Інше нещодавнє дослідження показало, що підприємства всіх галузей у середньому заощаджують від 55 % до 78 % часу та грошей при переході на електронний підпис із паперового.
Але, мабуть, найважливішою статистикою є наступна: отримання підписаного документу в традиційний спосіб, тобто на паперовому носії, у середньому займає близько п’яти днів. Скільки часу потрібно для отримання електронного підпису?
Приблизно 37 хвилин.
Процес підписання документів є важливою складовою діяльності — незалежно від того, у якій галузі ви працюєте. Однак багато компаній відчувають труднощі в цьому, здавалося б, простому процесі та несуть через це величезні витрати.
Завдяки належній системі управління інформацією, такій як
M-Files, ви зможете зробити все це легко, просто та ефективно. Ви зможете використовувати технології для підтримки та розширення можливостей ваших робочих процесів, що дозволить вам менше зосереджуватися на адміністративних аспектах, а більше — на побудові успішного бізнесу, саме таким, яким він має бути.
Підхід M-Files для автоматизації погодження та підписання документів в електронному вигляді
Загалом, M-Files є інструментом, розробленим для зменшення труднощів, витрат і навіть ризиків для безпеки, притаманних паперовому та ручному процесам підписання документів.
Кожна компанія, незалежно від її розміру, має документи, які потребують підписів для виконання. Сюди можна віднести такі документи, як контракти, договори купівлі-продажу, угоди тощо. На жаль, для багатьох компаній цей процес залишається ручним і відбувається або електронною поштою, або, що ще гірше, на паперових носіях, які передаються від людини до людини, що є неефективним і виснажливим процесом.
Щоразу, коли документ потрапляє з рук у руки, він може бути загублений. Є ризик припуститися помилки, через яку процес почнеться спочатку. Існує ймовірність того, що існуватимуть різні версії, які водночас з’являться на світ, що суттєво заплутає процес.
Незалежно від того, чи документ втрачено, пошкоджено, чи він суперечить іншій версії, дві речі залишаються істинними: втрачається величезна кількість часу, а операційний ризик зростає набагато більше, ніж ви повинні були б мати справу з ним.
Втім, правильна платформа управління інформацією, така як M-Files, може забезпечити простий робочий процес для цих документів і значно покращити ситуацію відразу після впровадження. Використовуючи M-Files, ви можете керувати всім процесом перевірки, затвердження та підписання документів від початку до кінця — і все це на основі єдиної затвердженої версії.