Стратегічність впровадження систем
ІТ-сервіси повинні адаптуватися до бізнесової стратегії. Починається все з аудиту ІТ сервісів і функцій, аналізу стратегії та процесів, щоб впроваджувати лише ті інструменти, які справді підходять для розв'язання завдань бізнесу. Підбір і впровадження навіть найпопулярніших інструментів без розуміння амбіцій і задач бізнесу не мають сенсу.
Баланс між стратегічними та оперативними проєктами
Цифрова трансформація лякає невизначеністю своїх термінів: зміна процесів, впровадження бізнесових систем, навчання персоналу, розгортання рішень, тестування інфраструктури і т.д. Результат незрозумілий і десь далеко в кінці довгого шляху. Пропонований мною підхід до розробки стратегії містить два типи проєктів: стратегічні та оперативні. Оперативні проєкти забезпечують швидкий результат, а стратегічні — це марафон з горизонтом досягнення цілі від півроку-рік. Так бізнес бачить покращення в реальному часі, що додає йому віри в правильність вибраного шляху.
Єдина платформа взаємодії
Viber, Telegram, наземний поштовий сервер і Бітрікс, на якому відтворені чи не всі забаганки маркетингу та юристів — від корпоративного сайту до процесів погодження — типовий комунікаційний мікст української компанії, який можна замінити застосунками Microsoft 365. Гармонізація комунікацій згенерує доданої вартості бізнесу у вигляді збільшення продуктивності.
Залучення колег
Важливо залучати користувачів до автоматизації процесів, дозволяючи їм самостійно побачити, як нові інструменти можуть оптимізувати рутинні дії. Такий підхід дає змогу зробити впровадження успішним і покращити залученість співробітників. Якщо в компанії проактивна функція HCM/HR – скористайтесь їх допомогою у ролі амбасадорів під час впровадження.
Впровадження як набір кейсів, не "коробка" з інструментами
Впровадження Microsoft 365 не закінчується придбанням ліцензій. Мало надати інструменти, варто навчити з ними працювати. Надавайте користувачам конкретні кейси для використання платформи. Як приклади таких зовсім простих або складніших кейсів:
-
Відмова від використання корпоративної пошти для внутрішніх комунікацій. Розсилка файлу у вкладенні до листа при внутрішніх корпоративних комунікаціях — моветон. Інформаційні повідомлення мають бути та порталі або у загальному каналі в Teams, дискусії — в чатах, а файли для загального використання — на SharePoint. Ваші працівники читають повідомлення в пошті до тих пір, доки сповіщення туди приходять.
-
Microsoft List для побудови базового хелпдеску, де окрім сотень заявок в ІТ є і господарські, і маркетингові, і запити до юристів. Функціонал дає змогу налаштувати дошки та списки з задачами під потреби будь-якого виконавця, розробити стандартизовані форми для ініціаторів й звіти для менеджменту. Все це забезпечує швидкий старт проєкту.
-
Процес зміни асортименту. Раніше процеси були побудовані на рівні обміну файлами в пошті чи месенджері. З допомогою PowerAutomate, Sharepoint List, Document Library ми надали можливість працівникам структурувати інформацію від постачальників, прогнозувати результати змін асортименту, а через визначений час і аналізувати.
-
Комунікації з підрядниками в тімсі. В створену команду в Teams запрошуємо підрядника. Там і робота з файлами, і вся спільна комунікація.
Систематизація підходу до щоденних процесів
Завдяки структурі Microsoft Teams, співробітники починають думати більш системно, в парадигмі процесів і параметризованих списків, не обмежуючись електронними листами чи таблицями в Excel.