Як Microsoft 365 допоможе розширити можливості керування корпоративним контентом

Серед сервісів, якими користуються компанії для забезпечення віддаленої роботи своїх працівників, лідером є хмарне рішення
Microsoft 365. Наприклад, Microsoft Teams, який надає інструменти для цифрової співпраці, налічує понад 145 мільйонів користувачів у всьому світі.¹

Попри те, що Microsoft Teams ідеально підходить для роботи розпорошених команд, компанії все одно стикаються з проблемами, пов’язаними з керуванням інформацією та доступом. Зокрема, вони повинні забезпечити користувачам доступ до необхідних даних та інформації для підтримки безперервності бізнесових процесів.

В ідеалі користувачі хотіли б мати інструмент пошуку, на кшталт Google чи Bing, що дозволив би їм:

• безперешкодно шукати інформацію одночасно в усіх корпоративних сховищах 
• швидко отримувати необхідні дані (як у структурованому, так і неструктурованому вигляді), щоби задовольнити потреби бізнесу
• мати єдину точку пошуку для отримання інформації

Розв'язанням цієї проблеми може стати впровадження та інтеграція ECM-системи (системи для керування корпоративним вмістом) з Microsoft Teams. Водночас система керування вмістом допоможе вашій компанії покращити інформаційну безпеку, уникнути хаосу в документах та спростити дотримання нормативних вимог.

Візьміть свою інформацію під суворий контроль

З переходом на віддалену роботу з використанням Microsoft Teams для цифрової співпраці, працівникам стало складніше керувати інформацією. Особливо це стосується тих компаній, які не мали чітких правил щодо керування документами протягом усього життєвого циклу: від створення до подальшої роботи з ними. Ба більше, деякі компанії використовують Microsoft Teams для ведення документації.

Нещодавнє опитування Konica Minolta² показало — 66% компаній мають проблеми, пов'язані зі зберіганням:

• 9% покладаються на вкладення електронної пошти та персональні локальні диски
• 34% вже користуються хмарою, проте їхні сховища погано організовані
• 23% використовують єдиний мережевий файлообмінник, але зберігання даних хаотичне
• Лише третина компаній (33%) мають досить добре організовану мережу спільного доступу до файлів

На жаль, децентралізований підхід до керування вмістом, зберігання інформації та архівування може призвести до наступних проблем:

• пошук потрібної інформації для виконання їхньої роботи займатиме багато часу, що заважатиме ефективності та продуктивності
• неможливо отримати повну цінність від корпоративних інформаційних ресурсів, оскільки їх неможливо безперешкодно знайти
• через відсутність контролю версій, співробітники користуються застарілою та неактуальною інформацією, яка надалі може використовуватися в комунікації з клієнтами
• марна трата часу та зусиль на дублювання вже наявних документів
• ризик втрати даних та недотримання правил захисту даних (GDPR)

Наскільки важко знайти потрібну інформацію?

Як обрати надійну ECM-систему

Розв'язати проблеми керування корпоративним контентом може вирішити впровадження ECM-системи – без трудомісткої міграції даних і документів та примушення користувачів вивчати нову систему. Система для керування корпоративним вмістом
M-Files від Konica Minolta є хмарною платформою, яка:

• структурує дані та спрощує керування документами, які зберігаються у декількох місцях: корпоративних сховищах, системах та бізнесових застосунках
• спрощує керування інформацією, а також підтримує та впорядковує дані задля дотримання нормативних вимог за допомогою автоматизації
• економить час і зусилля користувачів, які можуть швидко та легко знайти важливу для бізнесу інформацію
• гарантує актуальність та захищеність інформації протягом усього життєвого циклу

Переваги для користувачів інтеграції ECM-системи:

• Прямий доступ до корпоративних даних, незалежно від того, де вони зберігаються, з Microsoft Teams. Нема потреби перемикатися між додатками. M-Files дозволяє автоматично переносити інформацію з інших систем у канали Teams.
• Інтелектуальна пошукова система, яка дозволяє користувачам швидко та ефективно знаходити інформацію, необхідну для підтримання повсякденних бізнесових процесів і виконання завдань. Відтепер вони можуть виявити дані та документи, які раніше здавалися недоступними.
• Впевненість у тому, що колеги використовують, поширюють та працюють з останньою версією документа.

Вбудований штучний інтелект (AI) допомагає M-Files ECM аналізувати документи для їхньої класифікації, формувати уявлення про значення, цінність та чутливість інформації, яку вони містять, бути певними, що конфіденційні дані (наприклад, персональна інформація, PII) обробляються належним чином і відповідно до норм GDPR. M-Files також надає користувачам додаткові вказівки щодо використання інформації та автоматизує процеси для підтримання оптимального керування інформацією та відповідності нормативним вимогам.

Інвестиція в ефективність бізнесових процесів

Інтеграція корпоративного програмного забезпечення для керування вмістом M-Files (ECM) у Microsoft 365 дозволяє співробітникам бути більш ефективними та продуктивними без необхідності переходу в нову систему. Доступ до необхідної інформації можливий за допомогою знайомого інтерфейсу Microsoft Teams.

Аналізуючи обставини, у яких ми знаходимося зараз, гібридна робота стане невіддільною частиною нашого життя, а цифрове робоче місце є однією з її складових. Тому саме зараз варто замислитися над впровадженням ефективних рішень для підтримання цифрової трансформації, як-от системи для керування корпоративним контентом та її інтеграцію в інфраструктуру компанії.

Перелік посилань