10 правил для швидкого скорочення витрат на ІТ
Оцініть свої можливості щодо скорочення витрат на ІТ з урахуванням наведених правил.
1: Орієнтуйтесь на негайний вплив
Ліквідуйте, скоротіть або заморозьте ті статті витрат, які дадуть ефект через тижні або місяці, а не через роки. Наприклад, скорочуйте витрати, які здійснюються та оплачуються щомісяця або щокварталу за принципом «оплата за фактом», а не щорічно.
2: Скорочуйте, а не заморожуйте
Зосередьтеся на витратах, які дійсно можна скоротити або усунути. Недоцільно просто заморожувати витрати на поточний період лише для того, щоб вони знову з’явилися в майбутньому.
3: Готівка — понад усе
Орієнтуйтеся на фінансові статті, які матимуть реальний вплив на звіт про прибутки та збитки, а не на нефінансові статті, такі як знос або амортизація. Наприклад, економія витрат на хмарні сервіси має реальний грошовий вплив, на відміну від скорочення ліцензій на локальне програмне забезпечення або власних активів, таких як апаратне забезпечення. Продаж та зворотна оренда активів також може забезпечити суттєву економію коштів.
4: Робіть усе за раз
Здебільшого організації не скорочують витрати достатньо серйозно з першого разу, а це означає, що їм доводиться переглядати витрати й робити це знову і знову. Це призводить до руйнівного та непродуктивного циклу невизначеності, зайвих зусиль та втраченої продуктивності. Це особливо актуально при скороченні персоналу, адже безперервні циклічні звільнення особливо небезпечні.
5: Ретельно перевіряйте рахунки
Разом із вашим фінансовим партнером складіть чітке уявлення про рівень витрат, наприклад, про основні рахунки витрат та ключові балансові рахунки, включно з нарахуваннями витрат та авансовими платежами. Використовуйте цю інформацію для визначення можливостей скорочення витрат, які матимуть негайний ефект.
6: Визначте невитрачені та незаплановані витрати
Якщо платежі (або зобов’язання) не можуть бути відшкодовані або передоплати повернуті, найбільш негайний вплив матимуть невитрачені або незаплановані платежі. Проаналізуйте контракти на предмет наявності положень про перегляд та розірвання.
7: Ставтесь критично до капітальних витрат
Як правило, найлегше вплинути на операційні витрати (opex), але капітальні витрати (capex) також можуть бути зменшені. Дані Gartner IT Key Metrics Data показують, що 25 % середнього ІТ-бюджету витрачається на капітальні витрати, тому переконайтеся, що для швидкого скорочення розглядається весь спектр ІТ-витрат.
8: Безповоротні витрати не мають значення
Коли мова йде про економію коштів, зазвичай кажуть, що «безповоротні витрати не мають значення», що означає, що майбутні витрати повинні розглядатися безвідносно до минулих витрат або «безповоротних витрат». З погляду швидкого скорочення витрат це дійсно так, але все ж таки варто подумати, чи не буде економія перевищувати вигоди, які можуть і будуть отримані в результаті продовження діяльності.
9: Розгляньте як дискреційні, так недискреційні витрати
Дискреційні (бажані, але не конче потрібні) витрати, наприклад, на нові проєкти, додаткові можливості або послуги, часто здаються більш привабливими для скорочення. Однак, навіть недискреційні витрати на «ведення бізнесу», такі як витрати на ІТ-інфраструктуру та операційну діяльність, можна скоротити шляхом зменшення обсягів використання або рівня послуг.
10: Скорочуйте й змінні, й постійні витрати
Постійні витрати — це витрати, які залишаються незмінними, незалежно від діяльності або обсягів, наприклад, оренда офісу, підписка та заробітна плата. Щодо постійних витрат, зосередьтеся на їх усуненні. Змінні витрати змінюються залежно від діяльності або обсягу, наприклад, телекомунікації, підрядники та витратні матеріали. Для змінних витрат зосередьтеся як на скороченні, так і на усуненні.