Інструменти

Все на своєму місці: як оптимізувати керування документами

Майже в кожному українському офісі можна побачити шафи, а то й цілі кімнати для зберігання документів. Згідно з законодавством, компанії мають зберігати паперові версії кадрових документів до 75 років. В новому блозі розповідаємо, як зробити керування цими документами більш ефективним.

09.12.2021
5 хв 5 хв
Зміст
Якщо ви досі працюєте з паперами, то знаєте, скільки часу витрачається на їх обробку та управління: пошук в архіві, внесення даних в сторонні системи для подальшої роботи. Знаємо, які рішення допоможуть оптимізувати документообіг в компанії.

Паперові документи — некеровані процеси

Безумовно, одна з найбільших проблем, пов’язаних з фізичним архівом для зберігання даних, полягає в тому, що документи часто знаходяться не на своїх місцях. Чи то не у тій шафі, чи то просто на чиємусь столі, а то й у копіювальному апараті.

Це серйозна проблема, тому що на пошук необхідної інформації співробітник витрачає більше часу, ніж на її обробку. Це призводить до затримки процесів: для співробітників, контрагентів чи постачальників та клієнтів, а як результат — фінансових втрат.

До всього, з початком пандемії всі співробітники офісів були вимушені працювати віддалено, а, отже, доступ до фізичних архів став обмеженим.

Важливим також є питання безпеки — дані в архіві не захищені від можливої пожежі в офісі, тому їхнє відновлення може коштувати компанії великих витрат. Ви можете миттєво втратити всю важливу інформацію та роботу, яка була зроблена.


Інтелектуальне керування документами

Проблему нераціонального використання ресурсів можуть вирішити електронний архів документів та Enterprise Content Management (ECM) — системи для керування корпоративним контентом, як-от M-Files. Розумні рішення для документообігу допоможуть вашим командам організувати структуроване зберігання документів, яке відповідатиме найвищим стандартам безпеки та надасть надійні інструменти для пошуку. Це гарантія, що вся необхідна інформація завжди буде там, де ви очікуєте її знайти.

Впровадження компанією Konica Minolta Ukraine рішення для керування корпоративним документообігом M-Files дозволяє реалізувати різні рівні доступу до документів залежно від того, кому вони потрібні.

Але найважливіша перевага систем управління документами — це зменшення кількості рутинних завдань, як-от внесення інформації з документів та розкладання їх по необхідних теках. Автоматизація робочих процесів дозволить зекономити дорогоцінний час ваших співробітників.
 

 

Настала ера інтелектуального документообігу, і саме зараз час скористатися нею.

Вас також може зацікавити

Інструменти для ефективної роботи в команді

Пандемія змінила підхід до роботи, тож компанії повертаються до офісів...

Інструменти
03.09.2021

Як M-Files допомагає HR-спеціалістам в нову еру віддаленої роботи

Пандемія COVID-19, що триває нині, створила нові проблеми для всіх — HR...

Інструменти
20.09.2021

4 переваги, які змусять вас впровадити систему для управління документами

Керівники бізнесу мають усвідомити, що застарілі рішення для управління...

Інструменти
24.09.2021
Дайджест