/
/
/

Перехід до «безпаперового офісу» відбувався поступово. До 1970-х років паперові документи домінували в офісних операціях, але в середині 1970-х років з'явилися текстові процесори, що дозволило друкаркам редагувати тексти в електронному вигляді без необхідності передруковувати цілі сторінки. Цей розвиток подій, можливо, став приводом для публікації статті в журналі Business Week 30 червня 1975 року під назвою «Офіс майбутнього», яка містила цілу серію прогнозів щодо безпаперового офісу. Але що сталося з цими прогнозами?

Наступні роки також характеризувалися технологічними розробками, які наблизили реалізацію концепції безпаперового офісу. Електронні таблиці, розроблені в 1979 році, автоматизували розрахунки бюджету та інші бухгалтерські завдання. За цим послідували інтегровані електронні офісні системи, а потім у 1990-х роках з'явився Інтернет як універсальний засіб для легкого обміну інформацією. Поява хмарних сховищ і рішень у середині 2000-х років почала ще більше зменшувати залежність від паперу завдяки використанню цифрових файлів та електронної пошти.

Незважаючи на ці зміни, безпаперовий офіс все ще не є загальною реальністю, а друк продовжує відігравати значну роль у ділових операціях. Хоча цифрові робочі процеси значно зменшили споживання паперу, залежність від друку залишається. Понад 70% компаній в останньому дослідженні Quocirca заявляють, що друк є важливим для їхніх бізнес-процесів. Дані PWC за 2023 рік показали, що офісні працівники в США все ще використовують 10 000 аркушів паперу на рік. Дані Quocirca показують, що основними причинами продовження використання паперу в бізнесі є те, що клієнти продовжують надсилати паперові документи (36%), законодавчі вимоги (30%) та необхідність фізичних підписів (29%). Згідно з IDC1, 43% компаній також заявляють, що паперові документи все ще є необхідними для їхніх бізнес-процесів, за ними йдуть законодавчі вимоги, що підтверджує висновки Quocirca.

Як відрізняється ставлення до друку у різних поколінь

Вважається, що постійне використання та залежність від друкованих матеріалів пов'язані з різними моделями поведінки та тиском різних поколінь на робочому місці. Кожне покоління має свої очікування та потреби щодо друкованих матеріалів. Тому важливо розуміти їх, щоб забезпечити вашу компанію необхідною інфраструктурою для задоволення цих вимог та підтримки інклюзивного та повністю функціонального робочого місця.

Сьогодні на робочому місці представлені такі основні покоління:

Baby Boomers (народжені в 1946-1964 роках): це покоління виросло з друкованими матеріалами та друкованою інформацією, тривалий час використовувало друковані матеріали та друковану інформацію і, можливо, все ще покладається на традиційні методи друку, але поступово адаптується до цифрових альтернатив. Хоча вони, можливо, схильні більше друкувати, через свій вік багато хто з них вийде на пенсію в наступному десятилітті, і їхні уподобання матимуть менший вплив на еволюцію безпаперового офісу після того, як вони залишать робочу силу.

Покоління X (народжені в 1965-1980 роках): Вони також виросли, користуючись офісним друком, і звикли використовувати друковану інформацію, але більш схильні до цифрових робочих процесів, хоча все ще використовують друк для певних завдань. Цікаво, що, незважаючи на те, що вони виросли з друком, звіт Quocirca за 2022 рік показав, що 76% старших респондентів (народжених до 1977 року) вважали його важливим у 2022 році, порівняно з лише 51%, які вважали, що він все ще буде важливим у 2026 році.

Міленіали (народжені в 1981–1996 роках): це покоління, яке народилося на початку «цифрової ери» і яке часто називають «цифровими аборигенами», виросло з технологіями з раннього віку. Вони можуть віддавати перевагу цифровим документам та обміну інформацією і ставити на перше місце гнучкість, але все ще можуть використовувати друк для конкретних бізнес-потреб. Згадане вище дослідження Quocirca також показує, що серед тих, хто народився між 1978 і 1987 роками, 76% вважали друк важливим у 2022 році, але ця цифра знизилася до 62%, які вважають, що це буде важливо у 2026 році.

Покоління Z (народжені в 1997–2012 роках): також народилися в «цифрову епоху» і, мабуть, є ще більшими «цифровими аборигенами», ніж міленіали. Вони є цифровими аборигенами, які віддають перевагу цифровій документації та мобільним рішенням для друку.



Екскурс про молоде покоління: погляд на систему освіти

Довгий час цифровізація вважалася вершиною досконалості в освіті, навіть для наймолодшого покоління. Скандинавські країни були особливо передовими в питанні використання цифрових медіа в початкових школах. Однак деякі країни Європи зараз знову все більше покладаються на традиційні друковані ЗМІ.

  • Швеція, країна, яка була дуже прогресивною у використанні сучасних технологій у класі, де класичні підручники були в значній мірі замінені, зараз повертається до книг у перших класах школи після того, як дослідники з Каролінського інституту в Стокгольмі вивчили цифрову стратегію Швеції і виявили тенденцію до погіршення навчальних результатів. Вони з'ясували, що чим більше цифрових медіа використовується на уроках, тим гірші результати дітей.
  • У Данії міністр освіти Матіас Тесфає в інтерв'ю вибачився перед данськими молодими людьми за те, що перетворив їх на «піддослідних кроликів у цифровому експерименті».
  • Крім того, Італія хоче поширити заборону на використання смартфонів і планшетів в італійських школах, яка діє вже багато років, на освітні цілі для дітей і молоді віком до 14 років. В інтерв'ю міністр освіти Джузеппе Валдітара посилається на дослідження, які показують, що надмірне використання має негативний вплив на пам'ять, концентрацію та навчання дитини.

Дослідження показали, що «цифрові аборигени» набагато краще засвоюють інформацію з друкованих книг, ніж з екранів, незважаючи на те, що вони виросли в оточенні цифрових медіа. Також було виявлено, що молоді читачі частіше проглядають довгі тексти, коли використовують iPad або електронні книжки. Дослідження німецького Інституту досліджень розвитку шкіл (IFS) в Дортмунді показали, що книги є кращим засобом для вивчення мови. Люди, які читають книги або яким читають, набагато краще висловлюються, ніж ті, хто цього не робить. Згідно з дослідженням, словниковий запас дітей, які часто читають на мобільних телефонах або планшетах, але ніколи не читають книги, є особливо бідним.

Феномен цифрової втоми також визнано зростаючою проблемою. Яскраве світло цифрових пристроїв може призвести до перенапруження очей, головного болю і навіть розладів сну.

Існують також докази того, що кількість часу, який діти та молодь проводять перед цифровими екранами, має значний вплив на розвиток короткозорості. У провінції Чжецзян у Китаї використання планшетів було обмежено до максимум 30 відсотків навчального часу. Національний уряд також рекомендує використовувати папір і олівець замість навчальних додатків.

Що це означає для майбутнього? Не безпаперовий, але менш паперовий офіс?

Можливо, мрія про безпаперовий офіс ніколи не збудеться, але здається цілком реалістичним, що в майбутньому в офісах буде використовуватися ще менше паперу, ніж сьогодні. Для цього є кілька причин. Цифровізація вже призвела до значного скорочення паперових процесів. Інтелектуальна обробка документів (IDP), яка використовує штучний інтелект і машинне навчання, ще більше зменшить потребу в друкуванні. За даними Quocirca, 62% респондентів, які займаються скануванням документів, заявили, що планують збільшити свої витрати на IDP, а за даними McKinsey, до 2030 року понад 30% роботи вже може бути автоматизовано. Наприклад, OCR вже допомогла оцифрувати паперові робочі процеси та автоматизувати обробку документів шляхом вилучення та класифікації інформації з паперових документів протягом останніх років, а OCR на основі штучного інтелекту зробить цей процес ще швидшим і розумнішим. Іншим прикладом є електронні підписи, які вже призвели до того, що важливі форми та контракти забезпечуються дійсними цифровими підписами. ШІ ще більше прискорить процес заповнення та підписання форм в цифровому вигляді і може ще більше зменшити використання паперу в таких галузях, як банківська справа, охорона здоров'я та освіта. І останнє, але не менш важливе: багато людей, можливо, представники покоління, описаного вище, все ще друкують довгі документи, щоб їх було легше читати і розуміти. Створені ШІ резюме можуть зробити це зайвим, оскільки вони забезпечують швидший доступ до основного змісту.

Цей процес, ймовірно, ще більше прискориться, оскільки європейська політика надає пріоритет цифровізації. Європейська комісія має цифрові цілі на 2030 рік, серед яких — «75 % компаній ЄС мають використовувати хмарні технології, штучний інтелект або великі дані» та «понад 90 % малих і середніх підприємств мають досягти принаймні базового рівня цифрової інтенсивності».

Європа також посилить екологічні норми та ініціативи, щоб досягти мети нульових викидів до 2050 року. Щодо питання стійкості у порівнянні друкованих та цифрових видань, будь ласка, прочитайте цю статтю в блозі для отримання додаткової інформації.

Іншим важливим фактором є те, що населення Європи буде скорочуватися та старіти, а згадана зміна поколінь матиме тривалий вплив на друкарську справу. За даними Європейської комісії2, вже до 2030 року близько 25% робочої сили може належати до покоління Z.

Водночас стартапи використовуватимуть цифрові платформи для зростання з безпрецедентною швидкістю, що зробить використання паперу менш привабливим для цих підприємств.

Забезпечення готовності вашого бізнесу до всіх потреб і очікувань у сфері друку

За даними Quocirca, 75% підприємств прискорюють свої плани з оцифрування паперових процесів, а малі та середні підприємства прогнозують зниження обсягів друку на 6% протягом наступних 12 місяців.

Яким би не був ваш шлях, потужні рішення Konica Minolta роблять нас ідеальним партнером для вашого цифрового робочого місця, друку та обробки документів:

  • Багатофункціональні друкарські пристрої (БФП), такі як лінійка bizhub від Konica Minolta, пропонують гнучкі опції друку, а також сканування для оцифрування документів з метою безпечного зберігання та пошуку в хмарному сховищі. Лінійка bizhub продовжує розвиватися, щоб задовольнити мінливі потреби кожного покоління працівників.
  • Мобільний та хмарний друк дозволяють співробітникам друкувати документи з будь-якого місця та на будь-якому сумісному пристрої, що підтримує віддалені та гібридні робочі середовища, а також роботу в офісі.
  • Послуги з управління друком пропонують чудовий спосіб масштабування друку для задоволення попиту, одночасно оптимізуючи витрати на друк, підвищуючи ефективність та зменшуючи відходи.

1 IDC, опитування IPDS в Європі, травень 2024 р. (n = 2000), www.idc.com

2 Європейська комісія, KNOWLEDGE FOR POLICY, листопад 2023 року

Поділитися:

Оцініть цю статтю