Перше враження — важливе. Вдалий старт на новій роботі зумовлює успішність інтеграції працівника в колектив, його самореалізацію в компанії та майбутню продуктивність. В опитуванні, проведеному Haufe Group, 89 % компаній, які використовують систематичний онбординг, стверджують, що він покращує або прискорює інтеграцію нових працівників у робочий процес.
Що таке онбординг
Онбординг — це процес введення нових працівників у бізнес. Під цим визначенням криється не просто перший день на роботі. Чимало компаній розуміють під ним весь період від підписання контракту до закінчення випробувального терміну.
«Онбординг в Konica Minolta триває впродовж перших шести місяців і супроводжується індивідуально розробленим планом введення в курс справ та наставництвом. Звичайно, навіть після цього співробітники відділу кадрів завжди готові поспілкуватися та відповісти на будь-які запитання».
Дженніфер Йєгер (бізнесовий партнер з управління персоналом Konica Minolta)
Цілі онбордингу співробітників:
- Відчуття новими працівниками доброзичливого ставлення та швидка інтеграція в колектив.
- Налагодження зв’язків та швидке знайомство зі співробітниками, включно з працівниками інших підрозділів.
- Сприяння виправданню очікувань від роботи й колег, без надмірного або навпаки недостатнього навантаження на новачків.
- Якомога довша робота в компанії і приємні спогади про перший робочий день та перші враження від діяльності бізнесу.
З яких етапів складається онбординг працівника
Добре структурований процес онбордингу працівника можна розділити на три етапи.
Підготовчий етап починається ще до першого робочого дня. Найчастіше люди надовго запам’ятовують саме перший день — неважливо, у школі, в університеті чи на стажуванні. Тому перший день на роботі повинен стати приємним досвідом для новачків. Особливо важливо розвіяти будь-які тривоги, які можуть виникнути в нових працівників.
«У минулому основна увага приділялася ознайомленню з основами організації. Та ми усвідомили, що багато співробітників спочатку хочуть відчути нашу корпоративну культуру, познайомитися з колективом, дізнатися про нашу продукцію. Ось чому ми реструктуризували та вдосконалили процес нашого онбордингу».
Ліна Шилліг (партнер із роботи з персоналом Konica Minolta)
Підготовчий етап — створення належних умов
Для того, щоб зменшити хвилювання новачків у перший робочий день, необхідно заздалегідь виконати певні завдання з онбордингового чек-листа:
- Нові співробітники завчасно інформуються про те, як пройде перший робочий день, а також отримують інформацію про дрес-код на робочому місці.
- Персонал на рецепції обов’язково має бути поінформований про нових співробітників і повинен привітати їх відповідним чином. Вони також повинні знати, до якої команди належать нові працівники, і відвести їх до робочого місця.
- Нове робоче місце має бути готовим до використання, чистим і приємним.
- Зокрема, це стосується забезпечення всім необхідним технічним обладнанням.
- Документація, необхідна бухгалтерії для оформлення працівника, також має бути напоготові.
- Вітальний набір в ідеалі має містити інформацію про місію компанії, організаційну структуру та план введення в курс справ. Маленький вітальний подарунок на робочому місці також буде доречним.
Етап орієнтації — особисті зустрічі
Перші кілька тижнів на новому робочому місці — це не тільки про те, що повинен робити працівник, але і про те, як познайомити його з компанією.
- Екскурсія компанією та світом продукції дасть новим працівникам загальне уявлення про все робоче середовище.
- Нові співробітники мають отримати можливість особисто познайомитися із членами керівництва та всіма відділами під час онбордингу.
- Запрошення працівників на спільний обід допоможе їм познайомитися зі своєю новою командою. Особливо важливо, щоб до цього процесу були залучені їхні безпосередні керівники.
- Наставник слугує постійною контактною особою і може скерувати нових співробітників до будь-кого з тих колег, з ким їм може знадобитися поспілкуватися. Це допоможе їм розібратися у своїй роботі та новій предметній області.
- Керівник, який виступає в ролі наставника, завжди набагато краще передає цілі та філософію компанії, ніж перелік правил та інструкції.
ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ
Етап інтеграції — ототожнення з компанією
В ідеалі, випробувальний термін повинен завершитися повним задоволенням для всіх. Ви можете систематично впливати на це за допомогою заходів програми онбордингу.
- Для покращення інтеграції важливо визначити цілі розвитку нових співробітників у рамках плану ознайомлення з роботою в компанії. Завдяки цьому вони знатимуть, чого мають прагнути. Важливо, щоб ці цілі були досяжними у визначений період, і щоб успіх був належно оцінений.
- Тімбілдінг, тренінги та обмін знаннями всередині компанії зроблять її більш привабливою для будь-якого співробітника. HR-менеджери можуть використовувати ці методи, щоби всіляко утримувати нові таланти. Завдяки цьому вони надовго затримаються в компанії.
- Відділ із роботи з персоналом мусить бути відкритим до запитань від нових працівників у перший же день роботи. Їхні відгуки про процес онбордингу допоможуть постійно його вдосконалювати.
«Наша порада: висловлюйте вдячність! У День знайомства всі наші новачки мають можливість поспілкуватися зі своїми новими колегами, незалежно від посади та сфери діяльності, а також завести нові важливі знайомства. Із цієї головної відправної точки вони починають свій власний шлях у Konica Minolta».
Ліна Шилліг (партнер із роботи з персоналом Konica Minolta)
Поради для вдалого початку
Хороший онбординг не обов’язково повинен коштувати бізнесу багато часу або грошей. Ви можете максимально стандартизувати цей процес. План введення в курс справ допомагає визначити всі найважливіші аспекти. Ви також можете використовувати його для визначення чітких обов’язків для всіх, хто бере участь у процесі онбордингу. Корисними є контрольні списки, що визначають усі важливі завдання. Розклад забезпечить розумну організацію тем і послідовність заходів онбордингу.
Не забувайте, що люди різні. Це стосується і того, як вони звикають до нового. Для одних це може зайняти більше часу, а для інших — менше. Процес онбордингу повинен бути настільки гнучким, щоб дозволити кожному в нього включитися.
Програмне забезпечення для онбордингу може допомогти відповідальним за управління персоналом та іншим менеджерам у процесі інтеграції нових співробітників. Деякі інструменти оснащені календарем із розкладом і нагадуваннями про процес адаптації. Інші засоби орієнтовані безпосередньо на нових співробітників і пропонують такі функції, як можливості електронного навчання. Це дозволяє працівникам підвищувати рівень своїх знань та брати активну участь у процесі онбордингу
