цифровізації надасть вам чимало нових переваг.
Окрім суттєвої підтримки з боку ІТ, перехід на цифрові технології потребує сприйняття працівниками. До пандемії та війни чимало компаній скептично сприймали ідею роботи з дому хоча б раз на тиждень. Тепер же всі, від студента до CEO, цінують переваги цифрової організації праці. До речі, розумно організоване робоче місце може стати важливим чинником успіху в боротьбі за молоді таланти.
Технології для цифрового робочого місця
Для малого й середнього бізнесу комплексні вимоги до ІТ можуть виявитися непереборною перепоною на шляху цифровізації. Як правило, справа у відсутності відповідних фахівців у штаті, що вимагає високих витрат на зовнішніх консультантів. Тому широкий спектр продуктів і рішень базується на повному обслуговуванні, використанні модулів і масштабованих рішеннях, які працюють однаково добре на всіх пристроях. Усвідомлення своїх можливостей і необхідності інвестицій на початковому етапі зрештою визначить ефективність роботи.
Що відбувається на «розумно організованому робочому місці»
У принципі, кожен робить те, що робить завжди — у «цифрі» чи без неї. Інформація збирається, інформація обробляється й інформація передається.
Замість розмови віч-на-віч у кабінеті співробітники зустрічаються у віртуальній кімнаті на відеодзвінок або переписуються в чаті.
Проєктні менеджери фіксують роботу у вікі, створюють тікети для запитів клієнтів та розробки продуктів, а також проводять зустрічі та презентації на відеоконференціях. Секретарі, спеціалісти з технічної підтримки клієнтів та працівники відділу продажів — більшість працівників використовують цифрові сервіси приблизно в той же спосіб.
Усе як раніше, але зручніше, ефективніше, з більшими можливостями для творчих підходів до роботи — завдяки тому, що про рутину дбає комп’ютер.
Комунікація — ключ до успіху навіть у «розумному» офісі
Важливий аспект співпраці за межами офісу — взаємодія та згуртованість у команді — не може бути реалізований за допомогою «заліза» та «софту». Це соціальна якість, яка досягається завдяки дружньому спілкуванню, веселощам та особистим розмовам.
Спілкування є і залишатиметься основним завданням лідера. Культура проведення зустрічей також сприяє тому, щоб кожен відчував себе залученим. Саме тому добре, коли наради починаються з привітань та запитань про стан справ у кожного учасника.
Тепер, коли ми працюємо в цифровому середовищі, ми також починаємо мислити категоріями цифрового середовища. Завдяки свободі цифрового робочого місця змінюється культура праці.
Водночас трансформація світу праці також дає можливість розробити стратегії та активно підтримувати Цілі сталого розвитку ООН. Скорочення кількості відряджень, зменшення розмірів офісів — це вже значний внесок у скорочення викидів CO2 та в захист довкілля.