ECM вмер?..
«ECM вмер. Kaput, finite» — ще у 2017 році Gartner назвали термін ECM (Enterprise Content Management, «Управління корпоративним контентом») неактуальним для ринку — принаймні в тому сенсі, як Gartner визначає ринок. Цю думку в цілому поділяє й AIIM — міжнародна асоціація, що займається питаннями керування інформацією, і має на меті допомагати організаціям підвищувати ефективність своєї роботи завдяки удосконаленню методів роботи з інформацією. Знаково, що саме AIIM у 2003 році увела термін ECM для означення стратегії забезпечення підприємства централізованою платформою, яка задовольняла хоча б одну (або кілька, або і всі) з наступних цілей:
- дотримання нормативних вимог і керування ризиками;
- збереження й поширення знань на підприємстві;
- підвищення ефективності затрат і бізнесових процесів;
- впровадження інновацій та нових методів роботи.
AIIM визначає ECM не як окрему технологію, методологію чи процес. ECM — динамічна комбінація стратегій, методів та інструментів, які використовуються для збору, управління, зберігання, збереження та доставлення інформації, що підтримує ключові організаційні процеси протягом усього життєвого циклу.
«Євангеліст» AIIM Джон Манчіні вважає, що сам по собі континуум «Отримання — Керування — Розміщення — Збереження — Доставлення» непогано ілюструє плин інформації на підприємстві, та є неефективним «каркасом» для досягнення згаданих вище цілей. Зазвичай інформація просто «вмирає» в архіві задля дотримання нормативних вимог, перериваючи цей самий континуум.
Аналітик Gartner Майкл Вудбрідж (це саме він «поховав» ECM) ще раніше дійшов висновку, що використання єдиної платформи для досягнення всіх цих цілей так і не стало можливим для більшості організацій. ECM найкраще справляється з дотримання нормативних вимог, але вже починає шкандибати коли доходить до обміну знаннями через надто складне доставлення інформації в контексті діяльності користувача. Те ж і з ефективністю затрат та інноваціями: впровадження чисто централізованої платформи зазвичай дороге, а зміни вимагають багато часу й зусиль.
Настав час
інтелектуального управління інформацією.
Хай живе IIM!
Для цифрової трансформації організаціям необхідний набагато ширший (і більш «споживацький») набір інструментів для роботи з інформацією, ніж той, який пропонує ECM. Потрібний ширший підхід, який дає IIM (Intelligent information management, «інтелектуальне управління інформацією»).
Важливі можливості IIM:
- Модернізація інформаційного інструментарію.
- Цифровізація основних організаційних процесів.
- Автоматизація дотримання нормативних вимог та управління.
- Використання аналітики та машинного навчання.
Необхідність можливості управління інформацією нікуди не зникла, і, звісно, не потрібно терміново позбавлятися критично важливих ECM-систем. Мова про те, що ECM за визначенням не може охопити всі питання, пов’язані із контентом на підприємстві. Інформація струмує по жилах бізнесу; це активний учасник процесу ухвалення рішень, а не матеріал для архіву. Інформацією необхідно активно управляти як ключовим активом. Без радикальної зміни досвіду взаємодії зі співробітниками, партнерами та клієнтами просто не обійтися, бо це має вирішальне значення для цифрової трансформації.
Згадаємо, що інформація — це зміст того, про що отримувач довідався. Дані — це різні відомості, показники; форма представлення інформації, прийнятна для оброблення машиною. Для розв’язання проблем, орієнтованих на споживача потрібні компетенції та технології як з області керування даними, так і з області керування інформацією. Тож інтелектуальне управління інформацією відштовхується від однакової важливості й інформації, і даних.
Метадані — ось ключ до переходу від концепції зберігання до концепції прикладного використання. Створення й налагодження роботи з метаданими дасть змогу працівникам знаходити інформацію в численних сховищах, збільшить спроможність організації ефективного керування інформаційними активами.
IIM дозволяє дивитися на бізнесові процеси повз призму ECM. Акцент робиться на застосунки, які використовують потенціал інформаційних ресурсів для конкретних бізнесових цілей. Фокус зміщується на інтеграцію можливостей інформаційного вмісту з наявними застосунками — включно з SaaS, — нарешті забезпечуючи жадані роками переваги ECM без проблем із впровадженням. Кажучи просто, IMM — це ECM без недоліків.