Важливість вихідних документів
Вихідні документи є надважливою частиною будь-якого бухгалтерського відділу, оскільки вони значно покращують якість даних і підзвітність в цілому. Наявність вихідних документів не тільки прискорює, спрощує і робить більш точним процес звірки фінансових операцій, але і дозволяє швидше збирати необхідну інформацію. Це, своєю чергою, дозволить перевести дані в законну бізнес-аналітику, яку можна використовувати для прийняття більш ефективних і обґрунтованих рішень.
Проблема, однак, полягає в тому, що всі вихідні документи важко об'єднати в єдиному сховищі, оскільки вони приходять з різних джерел. Навіть отримання такого, здавалося б, простого документа, як рахунок-фактура, часто пов'язане з великою кількістю листувань з клієнтами, що іноді призводить до тривалих затримок.
Сила систем управління інформацією
Перейшовши на систему управління інформацією, таку як
M-Files, ви зможете оцифрувати збір та управління вихідними документами, тим самим максимально підвищивши ефективність.
Метадані. Коли ви додаєте вихідні документи в систему управління, як-от
M-Files, спочатку витягуються всі дані. Далі в метадані додається інформація, що буде необхідною при пошуку: це не назва документа або місце його розташування, а саме інформація, що міститься в ньому. Це означає, що вам не потрібно знати, де щось зберігається, щоб миттєво знайти це — все, що вам потрібно знати, це те, що ви шукаєте, а система сама подбає про все інше, створюючи структуру зберігання даних, яка буде легко доступна для пошуку в майбутньому.
Штучний інтелект. Вбудований штучний інтелект і машинне навчання — основні елементи M-Files, які допомагають в обробці вихідних документів і обробці ключових даних. Саме штучний інтелект дозволяє реалізувати більш просунуті функції управління інформацією:
- Пошук, доступ і управління інформацією в різних системах і сховищах.
- Відокремлення важливих для бізнесу даних від сміття.
- Автоматичне позначення контенту метаданими.
Можливість віддаленої роботи. Перехід на систему управління інформацією, особливо важливий зараз, коли більшість співробітників працюють віддалено. За допомогою M-Files ви створюєте єдине централізоване сховище, яким можуть користуватися всі ваші співробітники, де б вони не знаходилися. Крім інтеграції з усіма популярними хмарними платформами зберігання даних, такими як
One Drive, Dropbox і Google Drive, він також об'єднує інформацію, що зберігається в наявних сховищах, як от мережеві ресурси й традиційні жорсткі диски.
«Інформація вільно поширюватиметься підприємством, що поліпшить комунікацію та співпрацю.
Економія витрат на цифрові документи. Перехід на платформу управління інформацією відкриває і безліч інших переваг. Серед них ті, про які мало хто замислюються. Завдяки величезному обсягу документів, з якими працює ваш бухгалтерський відділ, фізичне зберігання документів приносить додаткові нераціональні витрати. Вам не тільки доводиться постійно інвестувати в нове обладнання, таке як шафи для зберігання документів, але ви також платите за оренду приміщення. Після переведення всіх документів в цифровий формат і переходу на рішення для управління інформацією, ви легко зменшите свій офіс. Це призведе до зниження витрат щомісяця без будь-яких істотних змін.
Результат такого рішення не тільки новий спосіб управління вихідними документами, що відповідає вимогам і є цілком безпечним. Додатково, ви автоматизуєте ручні процеси, які з'їдають надто багато часу ваших працівників. А це значить меньше часу на пошук документів і їх отримання від клієнтів, та більше — на реальне використання цих документів.
Ви отримуєте можливість поліпшити процес створення та обробки вихідних документів згідно з законом, а клієнти — додатковий спокій від усвідомлення, що їхні документи легко доступні в разі проведення аудиту. Як тільки ви побачите переваги системи управління інформацією та документами, ви не перестанете дивуватися, чому так довго чекали переходу на цю систему.