Як технологія оптичного розпізнавання символів (OCR) трансформує ваші рутинні бізнесові процеси

З ростом будь-якого бізнесу кількість даних, якими оперують співробітники, невпинно росте. Тож помилки, спричинені людським чинником, зустрічаються частіше, а вартість кожної помилки — також зростає.

Задумайтеся, як у вашій компанії обробляється вхідна пошта — як фізична, так і електронна. Чи займає процес її обробки забагато часу? Як швидко та яким способом отримує фізичну пошту працівник, який перебуває поза офісом? У який спосіб ви зберігаєте документи на кшталт рахунків-фактур у ваших бізнесових системах?

У цьому блозі розповідаємо вам, чому компаніям необхідно переосмислити керування своїми паперовими та цифровими документами, як удосконалити та прискорити бізнесові процеси, зменшити витрати на обробку та вивільнити робочий час співробітників для виконання важливіших завдань.

Трансформуйте та оптимізуйте рутину

Інтелектуальні сервіси сканування даних із можливістю оптичного розпізнавання символів (OCR), допоможуть спростити керування документами, як-от обробка вхідної пошти чи обробка рахунків-фактур.

Які вигоди від впровадження рішення для оптичного розпізнавання (OCR) документів:

• Швидка обробка та легкий пошук документів
• Автоматизоване іменування та розміщення в необхідну теку в хмарному сховищі чи локальній системі зберігання даних
• Автоматичне відправлення відповідному співробітнику чи команді чи бізнесовій системі
• Автоматизований запуск робочих процесів
• Проста інтеграція в наявні системи управління корпоративним контентом (ECM), планування ресурсів підприємства (ERP) або інші бізнесові системи для покращення подальших процесів.

Як працює автоматизований процес обробки пошти

Серед безлічі процесів, у яких залучене програмне забезпечення для розпізнавання символів (OCR) є автоматизація процесу обробки вхідної пошти. Вона зі свого боку може суттєво підвищити ефективність роботи вашої компанії. Також допоможе забезпечити людям, які працюють віддалено або у відрядженнях, швидкий та безперебійний доступ до фізичних вхідних поштових листів.

Ба більше, якщо компанія вже має багатофункціональні офісні хаби, як-от bizhub від Konica Minolta, то ви вже можете розширити його можливості з інтелектуальним програмним забезпеченням Dispatcher Phoenix чи Document Navigator, для збору, обробки та розподілу всіх вхідних документів — як фізичних, так і цифрових.

Вхідні паперові документи

Коли надходить паперова пошта, офіс-менеджери відкривають кожний конверт, сортують за співробітниками та додають спеціальні розділові листи зі штрихкодом, призначені для кожного співробітника. Потім вони запускають процес сканування, під час якого документи:
— скануються та розпізнаються з технологією OCR
— автоматично класифікуються, відповідно до даних у листі
— пересилаються як PDF-файли електронною поштою відповідним одержувачам.

Адресати отримують повідомлення про надходження нових поштових відправлень і одразу мають доступ до них на будь-якому пристрої в будь-якому місці.

Вхідна електронна пошта

Для вхідної електронної пошти Document Navigator чи Dispatcher Phoenix беруть на себе керування та автоматизують процес пересилання. Програма шукає заздалегідь задані ключові слова (наприклад, запит, замовлення чи нагадування про доставлення) та завдяки розпізнаванню поштового індексу автоматично надсилає вхідний лист до відповідного співробітника, команди або регіонального офісу. За необхідності застосунок може додатково ставити штамп про отримання цифрових документів.
 

Автоматизована обробка рахунків-фактур

Під час обробки вхідних рахунків-фактур вручну дуже легко припуститися помилок в іменуванні чи заповненні просканованих PDF-файлів. Поєднання програмного забезпечення з технологією OCR, такого як Dispatcher Phoenix або Document Navigator, у поєднанні з офісним хабом bizhub значно полегшує роботу зі сканування та усуває всі ризики.

Співробітникам потрібно просто почати сканування: процес автоматично запуститься на офісному принтері, а програмне забезпечення Dispatcher Phoenix або Document Navigator назве їх за заданими правилами та внесе у відповідні бізнесові системи дані, отримані з рахунків-фактур.

Програмне забезпечення OCR автоматично:

• розпізнає номер замовлення, постачальника та номер рахунку-фактури
• перейменує просканований документ відповідно до цих атрибутів
• розмістить файл у відповідній теці постачальника чи в бізнесовій системі

Якщо рахунок-фактура надходить від нового постачальника, програма створює нову теку відповідно до назви постачальника, зазначеної в рахунку-фактурі.

Якщо ваші постачальники вже надають рахунки-фактури в цифровому форматі, Dispatcher Phoenix або Document Navigator можуть автоматично перейменовувати цифрові рахунки-фактури відповідно до їхньої структури та розміщати їх у відповідні теки.

Цифровізуйте процес погодження

Щойно ви переведете обробку первинної документації в цифровий формат, ви зможете впровадити цифрове погодження документів. Використовуючи згадані рішення Dispatcher Phoenix та Document Navigator, ви запускаєте процес погодження в рамках робочого процесу, у якому налаштовуєте відправлення оцифрованих рахунків-фактур керівнику для погодження. Так ви розширюєте можливості працівників, що працюють поза офісом, та беруть участь у погодженні будь-яких документів. Отже, завдання обробки та погодження виконуватимуться швидше.

Автоматизоване погодження рахунків-фактур також дає змогу швидко та легко перевірити статус документу в будь-який час та з будь-якого пристрою. Крім того, цей процес абсолютно прозорий та захищений від аудиту: кожен крок фіксується, що дає змогу відновити його в разі потреби.

Переваги цифровізації робочих процесів, в основі яких лежить документ

Використання технології OCR для цифровізації процесу обробки та подальшого керування вхідної документації, ви оптимізуєте дії своїх колег, даючи їм змогу
проводити менше часу за операційними завданнями та працювати поза офісом без втрати продуктивності.

Ба більше, ви знижуєте ризик виникнення помилок під час іменування файлів та перенесення інформації в бізнесові системи. Як результат, ви прискорюєте та підвищуєте надійність пошуку документів у майбутньому, що знижує час на пошук необхідного документу співробітником. Переведення інформації в цифровий формат також допомагає убезпечити її від несанкціонованого впливу третіх сторін.

Ваш старт цифрової трансформації

Оцифрування обробки вхідної пошти та обробка рахунків — це чудовий початок на шляху цифровізації бізнесових процесів.

Використання технології оптичного розпізнавання символів OCR дасть можливість позбавитися безлічі ручних дій і завдань, а також ризику виникнення помилок. Водночас ви можете інтегрувати цифрові рішення безпосередньо у свої бізнесові системи, покращуючи наявні робочі процеси.