Інструменти

Шлях до інтелектуального управління інформацією: від ECM до розумних рішень

Чому вашій організації час перейти до інтелектуального управління інформацією (IIM), як це пов’язано з ECM та до чого тут документообіг і документообмін

07.09.2022
7 хв 7 хв
Зміст
 

ECM вмер?..

«ECM вмер. Kaput, finite» — ще у 2017 році Gartner назвали термін ECM (Enterprise Content Management, «Управління корпоративним контентом») неактуальним для ринку — принаймні в тому сенсі, як Gartner визначає ринок. Цю думку в цілому поділяє й AIIM — міжнародна асоціація, що займається питаннями керування інформацією, і має на меті допомагати організаціям підвищувати ефективність своєї роботи завдяки удосконаленню методів роботи з інформацією. Знаково, що саме AIIM у 2003 році увела термін ECM для означення стратегії забезпечення підприємства централізованою платформою, яка задовольняла хоча б одну (або кілька, або і всі) з наступних цілей:
  • дотримання нормативних вимог і керування ризиками;
  • збереження й поширення знань на підприємстві;
  • підвищення ефективності затрат і бізнесових процесів;
  • впровадження інновацій та нових методів роботи.
AIIM визначає ECM не як окрему технологію, методологію чи процес. ECM — динамічна комбінація стратегій, методів та інструментів, які використовуються для збору, управління, зберігання, збереження та доставлення інформації, що підтримує ключові організаційні процеси протягом усього життєвого циклу.

«Євангеліст» AIIM Джон Манчіні вважає, що сам по собі континуум «Отримання — Керування — Розміщення — Збереження — Доставлення» непогано ілюструє плин інформації на підприємстві, та є неефективним «каркасом» для досягнення згаданих вище цілей. Зазвичай інформація просто «вмирає» в архіві задля дотримання нормативних вимог, перериваючи цей самий континуум.

Аналітик Gartner Майкл Вудбрідж (це саме він «поховав» ECM) ще раніше дійшов висновку, що використання єдиної платформи для досягнення всіх цих цілей так і не стало можливим для більшості організацій. ECM найкраще справляється з дотримання нормативних вимог, але вже починає шкандибати коли доходить до обміну знаннями через надто складне доставлення інформації в контексті діяльності користувача. Те ж і з ефективністю затрат та інноваціями: впровадження чисто централізованої платформи зазвичай дороге, а зміни вимагають багато часу й зусиль.

Настав час інтелектуального управління інформацією.

 

Хай живе IIM!

Для цифрової трансформації організаціям необхідний набагато ширший (і більш «споживацький») набір інструментів для роботи з інформацією, ніж той, який пропонує ECM. Потрібний ширший підхід, який дає IIM (Intelligent information management, «інтелектуальне управління інформацією»). Важливі можливості IIM:
  • Модернізація інформаційного інструментарію.
  • Цифровізація основних організаційних процесів.
  • Автоматизація дотримання нормативних вимог та управління.
  • Використання аналітики та машинного навчання.
Необхідність можливості управління інформацією нікуди не зникла, і, звісно, не потрібно терміново позбавлятися критично важливих ECM-систем. Мова про те, що ECM за визначенням не може охопити всі питання, пов’язані із контентом на підприємстві. Інформація струмує по жилах бізнесу; це активний учасник процесу ухвалення рішень, а не матеріал для архіву. Інформацією необхідно активно управляти як ключовим активом. Без радикальної зміни досвіду взаємодії зі співробітниками, партнерами та клієнтами просто не обійтися, бо це має вирішальне значення для цифрової трансформації.

Згадаємо, що інформація — це зміст того, про що отримувач довідався. Дані — це різні відомості, показники; форма представлення інформації, прийнятна для оброблення машиною. Для розв’язання проблем, орієнтованих на споживача потрібні компетенції та технології як з області керування даними, так і з області керування інформацією. Тож інтелектуальне управління інформацією відштовхується від однакової важливості й інформації, і даних.

Метадані — ось ключ до переходу від концепції зберігання до концепції прикладного використання. Створення й налагодження роботи з метаданими дасть змогу працівникам знаходити інформацію в численних сховищах, збільшить спроможність організації ефективного керування інформаційними активами.

IIM дозволяє дивитися на бізнесові процеси повз призму ECM. Акцент робиться на застосунки, які використовують потенціал інформаційних ресурсів для конкретних бізнесових цілей. Фокус зміщується на інтеграцію можливостей інформаційного вмісту з наявними застосунками — включно з SaaS, — нарешті забезпечуючи жадані роками переваги ECM без проблем із впровадженням. Кажучи просто, IMM — це ECM без недоліків.
 

Нове життя документообігу й документообміну

Документообіг і документообмін — це окремі випадки комплексних процесів інтелектуального управління інформацією.

Документообігом є рух документів в організації від створення чи одержання до передачі до архіву. Завдяки IIM інформація з документів отримає друге життя, бо серед інших переваг ви отримаєте:
  • Швидкий доступ до потрібних даних
  • Безпечний доступ до інформації
  • Ефективність завдяки автоматизації
  • Підвищення продуктивності
Якщо документообіг це про рух інформації всередині організації, то документообмін — це про зовнішню інформаційну комунікацію. Обмін документами між організаціями не ніколи не був простим і швидким (а у війну й поготів). Сервіси для електронного документообміну спрощують і радикально пришвидшують процеси обміну інформацією між організаціями, завдяки таким можливостям як електронне підписання документів. Та вони не здатні замінити документообмін у повноцінних ECM, і тим більше IIM системах. А от стратегія IIM передбачає технологічну можливість інтеграції сторонніх рішень документообміну. Для втілення такої стратегії будь-якій організації потрібні окремі інструменти для внутрішнього документообігу та підписання, обміну документами з контрагентами.
 

Цифровізація руху інформації: від помилок до правильних рішень

Пандемія й війна стали каталізатором переходу на повністю цифровий документообіг. Минули часи, коли можна було спокійно підписувати документи в офісі, або відправляти їх контрагентам поштою. З переходом на повністю віддалену, а чи «гібридну» роботу це стало складно та нераціонально.

Вибір рішення, яке закривало б усі потреби компанії, стало справжнім викликом оскільки від правильності вибору інструмента, чи декількох інструментів, залежить подальша ефективність роботи та зручність у користуванні сервісом. Проте якими б не були стратегічні плани, з правильного шляху їхнього втілення збивали на манівці давно знайомі або, на перший погляд, привабливо доступні рішення.

Наприклад, українські компанії досі полюбляють використовувати Бітрікс-24 й 1C: Документообіг. Ці російські сервіси пропонують функціональність для електронного архіву, побудови послідовних ланцюжків погоджень та спільної роботи над документами. Цього, можливо, достатньо для малого бізнесу, а от більші організації швидко «сягають стелі». Що вже казати про небезпеку використання рішень, пов’язаних із росією: цифрова трансформація — це не лише про зменшення кількості паперів, а й про безпеку.

Переведення у цифру лише обміну документів з контрагентами за допомогою сервісів на кшталт «Вчасно», M.E.Doc чи Document.online лише частково розв'язує проблему. Наприклад, «Вчасно» дозволяє будувати внутрішні процеси погодження та зберігати підписані документи у своїй системі до 3 років. Тож з таким підходом у рамках компанії нічого не змінюється: зберігання, розповсюдження та керування документами відбувається з різних облікових систем та особистих пристроїв. Контент не працює на компанію.

Важливою складовою стратегії Інтелектуального управління інформацією (IIM) у компанії будь-якого розміру може стати інтелектуальна платформа M-Files, оскільки в її фокусі інформація й дані, а не те, де вони розміщуються. M-Files дає набір потужних інструментів для пошуку, редагування, обміну та впорядкування всієї інформації, що є у вашій компанії.
M-Files використовує технології штучного інтелекту при оброці вхідної інформації, тож користувач отримує доступ до контенту та використання інформації, яка знаходиться в будь-якій системі та сховищі, включаючи мережеві теки, SharePoint, сервіси для обміну файлами, ECM-системи, CRM, ERP та інші бізнесові системи та сховища.

Для комплексного підходу та дотримання концепції інтелектуального управління інформацією, системи підписання документів з контрагентами («Вчасно», M.E.Doc, Document.online, PandaDoc тощо) мають бути інтегровані у систему внутрішнього документообігу на кшталт M-Files.
 


Джон Манчіні наголошує, що цифрова трансформація потребує об’єднання низхідної та висхідної ініціативи для реалізації відповідної стратегії.

Так, організації прагнуть трансформувати та зацифрувати свій бізнес. Керівники вищої ланки їздять на конференції та після повернення заявляють про необхідність рішучої цифрової трансформації. Але вони не завжди розуміють, що необхідні для трансформації навички та знання, найімовірніше, уже криються в їхньому минулому досвіді роботи з ECM та управлінням інформацією.

Фахівці, які безпосередньо працюють з інформацією та документацією, теж не розуміють своєї потенційної цінності для ініціатив із цифрової трансформації, не освіжають свої знання та досвід, залишаючись на узбіччі величезного світу інформації та даних.

Обидві сторони мають вирішальне значення для успішної цифрової трансформації, тому необхідно свідомо працювати над об’єднанням їхніх ініціатив заради обнадійливих потужних можливостей для компанії, що розкриваються зі стратегією інтелектуального управління інформації.
 

Michael Woodbridge, “The Death of ECM and Birth of Content Services”, https://blogs.gartner.com/michael-woodbridge/the-death-of-ecm-and-birth-of-content-services/

John Mancini, “The next wave: Moving from ECM to Intelligent Information Management”, https://info.aiim.org/the-next-wave-from-ecm-to-intelligent-information-management-aiim
Вас також може зацікавити

Як M-Files допомагає HR-спеціалістам в нову еру віддаленої роботи

Пандемія COVID-19, що триває нині, створила нові проблеми для всіх — HR...

Інструменти
20.09.2021

4 переваги, які змусять вас впровадити систему для управління документами

Керівники бізнесу мають усвідомити, що застарілі рішення для управління...

Інструменти
24.09.2021

Як автоматизувати рутину бухгалтера з системою управління документами

Якби ви складали список речей, які критично важливі для дотримання вимог...

Інструменти
04.10.2021
Дайджест