Інструменти

Як автоматизувати рутину бухгалтера з системою управління документами

Якби ви складали список речей, які критично важливі для дотримання вимог бізнесу, успішне управління вихідними документами було б на першому місці. Це особливо актуально для бухгалтерських відділів, які щодня мають справу з величезними обсягами документів: рахунками, квитанціями та всім, що пов'язано з фінансовими операціями.

04.10.2021
4 хв 4 хв
Зміст
Управління бухгалтерськими документами є важливим для ефективного ведення бізнесу. І якщо в компанії все ще працюють з аналоговими носіями, то є велика ймовірність появи помилок, які спричиняються людським фактором. Саме тому необхідно створити стратегію управління інформацією з такою інтелектуальною системою, як M-Files. З системою управління інформацією, бухгалтерські відділи можуть нарешті об'єднати всі документи в єдиному сховищі та надійно зберігати їх. Це відкриває широкий спектр переваг:

Важливість вихідних документів

Вихідні документи є надважливою частиною будь-якого бухгалтерського відділу, оскільки вони значно покращують якість даних і підзвітність в цілому. Наявність вихідних документів не тільки прискорює, спрощує і робить більш точним процес звірки фінансових операцій, але і дозволяє швидше збирати необхідну інформацію. Це, своєю чергою, дозволить перевести дані в законну бізнес-аналітику, яку можна використовувати для прийняття більш ефективних і обґрунтованих рішень.

Проблема, однак, полягає в тому, що всі вихідні документи важко об'єднати в єдиному сховищі, оскільки вони приходять з різних джерел. Навіть отримання такого, здавалося б, простого документа, як рахунок-фактура, часто пов'язане з великою кількістю листувань з клієнтами, що іноді призводить до тривалих затримок.


Сила систем управління інформацією

Перейшовши на систему управління інформацією, таку як M-Files, ви зможете оцифрувати збір та управління вихідними документами, тим самим максимально підвищивши ефективність.

Метадані. Коли ви додаєте вихідні документи в систему управління, як-от M-Files, спочатку витягуються всі дані. Далі в метадані додається інформація, що буде необхідною при пошуку: це не назва документа або місце його розташування, а саме інформація, що міститься в ньому. Це означає, що вам не потрібно знати, де щось зберігається, щоб миттєво знайти це — все, що вам потрібно знати, це те, що ви шукаєте, а система сама подбає про все інше, створюючи структуру зберігання даних, яка буде легко доступна для пошуку в майбутньому.

Штучний інтелект. Вбудований штучний інтелект і машинне навчання — основні елементи M-Files, які допомагають в обробці вихідних документів і обробці ключових даних. Саме штучний інтелект дозволяє реалізувати більш просунуті функції управління інформацією:
  • Пошук, доступ і управління інформацією в різних системах і сховищах.
  • Відокремлення важливих для бізнесу даних від сміття.
  • Автоматичне позначення контенту метаданими.
Можливість віддаленої роботи. Перехід на систему управління інформацією, особливо важливий зараз, коли більшість співробітників працюють віддалено. За допомогою M-Files ви створюєте єдине централізоване сховище, яким можуть користуватися всі ваші співробітники, де б вони не знаходилися. Крім інтеграції з усіма популярними хмарними платформами зберігання даних, такими як One Drive, Dropbox і Google Drive, він також об'єднує інформацію, що зберігається в наявних сховищах, як от мережеві ресурси й традиційні жорсткі диски.

«Інформація вільно поширюватиметься підприємством, що поліпшить комунікацію та співпрацю.

Економія витрат на цифрові документи. Перехід на платформу управління інформацією відкриває і безліч інших переваг. Серед них ті, про які мало хто замислюються. Завдяки величезному обсягу документів, з якими працює ваш бухгалтерський відділ, фізичне зберігання документів приносить додаткові нераціональні витрати. Вам не тільки доводиться постійно інвестувати в нове обладнання, таке як шафи для зберігання документів, але ви також платите за оренду приміщення. Після переведення всіх документів в цифровий формат і переходу на рішення для управління інформацією, ви легко зменшите свій офіс. Це призведе до зниження витрат щомісяця без будь-яких істотних змін.

Результат такого рішення не тільки новий спосіб управління вихідними документами, що відповідає вимогам і є цілком безпечним. Додатково, ви автоматизуєте ручні процеси, які з'їдають надто багато часу ваших працівників. А це значить меньше часу на пошук документів і їх отримання від клієнтів, та більше — на реальне використання цих документів.

Ви отримуєте можливість поліпшити процес створення та обробки вихідних документів згідно з законом, а клієнти — додатковий спокій від усвідомлення, що їхні документи легко доступні в разі проведення аудиту. Як тільки ви побачите переваги системи управління інформацією та документами, ви не перестанете дивуватися, чому так довго чекали переходу на цю систему.
 

M-Files для внутрішнього документообігу

Konica Minolta впроваджує інтелектуальну платформу для керування документами M-Files в Україні. Це інтелектуальна платформа, що здатна привнести штучний інтелект до ваших офісних процесів. У фокусі M-Files контент, на не місце його розташування.

Вас також може зацікавити

Як M-Files допомагає HR-спеціалістам в нову еру віддаленої роботи

Пандемія COVID-19, що триває нині, створила нові проблеми для всіх — HR...

Інструменти
20.09.2021

4 переваги, які змусять вас впровадити систему для управління документами

Керівники бізнесу мають усвідомити, що застарілі рішення для управління...

Інструменти
24.09.2021

У чому полягає ефективне створення документів?

Як можна автоматизувати та прискорити процес створення цифрових документів...

Інструменти
22.10.2021
Дайджест
Top 3 Articles:

Що таке оптичне розпізнавання символів (OCR)

Одна з найбільших проблем, що стоїть на перешкоді повноцінній цифровізації багатьох компаній та організацій пов'язана...

Інструменти
28.11.2021

Небезпечна безтурботність: чому потрібна негайна «дерусифікація» систем відеоспостереження

Фахівці Konica Minolta Ukraine знають як убезпечити ваш бізнес від наслідків використання російських рішень...

Безпека
21.04.2022

Як створити цифрове робоче місце для ефективної роботи розпорошеної команди

Ми живемо в час, коли ми маємо бути мобільними та гнучкими. Робота поза офісом — звичне явище для багатьох компаній...

Робоче місце
22.04.2022