Інструменти

Як підготувати компанію до переходу зі Skype до Microsoft Teams

Все ще користуєтеся Skype для бізнесу? Припиніть! 7 кроків до переходу від експертів Konica Minolta.

09.07.2021
4 хв 4 хв
Ключові слова
Зміст
За інформацією Майкрософт, з 31 липня 2021 року популярний сервіс Skype для бізнесу більше не буде доступним. Компанія пропонує всім користувачам перейти на Microsoft Teams, професійне рішення для співпраці та спілкування онлайн. Про наміри припинення роботи Skype для бізнесу компанія оголосила ще у 2019 році.

Настав час ІТ підрозділам та користувачам підготувалися до цих змін. З чого слід почати та як діяти? Ми зібрали для вас сім послідовних порад, дотримуючись яких ваша компанія безболісно та плавно перейде на більш сучасні інструменти для командної роботи.
  1. Перехід має бути паралельним. Обидві комунікаційні платформи — оригінальна та нова — мають працювати одночасно протягом певного часу. Це дасть змогу користувачам планувати зустрічі, як у Skype, так і в Teams. Цей період має тривати як мінімум впродовж місяця до остаточної відмови від Skype, ідеально — двох місяців.
  2. Думайте про користувача. Досвід показує, що важливо повідомити про зміни заздалегідь. Це допомагає керувати процесом переходу від однієї платформи до іншої, прискорює цей перехід та підвищує задоволеність роботою ІТ департаменту в компанії. Постійне інформування важливе для всіх користувачів — будь то графік змін, чи опис того, як перехід вплине на робочі процеси в компанії.
  3. У кожній компанії є автоматизовані та напівавтоматизовані процеси, у тому числі й на базі Skype. Наприклад, автоматично згенероване запрошення на зустріч для вашого клієнта із CRM-системи. Воно може містити лінк на дзвінок у Skype чи електронну візитну картку з посиланням. Перед переходом ІТ-відділ має підготувати список таких автоматизованих процесів для кожного відділу. Цей етап зазвичай займає декілька тижнів.
  4. Перед остаточним відключенням необхідно розглянути можливі наслідки для ІТ-інфраструктури. Рекомендовано заздалегідь перевірити функціональність та процес обміну користувацькою інформацією між внутрішньою ІТ-службою та новою платформою: канали та протоколи зв’язку, порти, VPN-шлюзи тощо. Заплануйте на цей етап 1–2 тижні.
  5. Ми підійшли до реалізації. Оскільки нова платформа — це хмарна онлайн-служба, її необхідно просто активувати, під'єднати до LDAP та створити доступи для користувачів. У досвідченої команди така робота займає у кілька годин, максимум день.
  6. Після впровадження прийшов час ІТ-командам і службі підтримки ознайомитися з новою платформою, щоби вони могли відповісти на запитання користувачів. Зазвичай це займає не менш як тиждень, але ІТ-фахівці будуть поглинати нові знання паралельно з користувачами протягом пів року після переходу.
  7. Коли технічна група та служба підтримки вже адаптовані до нової платформи, час подумати про користувачів: навчити їх. Навчання можна замінити інструкціями через електронну пошту у .pdf або веб форматі. Але з досвіду ми знаємо, що в таких випадках через пів року після впровадження нової платформи її активно використовуватимуть тільки 10–15 % користувачів. Ми рекомендуємо класичні тренінги — зазвичай вони тривають 2–4 години на групу з 30 людей. Ідеально провести навчання швидко: у проміжку в 14 днів, щоби не було розходжень між групами, які вже можуть працювати з технологіями, і групами, які ще не пройшли навчання.

Ви впораєтеся з переходом самостійно, якщо у вас досить сильна команда з великим досвідом і можливостями. Але існують готові та значно простіші рішення, що вже випробувані та перевірені. Ми будемо раді допомогти вам зорієнтуватися, скласти план переходу, навчити користувачів або розвинути потенціал Microsoft Teams у вашій компанії.
Просто зв’яжіться з нами.
Вас також може зацікавити

Як M-Files допомагає HR-спеціалістам в нову еру віддаленої роботи

Пандемія COVID-19, що триває нині, створила нові проблеми для всіх — HR...

Інструменти
20.09.2021

4 переваги, які змусять вас впровадити систему для управління документами

Керівники бізнесу мають усвідомити, що застарілі рішення для управління...

Інструменти
24.09.2021

Як автоматизувати рутину бухгалтера з системою управління документами

Якби ви складали список речей, які критично важливі для дотримання вимог...

Інструменти
04.10.2021
Дайджест