ALFA Smart Agro: керування первинними документами з Power Platform

Розповідаємо, як завдяки Microsoft Power Platform в компанії ALFA Smart Agro оцифровують первинні документи та відстежують їх обіг всередині компанії.

ALFA Smart Agro — провідний український виробник засобів захисту рослин та мікродобрив. Науковці компанії розробляють інноваційні рішення, які допомагають аграріям отримувати найкращі врожаї. ALFA Smart Agro є автором концепції розумної агрономії і відзначена найпрестижнішою галузевою премією світу Crop Science Awards.

Розумний підхід проявляється у всіх процесах в ALFA Smart Agro: в дослідженнях, виробництві та в управлінських рішеннях. Компанія послідовно слідує власній цифровій стратегії розвитку.

Microsoft 365. Безпечні комунікації всередині компанії

ALFA Smart Agro декілька років тому розпочала співробітництво з Konica Minolta Ukraine та перейшла на хмарну платформу Microsoft 365 — повноцінний онлайновий офіс, завдяки якому сучасні команди забезпечені необхідними інструментами: від роботи з файлами у Word, Excel чи PowerPoint та обміну ними у Teams чи OneDrive до керування календарем, комунікацій у команді за допомогою текстових чатів, пошти та дзвінків тощо. Сервіс також забезпечує прямий доступ до даних, електронної пошти та зустрічей у віддаленому режимі — і дає змогу користувачам одночасно працювати з документами в режимі реального часу.

Усі ці рішення пов’язані між собою. Окрім цього, уся інформація захищена — Microsoft 365 надає безпечний спосіб керування даними та процесами, що відповідає вимогам до захисту даних.

«Для наших співробітників Microsoft 365 — це зручність, безпека даних та їхня доступність», — коментує Олександр Лапенко, ІТ директор ALFA Smart Agro.

Для наших співробітників Microsoft 365 — це зручність, безпека даних та їхня доступність.

Олександр Лапенко

ІТ директор ALFA Smart Agro

Завдяки Microsoft 365 та іншим хмарним рішенням компанія виявилася готовою до повномасштабної війни та розпорошеної роботи. «24 числа я вже їхав трасою в сторону заходу України, та «на колінках» змінював параметри, які б дозволили підключитися до робочих сервісів поза офісом.

Працівники, які не мали можливості працювати в офісах, змогли продовжувати роботу з будь-яких ІР адрес та будь-якого місця завдяки хмарним рішенням», — резюмує Олександр Лапенко, ІТ директор компанії. Наразі надважливим є доступ із будь-якого пристрою та в будь-який час.

Power Platform. Автоматизована робота з документами

У компанії вирішили автоматизувати певні процеси, бо здебільшого співробітники працюють віддалено. Зараз це оцифрування первинних документів, відстежування їхнього статусу, створення підпису підтвердження на базі Power Platform. Серед документів — специфікації, видаткові накладні, акти, довіреності тощо, що приходять в офіс у паперовому вигляді та мають оцифруватися.

Наразі ‎цей процес ще знаходиться на етапі впровадження: допрацьовують певні процеси та працюють над інтерфейсом застосунку, щоби допомогти бухгалтерії відслідковувати запити та сповіщення.

Автоматизація роботи з первинними документами дає змогу пришвидшити роботу:

файл приїздить до офісу,
його сканують,
за заздалегідь створеним сценарієм скан відправляється відповідальним особам,
документ проходить усі етапи звірки та підписання,
зберігається в електронний архів Sharepoint.

Колеги одразу всередині застосунку бачать статус документа — не потрібно нікому нагадувати та перепитувати щодо етапу файлу. Також автоматизація цього процесу дає змогу не загубити первинні документи. У разі виникнення певних питань щодо документа, його можна знайти за ключовими словами/ЄДРПОУ/тощо та побачити, на якому етапі він зараз знаходиться.

Зацікавило рішення?

Заповність форму та наші експерти зв'яжуться з вами для обговорення деталей

ALFA Smart Agro: керування первинними документами з Power Platform