Ці слова як ніколи актуальні в інформаційному суспільстві, у якому виробництво, послуги й управління й далі переплітаються з новітніми інформаційними й комунікаційними технологіями. В умовах, коли інноваційні цикли стають чимраз коротшими, знання й інформація стають ключовими ресурсами для бізнесу.
Експерти з управління знаннями сходяться в одному: більшість профільних знань, що впливають на створення доданої вартості, належать працівникам компанії. Тому найголовніше — перетворити особисті знання працівників на знання компанії, якомога вичерпніші та міцніші. Управління знаннями в організаціях — це за означенням набагато більше, ніж просто управління даними та інформацією.
Трикутник управління знаннями: люди, технології та бізнес
Якщо йдеться про управління власними знаннями організації, важливість навчання одне в одного дедалі очевидніша. Навіть малий і середній бізнес уже не настільки централізований і розпорошений між численними локаціями, тож співробітники більше не можуть обмінюватися знаннями та інформацією напряму. Зрештою, нині люди рідко працюють в одній компанії впродовж усієї своєї кар’єри.
Великим викликом в управлінні знаннями є визначення відповідних стратегій, напрямів діяльності та інструментів, які дадуть змогу зберегти та інтегрувати знання співробітників. Тобто є чимало причин щоби пильно і критично поглянути на управління знаннями на вашому підприємстві.
Ті організації, у яких колеги підтримують один одного в набутті технічних знань і нової інформації, уже добре підготовлені до цифрових змін. Використання й передача вже наявних знань, а також формування й отримання нових — усе відбувається через комунікацію й соціальну взаємодію.
Ключові терміни: несформовані та сформовані знання
Сучасне управління знаннями в організаціях та бізнесі розрізняє сформовані та несформовані знання. Обидва види знань є актуальними в повсякденному бізнесі, як показано на інфографіці «Управління знаннями як процес» із використанням методу «айсберга».
Визначення сформованих знань
Простіше кажучи, сформовані знання — це будь-які знання, які можуть бути чітко передані в письмовій формі, наприклад, знання правил і фактів, а також знання, отримані з інструкцій, паперів і документації.
Визначення несформованих знань
Термін «несформовані знання» означає особисті знання та знання, що належать конкретним людям; їх також можна назвати «імпліцитними («неявними») знаннями». Наприклад: хтось знає, як щось працює. Але інформація про це криється в конкретних діях. Не існує методу, такого як слова або позначення, щоби точно описати ці вміння людини.
Управління знаннями на практиці: збереження накопиченого досвіду
Прикладом передової практики є невелика компанія Rud Schöttler Umformtechnik & Systemlieferant GmbH, у якій працює приблизно 100 співробітників. Вони продемонстрували, наскільки успішно може здійснюватися управління знаннями — у цьому випадку, через збереження й передачу знань. Компанія виготовляє понад 1200 різних кованих виробів із різних видів сталі і спеціальних матеріалів.
Для початку керівництво проаналізувало вікову структуру робочої сили і зрозуміло, що в найближчі роки на пенсію вийде багато досвідчених працівників, зокрема менеджери зі стажем роботи до 40 років, які працювали у відділах продажів, управління якістю, управління персоналом, виробництва та проєктування. Було зрозуміло, що усного передавання інформації буде недостатньо аби повністю зберегти багатство набутого за довгі роки досвіду.
Вони використали «матрицю кваліфікацій» для визначення того, які знання мають бути задокументовані й передані. Спираючись на це, керівництво ініціювало низку заходів. Літні керівники, яких це стосувалося, мали скласти власну «дорожню карту» з максимально чіткими термінами щодо того, як і коли вони передаватимуть свої знання про робочі процеси. За необхідності, вони могли працювати в тандемі з партнером — зазвичай, зі своїм наступником. Проведення опитувань допомогло з’ясувати, які саме знання були необхідні.
Управління знаннями як процес: різноманітність підходів
Управління знаннями може виглядати дуже по-різному в різних галузях і видах підприємництва. На гнучких проєктах і в малому бізнесі підійде простий підхід до управління знаннями, наприклад, навчання на заняттях. Але от великий машинобудівний бізнес, у якому відбувається зміна покоління досвідчених техніків, потребує структурованого передавання знань, яка може найкращим чином зафіксувати знання як фактор продуктивності.
Грубо кажучи, процес збереження та розповсюдження знань можна розділити на наступні кроки (за даними RKW Kompetenzzentrum):
- Визначити ключовий персонал для бізнесу, щоб управління знаннями розпочалося з правильних ланок
- Визначити, які знання необхідно зберігати та якими потрібно управляти
- Знайти та вибрати підхожі інструменти управління знаннями
- Визначити заходи, спланувати часові рамки
- Скоординувати управління знаннями та персоналом
- Спланувати та спроєктувати реалізацію в довгостроковій перспективі
Керівники та менеджери проєктів часто запитують себе: чи дійсно управління знаннями потрібне нашому бізнесу або команді? Чи дійсно це допоможе нам досягти наших цілей швидше й раціональніше? Відповіддю на це питання є аналіз багажу знань: де й чому нам варто зберігати, управляти і примножувати знання в компанії? Щойно це зроблено, керівники зазвичай переконуються в необхідності побудови ефективної системи управління знаннями своїх співробітників.