Автоматизація звірки документів

Жодне виправлення не залишиться непоміченим

Підписані документи з помилками можуть коштувати компанії надто дорого


​Уявімо, що ви отримали важливий документ, як-от договір з постачальником, який потрібно підписати. Найперше, ви маєте переконатися, що текст на папері повністю відповідає взаємоузгодженому цифровому оригіналу. Що ви робитимете?

Будьмо відвертими: ви терпляче й уважно будете порівнювати два документи рядок за рядком. Адже перед самим фактом підписання будь-яка зі сторін могла внести виправлення, які вплинуть на умови угоди, що були обумовлені.

Працівники бек офісів компаній із галузей дистрибуції, логістики, ритейлу щодня обробляють десятки, а то й сотні паперів. Щоби уникнути помилок, юристи, бухгалтери, секретарі, адміністратори та спеціалісти з кадрів мають ретельно перевіряти кожен оригінал документу, порівнюючи його з погодженою версією.

Ба більше, часто доводиться звіряти документи у різних форматах. За дослідженням найчастіше порівнюють:

  • паперовий документ з електронною копією (78%),
  • різні версії документів у текстовому форматі (61%),
  • документ MS Office з PDF-файлом (55%),
  • електронний документ із зображенням (37%).
Які документи порівнюють найчастіше

Зазвичай документ, як-от контракт, розміщується на кількох сторінках, тобто обсяг перевірки є суттєвим. Порівняння різних версій вручну потребує часу та повного занурення в задачу — працівники нехтують важливішими справами. Навіть найуважніші не застраховані від помилок, наслідки яких можуть виявитися фатальними для бізнесу. Чим коротші строки обробки документів, тим більша ймовірність пропустити невідповідність.

Погодьтеся, цей процес тривалий, напружений і ненадійний. Автоматизація звірки документів дасть змогу не лише зекономити час вашої команди, але й уникнути ризиків.

Чому це важливо ❓

📑 Один зайвий нуль в контракті суттєво змінює його умови.

📑 Зменшення відсоткових ставок за кредитом призводить до недоотриманого прибутку банку.

📑 Видалений пункт у трудовому договорі може завдати збитків компанії.

Таких небажаних виправлень від контрагентів, що впливають на угоду, може бути багато. Перевіряйте кожен рядок документу ретельніше.

Автоматизація процесу порівняння документів від Konica Minolta ⚙️

✓ Швидке порівняння двох версій документів

Повністю автоматизований процес звірки паперового документа з електронним оригіналом — один клац і рішення зробить все за вас.

✓ Уникнення помилок та ризиків під час підписання

Рішення покаже навіть найменші зміни, що були внесені контрагентом у договір після погодження та дасть змогу уникнути ризиків.

✓ Щасливіша команда, клієнти та партнери

Швидший, комфортніший та безпечніший процес підписання паперів.

Спрощуємо звірку документів

Спрощуємо звірку документів

Заміна навіть одного символу в документі може завдати збитків вашому бізнесу


Рішення Konica Minolta для автоматизації звірки паперів знаходить кожен змінений, доданий та видалений символ у файлах. Будьте певними, що працюєте з вірною версією важливого документа, порівнюючи відсканований екземпляр з цифровим оригіналом в один клац.
Обладнання
hardware icon
Офісний хаб Konica Minolta

Багатофункціональні пристрої bizhub є невіддільною частиною даного рішення. Вони сканують паперові версії документа. Скористайтеся перевагами аутсорсингу друку від Konica Minolta

Програмне забезпечення
software icon
Document Navigator

Document Navigator дає змогу налаштувати та запускати процес відправлення документу на перевірку не відходячи від хабу. Один клац і документ з відміченими відмінностями у потрібній теці.

Сервіси
service icon
Модуль ABBYY

ABBYY у фоновому режимі розпізнає текст відсканованого документа та перетворює його у потрібний формат для порівняння.

Як це працює

Як це працює

Ми на зв'язку

Ми на зв'язку

А чи певні ви, що ваш контрагент підписав саме ту версію документа, яку ви погодили?

Зацікавило рішення? Наші експерти готові продемонструвати рішення в дії та адаптувати його до ваших бізнес-процесів

Так, я надаю згоду на отримання інформації:*

щодо актуальних продуктів та послуг компанії Konica Minolta Ukraine Subsidiary Enterprise та інших асоційованих компаній у межах групи, що відповідають моїм інтересам. Дані будуть опрацьовані відповідно до Політики конфіденційності компанії.

Поля з * обов'язкові для заповнення.

Зверніть увагу! Ваші чинні налаштування cookie не дозволять вам отримувати наші матеріали на email. Щоби дозволити, оновіть ваші налаштування cookie