Інструменти

Як автоматизувати рутину бухгалтера з системою управління документами

Якби ви складали список речей, які критично важливі для дотримання вимог бізнесу, успішне управління вихідними документами було б на першому місці. Це особливо актуально для бухгалтерських відділів, які щодня мають справу з величезними обсягами документів: рахунками, квитанціями та всім, що пов'язано з фінансовими операціями.

04.10.2021
4 хв 4 хв
Зміст
Управління бухгалтерськими документами є важливим для ефективного ведення бізнесу. І якщо в компанії все ще працюють з аналоговими носіями, то є велика ймовірність появи помилок, які спричиняються людським фактором. Саме тому необхідно створити стратегію управління інформацією з такою інтелектуальною системою, як M-Files. З системою управління інформацією, бухгалтерські відділи можуть нарешті об'єднати всі документи в єдиному сховищі та надійно зберігати їх. Це відкриває широкий спектр переваг:

Важливість вихідних документів

Вихідні документи є надважливою частиною будь-якого бухгалтерського відділу, оскільки вони значно покращують якість даних і підзвітність в цілому. Наявність вихідних документів не тільки прискорює, спрощує і робить більш точним процес звірки фінансових операцій, але і дозволяє швидше збирати необхідну інформацію. Це, своєю чергою, дозволить перевести дані в законну бізнес-аналітику, яку можна використовувати для прийняття більш ефективних і обґрунтованих рішень.

Проблема, однак, полягає в тому, що всі вихідні документи важко об'єднати в єдиному сховищі, оскільки вони приходять з різних джерел. Навіть отримання такого, здавалося б, простого документа, як рахунок-фактура, часто пов'язане з великою кількістю листувань з клієнтами, що іноді призводить до тривалих затримок.


Сила систем управління інформацією

Перейшовши на систему управління інформацією, таку як M-Files, ви зможете оцифрувати збір та управління вихідними документами, тим самим максимально підвищивши ефективність.

Метадані. Коли ви додаєте вихідні документи в систему управління, як-от M-Files, спочатку витягуються всі дані. Далі в метадані додається інформація, що буде необхідною при пошуку: це не назва документа або місце його розташування, а саме інформація, що міститься в ньому. Це означає, що вам не потрібно знати, де щось зберігається, щоб миттєво знайти це — все, що вам потрібно знати, це те, що ви шукаєте, а система сама подбає про все інше, створюючи структуру зберігання даних, яка буде легко доступна для пошуку в майбутньому.

Штучний інтелект. Вбудований штучний інтелект і машинне навчання — основні елементи M-Files, які допомагають в обробці вихідних документів і обробці ключових даних. Саме штучний інтелект дозволяє реалізувати більш просунуті функції управління інформацією:
  • Пошук, доступ і управління інформацією в різних системах і сховищах.
  • Відокремлення важливих для бізнесу даних від сміття.
  • Автоматичне позначення контенту метаданими.
Можливість віддаленої роботи. Перехід на систему управління інформацією, особливо важливий зараз, коли більшість співробітників працюють віддалено. За допомогою M-Files ви створюєте єдине централізоване сховище, яким можуть користуватися всі ваші співробітники, де б вони не знаходилися. Крім інтеграції з усіма популярними хмарними платформами зберігання даних, такими як One Drive, Dropbox і Google Drive, він також об'єднує інформацію, що зберігається в наявних сховищах, як от мережеві ресурси й традиційні жорсткі диски.

«Інформація вільно поширюватиметься підприємством, що поліпшить комунікацію та співпрацю.

Економія витрат на цифрові документи. Перехід на платформу управління інформацією відкриває і безліч інших переваг. Серед них ті, про які мало хто замислюються. Завдяки величезному обсягу документів, з якими працює ваш бухгалтерський відділ, фізичне зберігання документів приносить додаткові нераціональні витрати. Вам не тільки доводиться постійно інвестувати в нове обладнання, таке як шафи для зберігання документів, але ви також платите за оренду приміщення. Після переведення всіх документів в цифровий формат і переходу на рішення для управління інформацією, ви легко зменшите свій офіс. Це призведе до зниження витрат щомісяця без будь-яких істотних змін.

Результат такого рішення не тільки новий спосіб управління вихідними документами, що відповідає вимогам і є цілком безпечним. Додатково, ви автоматизуєте ручні процеси, які з'їдають надто багато часу ваших працівників. А це значить меньше часу на пошук документів і їх отримання від клієнтів, та більше — на реальне використання цих документів.

Ви отримуєте можливість поліпшити процес створення та обробки вихідних документів згідно з законом, а клієнти — додатковий спокій від усвідомлення, що їхні документи легко доступні в разі проведення аудиту. Як тільки ви побачите переваги системи управління інформацією та документами, ви не перестанете дивуватися, чому так довго чекали переходу на цю систему.
 

M-Files для внутрішнього документообігу

Konica Minolta впроваджує інтелектуальну платформу для керування документами M-Files в Україні. Це інтелектуальна платформа, що здатна привнести штучний інтелект до ваших офісних процесів. У фокусі M-Files контент, на не місце його розташування.

Вас також може зацікавити

Як M-Files допомагає HR-спеціалістам в нову еру віддаленої роботи

Пандемія COVID-19, що триває нині, створила нові проблеми для всіх — HR...

Інструменти
20.09.2021

4 переваги, які змусять вас впровадити систему для управління документами

Керівники бізнесу мають усвідомити, що застарілі рішення для управління...

Інструменти
24.09.2021

У чому полягає ефективне створення документів?

Як можна автоматизувати та прискорити процес створення цифрових документів...

Інструменти
22.10.2021
Дайджест
Top 3 Articles:

Що таке оптичне розпізнавання символів (OCR)

Одна з найбільших проблем, що стоїть на перешкоді повноцінній цифровізації багатьох компаній та організацій пов'язана...

Інструменти
28.11.2021

Що таке електронний підпис (ЕП) та які його типи існують (УЕП, КЕП)

З чого почати впровадження електронного підпису, які він несе переваги, його типи (УЕП, КЕП), та чи обов'язковий для...

Інструменти
09.06.2022

Інструменти для ефективної роботи в команді

Пандемія та війна змінили підхід до роботи, тож компанії повертаються до офісів, обережно балансуючи між онлайном та...

Інструменти
03.09.2021