Онбординг: як зробити знайомство з компанією ідеальним

Перше враження — важливе. Вдалий старт на новій роботі зумовлює успішність інтеграції працівника в колектив, його самореалізацію в компанії та майбутню продуктивність. В опитуванні, проведеному Haufe Group, 89 % компаній, які використовують систематичний онбординг, стверджують, що він покращує або прискорює інтеграцію нових працівників у робочий процес.

Що таке онбординг

Онбординг — це процес введення нових працівників у бізнес. Під цим визначенням криється не просто перший день на роботі. Чимало компаній розуміють під ним весь період від підписання контракту до закінчення випробувального терміну.

Цілі онбордингу співробітників:

• Відчуття новими працівниками доброзичливого ставлення та швидка інтеграція в колектив.
• Налагодження зв’язків та швидке знайомство зі співробітниками, включно з працівниками інших підрозділів.
• Сприяння виправданню очікувань від роботи й колег, без надмірного або навпаки недостатнього навантаження на новачків.
• Якомога довша робота в компанії і приємні спогади про перший робочий день та перші враження від діяльності бізнесу.

З яких етапів складається онбординг працівника

Добре структурований процес онбордингу працівника можна розділити на три етапи.
Підготовчий етап починається ще до першого робочого дня. Найчастіше люди надовго запам’ятовують саме перший день — неважливо, у школі, в університеті чи на стажуванні. Тому перший день на роботі повинен стати приємним досвідом для новачків. Особливо важливо розвіяти будь-які тривоги, які можуть виникнути в нових працівників.

Підготовчий етап — створення належних умов

Для того, щоб зменшити хвилювання новачків у перший робочий день, необхідно заздалегідь виконати певні завдання з онбордингового чек-листа:

• Нові співробітники завчасно інформуються про те, як пройде перший робочий день, а також отримують інформацію про дрес-код на робочому місці.
• Персонал на рецепції обов’язково має бути поінформований про нових співробітників і повинен привітати їх відповідним чином. Вони також повинні знати, до якої команди належать нові працівники, і відвести їх до робочого місця.
• Нове робоче місце має бути готовим до використання, чистим і приємним.
• Зокрема, це стосується забезпечення всім необхідним технічним обладнанням.
• Документація, необхідна бухгалтерії для оформлення працівника, також має бути напоготові.
• Вітальний набір в ідеалі має містити інформацію про місію компанії, організаційну структуру та план введення в курс справ. Маленький вітальний подарунок на робочому місці також буде доречним.

Етап орієнтації — особисті зустрічі

Перші кілька тижнів на новому робочому місці — це не тільки про те, що повинен робити працівник, але і про те, як познайомити його з компанією.

• Екскурсія компанією та світом продукції дасть новим працівникам загальне уявлення про все робоче середовище.
• Нові співробітники мають отримати можливість особисто познайомитися із членами керівництва та всіма відділами під час онбордингу.
• Запрошення працівників на спільний обід допоможе їм познайомитися зі своєю новою командою. Особливо важливо, щоб до цього процесу були залучені їхні безпосередні керівники.
• Наставник слугує постійною контактною особою і може скерувати нових співробітників до будь-кого з тих колег, з ким їм може знадобитися поспілкуватися. Це допоможе їм розібратися у своїй роботі та новій предметній області.
• Керівник, який виступає в ролі наставника, завжди набагато краще передає цілі та філософію компанії, ніж перелік правил та інструкції.

Етап інтеграції — ототожнення з компанією

В ідеалі, випробувальний термін повинен завершитися повним задоволенням для всіх. Ви можете систематично впливати на це за допомогою заходів програми онбордингу.

• Для покращення інтеграції важливо визначити цілі розвитку нових співробітників у рамках плану ознайомлення з роботою в компанії. Завдяки цьому вони знатимуть, чого мають прагнути. Важливо, щоб ці цілі були досяжними у визначений період, і щоб успіх був належно оцінений.
• Тімбілдінг, тренінги та обмін знаннями всередині компанії зроблять її більш привабливою для будь-якого співробітника. HR-менеджери можуть використовувати ці методи, щоби всіляко утримувати нові таланти. Завдяки цьому вони надовго затримаються в компанії.
• Відділ із роботи з персоналом мусить бути відкритим до запитань від нових працівників у перший же день роботи. Їхні відгуки про процес онбордингу допоможуть постійно його вдосконалювати.

Поради для вдалого початку

Хороший онбординг не обов’язково повинен коштувати бізнесу багато часу або грошей. Ви можете максимально стандартизувати цей процес. План введення в курс справ допомагає визначити всі найважливіші аспекти. Ви також можете використовувати його для визначення чітких обов’язків для всіх, хто бере участь у процесі онбордингу. Корисними є контрольні списки, що визначають усі важливі завдання. Розклад забезпечить розумну організацію тем і послідовність заходів онбордингу.

Не забувайте, що люди різні. Це стосується і того, як вони звикають до нового. Для одних це може зайняти більше часу, а для інших — менше. Процес онбордингу повинен бути настільки гнучким, щоб дозволити кожному в нього включитися.

Програмне забезпечення для онбордингу може допомогти відповідальним за управління персоналом та іншим менеджерам у процесі інтеграції нових співробітників. Деякі інструменти оснащені календарем із розкладом і нагадуваннями про процес адаптації. Інші засоби орієнтовані безпосередньо на нових співробітників і пропонують такі функції, як можливості електронного навчання. Це дозволяє працівникам підвищувати рівень своїх знань та брати активну участь у процесі онбордингу