Як допомогти працівникам опанувати Microsoft 365

Щоби допомогти новим і старим співробітникам відчути себе комфортно в Microsoft 365 і почати використовувати його потенціал, важливо надати їм чіткі корпоративні правила, адаптоване навчання та свободу допомагати собі в рамках їхнього безперервного розвитку. 

Хоч би на якому етапі не перебувала ваша організація та співробітники на шляху до Microsoft 365, ось пʼять важливих порад, які ви можете почати впроваджувати вже сьогодні:

Шість порад, як навчити співробітників працювати з Microsoft 365

1. Визначте потрібні інструменти для виконання завдань

Важливо, щоб усі в організації застосовували однаковий підхід до цифрових інструментів, які вони використовують для комунікації та співпраці. В ідеалі, в компанії має бути чітко визначена комунікаційна стратегія, яка підкреслює, які інструменти використовувати для виконання певного завдання.
 
Хорошим прикладом цього є відмова від багаторічної надмірної залежності від електронної пошти на робочому місці. 
Через повсюдність та сумісність з іншими поштовими системами електронної пошти Outlook її можна використовувати для зовнішньої комунікації. А от використання інструментів обміну повідомленнями та співпраці з колегами всередині компанії, як-от Microsoft Teams та SharePoint, є набагато ефективнішим та дієвішим способом співпраці та централізації документів, даних та проектів.

2. Скористайтеся навчальними програмами Microsoft

Деякі співробітники можуть мати прогалини в знаннях або не мати досвіду використання всіх або деяких інструментів, доступних у Microsoft 365. На щастя, корпорація Майкрософт пропонує низку варіантів самодопомоги та самонавчання, які можуть суттєво допомогти. Один із них — це навчання. Це навчальний інструмент, розроблений, щоб допомогти організаціям стимулювати освоєння користувачами інструментів Microsoft 365 і підвищити їхню кваліфікацію. Корпорація Майкрософт пропонує керований досвід навчання, надаючи курований, настроюваний і доступний на вимогу навчальний вміст. Поширеним питанням є "Чи є навчальні шляхи Microsoft безкоштовними?". Хороша новина — так, і вони доступні для всіх, хто їх потребує. Microsoft Learning Pathways доступні різними мовами, завжди оновлюються до найновіших версій, автоматично включаються до всіх трьох ліцензій Microsoft 365 (Стандартної, Преміум і Бізнес) і можуть бути легко розблоковані в Центрі адміністрування.
 
Оскільки багато організацій використовують SharePoint Online як основу своєї внутрішньої інтрамережі, є сенс інтегрувати Microsoft Learning Pathways у цей комунікаційний сайт. Таким чином кожен працівник матиме цілодобовий миттєвий доступ до оновлення та вивчення нових навичок у будь-який час і в будь-якому місці за власним вибором.

3. Оцініть переваги розділу "Допомога" в Microsoft Teams

У Microsoft Teams є надзвичайно корисний розділ " Допомога", який пропонує три важливі напрямки: новини, навчання та статті.
 
Оскільки Microsoft 365 постійно розвивається, важливо, щоб кожен користувач (як досвідчений, так і новачок) був у курсі останніх удосконалень і новітніх функцій. Один із найкращих способів зробити це — регулярно перевіряти новини.
 
У розділі "навчання" ви знайдете безліч відеоуроків, посібник для швидкого старту і вступ до Teams для початківців, де показано, як користуватися чатом, ділитися файлами та виконувати багато інших важливих завдань, які потрібно знати новим працівникам з першого дня роботи. Тут також є корисні уроки про створення команди, роботу із зовнішніми користувачами та каналами, а також більш поглиблені відеоролики про створення та використання каналів.
 
Тим часом, відеоуроки зручно згруповані за типами, що дозволяє легко переглядати, знаходити та транслювати відповідні відео.

4. Створіть чітку документацію та навчальні посібники

Якщо у вас є ресурси та можливості, ви, звісно, можете використовувати власні матеріали на додаток до навчання, що надається службою навчання Microsoft. Щоб заохотити співробітників покращувати свої знання та розуміння Microsoft 365 і його інструментів, варто розглянути можливість створення зручної документації та відеоуроків, якими зможуть скористатися нові або недосвідчені співробітники. Ці ресурси повинні охоплювати основи, включно із загальними визначеннями інструментів Microsoft 365, прикладами використання, типовими завданнями, найкращими практиками та порадами щодо усунення несправностей.

6. Збирайте відгуки співробітників для постійного вдосконалення

Важливо отримувати відгуки від нових співробітників про їхній досвід роботи з інструментами Microsoft 365 під час процесу адаптації. Використовуйте цю цінну інформацію, щоб визначити сфери, які потребують удосконалення, і поліпшити допоміжні матеріали.

Загальна мета полягає в тому, щоб створити сприятливе середовище, в якому нові співробітники відчуватимуть підтримку та впевненість у використанні інструментів Microsoft 365, замість того, щоб повертатися до "зони комфорту" використання Outlook і розрізнених додатків, які гальмують продуктивність і прогрес.

Підтримка з боку керівництва має важливе значення для заохочення працівників до використання нових інструментів. Регулярно діліться історіями успіху про те, як ці інструменти позитивно вплинули на проекти та команди.

Команда експертів Konica Minolta допоможе вам впровадити правильну програму навчання та адаптації Microsoft 365 для вашої організації, гарантуючи, що всі ці елементи будуть охоплені, а вся ваша команда зможе скористатися потужними перевагами.