Бізнес

Всі непрофільні процеси — на аутсорсинг

Бізнесу, за умов стрімкого росту, не обійтися без аутсорсингу

09.07.2021
6 хв 6 хв
Зміст
"Я щодня спілкуюся з управлінцями українських та міжнародних компаній і переконуюся, що бізнес в Україні готовий до аутсорсингу. Втім, у нас цей підхід до розподілення ресурсів не такий популярний, як-от у країнах західної Європи та США. Там аутсорсинг є беззаперечною нормою. Все, що не стосується профільної діяльності делегується підрядникам. Фокус виключно на тому, що генерує гроші", — ділиться Катерина Кривенда, регіональна директорка з продажів Konica Minolta в Україні та на Кавказі.

Комплекси українського бізнесу

Історичне минуле сформувало певні звички, страхи та комплекси щодо ведення бізнесу. В той час, як у капіталістичних країнах стрімко розвивалися компанії, бізнесу у Радянському Союзі не було. Так між нами утворилася майже 100-річна прірва.

Українські підприємці почали наздоганяти світ десь у 90-тих і мали вчитися «екстерном»‎. З’явився доступ до інформації та досвіду провідних компаній світу, але економічна та політична ситуації та брак часу не давали змоги будувати правильну структуру бізнесу. Тоді, коли варто було шукати оптимальні рішення, компанії намагалися знайти найдешевші. Вони скорочували витрати в той час, як розвинений світ фокусувався на збільшенні надходжень.

Саме в таких ситуаціях варто віддавати непрофільні процеси на аутсорсинг. За розумного підходу він скорочує витрати та вивільняє людські ресурси для виконання профільних задач. Проте, українським управлінцям часто буває складно порахувати та усвідомити сукупну вигоду від такого підходу: всі звикли економити на конкретних частинах, мало хто оцінює витрати на процеси загалом. Вибір недостатньо вигідних, але з першого погляду, економних варіантів став нормою.
 

Як рахувати правильно?

Для прикладу візьмемо ситуацію з невеликими цифрами, щоби спростити підрахунки. 

Уявімо, що вам потрібно друкувати сотні документів щодня. Є два варіанти:
  1. Придбати два персональні принтери, що коштують по 300$ кожен.
  2. Взяти один сучасний БФП в аутсорсинг з фіксованим щомісячним платежем в 60$.
З першого погляду здається, що варіант придбання економічно вигідніший, оскільки інвестиції окупляться за 10 місяців. Проте, тут не враховані витрати на обслуговування, витратні матеріали, запасні частини, логістика, заробітна плата працівників, які все це супроводжують тощо.

За середньоринковими показниками, ці витрати на місяць становлять: 
  • витратні матеріали - 10$ 
  • запчастини - 5$
  • сервіс - 7$
  • залучення власного персоналу - 2$
  • логістика - 2$
Виходить приблизно 52$ за два пристрої на місяць проти аутсорсингових 60$. Проте, ми забули про стартові інвестиції, недоотриманий прибуток через виконання працівниками непрофільних дій та інші супутні витрати. Ба більше, їх неможливо буде спрогнозувати та правильно порахувати після. 

Ще наочнішим таке порівняння буде з огляду довготривалого використання пристроїв. Витрати на аутсорсинг залишатимуться фіксованими, та прозорими, а залучення персоналу, що супроводжує ці процеси - мінімальним.
 

Що стримує власників бізнесу від переходу на аутсорсинг:

1. Відточені процеси
Чи не у кожної компанії є циклічні процеси, які формувалися роками. З плином часу та розвитком компанії ці процеси потребують все більше і більше ресурсів: чим більше витрачено, тим складніше відмовитися від чогось або замінити його. Так компанії самостійно заганяють себе в пастку, намагаються “довчити” працівників або “залатати дірки”, що гальмує трансформації та розвиток. 

2. Розбалансованість
Буває, компаніям складно оцінити реальні витрати. 

Візьмемо для прикладу процес створення твердої копії документу. Ми часто помічаємо, що IT інфраструктура в компаніях не відповідає задачам, потребам та обсягам роботи працівників. Як наслідок, деяке обладнання та ПЗ застарівають не відпрацювавши свій ресурс на 100 %, а деяке, через перенавантаження, не витримує й половини терміну амортизації.

Це впливає на собівартість обраних рішень та не дає змогу правильно порахувати загальну вартість володіння (TCO).
 
3. Фокусування на ціннику
Проблеми зустрічаються і вже на етапі готовності компанії до аутсорсингу: суть, наповнення і вартість послуг у різних постачальників різні. Так компанії при виборі керуються переважно ціною, а в результаті отримують зовсім не те, чого очікували.
 

Точка незворотності

Бізнесу, за умов стрімкого росту, не обійтися без аутсорсингу. Це особливо актуально для компаній, що мають розгалужену мережу відділень: чим масштабніше бізнес, тим більше переваг надає аутсорсинг. 

Класична історія наших клієнтів виглядає наступним чином. Компанія працює в межах одного міста: одного спеціаліста з IT відділу достатньо, щоби обслуговувати офісні БФП на усіх локаціях. Згодом компанія відкриває ще одне-два відділення в регіоні. Обслуговувати інфраструктуру друку стає важче, проте можливо. Далі відділення з’являються й в інших областях, а один працівник фізично не встигає переміщуватися між локаціями. Так витрати на обслуговування процесу зростають прямопропорційно масштабуванню бізнесу та вимагають розвитку додаткових непрофільних компетенцій.

З аутсорсингом друку такий сценарій взагалі не тягне за собою додаткових проблем, адже у провайдерів, як-от Konica Minolta, сервіс покриває навіть найвіддаленіші куточки країни. В моменти росту вся команда має фокусуватися на ключових процесах, на тому, що генерує дохід, а всі непрофільні процеси варто віддати надійному партнеру на аутсорсинг.
 

Гроші тут і зараз

Для компаній важливий cashflow — наявність «живих» грошей: не зобов’язань клієнтів, не купи матеріальних активів. Мудрі управлінці інвестують у профільну діяльність, а те, що прямо не впливає бізнес, переводять на операційні витрати.
 

Чому ми про це говоримо

Konica Minolta в Україні вже понад 10 років допомагає компаніям налагоджувати корпоративні процеси, в які залучений документ, керувати інфраструктурою документообігу, доступом та користувачами. Ми не надаємо послуги, а пропонуємо клієнтам помірковане рішення, яке здатне покращити робочі процеси в компанії. Але результат за такого підходу можливий лише після обов’язкового попереднього глибокого аналізу бізнес-процесів клієнта та за злагодженої колаборації між двома сторонами.

У портфоліо Konica Minolta Ukraine близько 4000 клієнтів, а за плечима аналітиків понад 250 комплексних аналізів процесів в компаніях. Ми готові допомогти вам підлаштувати бізнес-процеси до нової реальності та налагодити ефективну роботу завдяки впровадженню найсучасніших цифрових рішень для робочого місця.
Вас також може зацікавити

Як дані можуть допомогти вам приймати ефективні ділові рішення?

Вам уже відомо, яку силу мають дані, але, можливо, ви ще не використовуєте...

Бізнес
03.08.2021
Дайджест