Інструменти

4 основні болі при роботі з документами

Ми визначили 4 болі неправильного ведення документації, яких можна уникнути завдяки оптимізації та цифровізації процесів.

09.02.2022
4 хв 4 хв
Зміст
2021 — рік віртуальних зустрічей. Ми збиралися онлайн, щоби залишатися на зв’язку з колегами, та проводили продуктивні (та не зовсім) зустрічі. Проте ділова комунікація — не єдине, що постраждало з переходом на віддалену роботу. Документи та контракти — важлива складова ледь не кожного бізнесу, і з переходом на віддалену роботу працівники відчули брак налагодженості процесів при роботі з документами.
  • Складно шукати та знаходити потрібні документи
Під час важливого діалогу в Microsoft Teams з колегою ви шукаєте актуальну версію контракту, який погодив юрист.

Пошук займає багато часу, та й ви не упевнені, чи знайшли найсвіжішу версію, яку погодили ваші колеги.
 
  • Спільний доступ до документів і коментарів
Важливою складовою при роботі з документами є можливість спільного доступу, режиму редагування та коментування. Якщо ваш колега внесе зміни та напише коментар ви маєте бути певними, що вони не зникнуть після того, як ви надішлете договір контрагенту.

Усі обговорення та версії документу мають бути збережені, оскільки ця інформація є важливою при погодженні. Її втрату необхідно розслідувати, перечитувати сотні чатів, у яких велось обговорення.
 
  • Безпечне середовище для роботи
Уявіть, що ви надіслали файл у спільний чат. Та чи ви певні, що він потрапить лише у потрібні руки?

Чи завжди ви ділитеся документами в безпечний спосіб та згідно з усіма політиками конфіденційності?
 
  • Робота з документами з будь-якого пристрою
Залишилося кілька хвилин перед важливою зустріччю, та вам необхідно знайти документ.

«Він має бути на моєму ноутбуці». Пошук… Нічого немає.
«Можливо, він на робочому столі мого домашнього комп’ютера?». Також немає.
«Почекайте, ні. Він був на моєму iPad. Зараз відправлю його собі електронною поштою». Чекайте… Знайшов!

Ви приєднуєтеся до онлайн-зустрічі з потрібним документом... на п’ятнадцять хвилин пізніше, ніж планувалося.

Оптимізуйте документообіг з M-Files

M-Files — це набір потужних інструментів для пошуку, редагування, обміну та впорядкування контенту й інформації вашої компанії. Це інтелектуальна платформа, що додасть штучний інтелект до ваших офісних процесів. У фокусі M-Files контент, а не місце його розташування. Konica Minolta Ukraine є партнером M-Files впроваджує рішення для внутрішнього документообігу в Україні.

Інтелектуальне керування інформацією з M-Files

За даними Gartner, працівники витрачають 50 % свого часу на пошук інформації та в середньому 18 хвилин на пошук кожного документа. Згадайте, скільки часу ви витрачаєте на пошук потрібних документів.

Уявіть, що всі ваші робочі файли знаходяться в єдиній системі, й вам не потрібно пам’ятати, де знаходиться той чи інший документ. Що, якби ви могли шукати по всій інформаційній екосистемі за допомогою метаданих та ключовим словам? Що якби ця система була інтегрована із Microsoft Office 365 та Teams?

З M-Files ці стресові, дратівливі моменти назавжди залишаться в минулому. M-Files — це інтелектуальне рішення для управління інформацією, яке надає інструменти для захисту, обробки та управління даними та будь-яким контентом — документами, зображеннями, електронною поштою, інформацією про клієнтів та іншими інформаційними об’єктами.

M-Files класифікує та керує інформацією на основі того, «чим» вона є, а не «де» вона є. Незалежно від того, де зберігається інформація — на платформі M-Files або в інших системах та сховищах, — доступ та управління нею можна здійснювати через єдину систему, без необхідності дорогої та трудомісткої міграції даних.

M-Files пропонує підключення до мережних дисків, сервісів Microsoft і Google, а також до основних бізнесових застосунків та інших систем керування документами компанії. Зрештою, M-Files дозволяє прискорити цифрову трансформацію об’єднавши всі інструменти в єдину систему.
Вас також може зацікавити

5 ключових процесів, які ваші конкуренти вже автоматизують

За останні два роки з початку пандемії процеси багатьох компаній різних...

Інструменти
27.01.2022

Як M-Files допомагає HR-спеціалістам в нову еру віддаленої роботи

Пандемія COVID-19, що триває нині, створила нові проблеми для всіх — HR...

Інструменти
20.09.2021

4 переваги, які змусять вас впровадити систему для управління документами

Керівники бізнесу мають усвідомити, що застарілі рішення для управління...

Інструменти
24.09.2021
Дайджест