Скільки насправді коштує друк у вашому офісі? Як аудит друку допомагає скоротити витрати до 30%

Спитайте будь-якого фінансового директора, скільки компанія платить за друк – і почуєте суму з рахунку постачальника тонера. Але це лише верхівка. Собівартість сторінки складається з десятка речей, які до жодного звіту не потрапляють: поламаний картридж, виклик техніка, зайва хвилина, витрачена співробітником на чергу до принтера. Знайти ці витрати й перевести їх у конкретні цифри допомагає аудит друку. Розповідаємо, з чого насправді складається вартість друку, як проходить аудит і чим тут може допомогти OPS. 

Чому друк у компанії коштує дорожче, ніж здається

У фінансовому звіті друк зазвичай виглядає скромно: тонер, папір, сервісний контракт. На практиці цифра інша. До неї додаються електроенергія, ремонт техніки, робочий час IT-фахівця і навіть простої, коли черга на друк зриває дедлайн. У багатьох офісах парк принтерів та БФП збирався роками – трохи звідси, трохи звідти, без єдиного плану, тож тонер і картриджі для одних моделей коштують суттєво дорожче, ніж для інших. Додайте сюди хаотичні маршрути документів і відсутність контролю за обсягами – і реальні витрати на друк легко перевищують заплановані бюджети. 

Що входить у вартість офісного друку: приховані та очевидні витрати

Якщо розкласти цю суму на складові, вийде приблизно так: 

• очевидні витрати – тонер, картриджі, папір, сервісні контракти на офісну техніку.
• приховані витрати – енергоспоживання пристроїв, амортизація, вартість поломок і простоїв.
• час IT-відділу, який іде на технічну підтримку принтерів замість профільної роботи.
• собівартість сторінки – вона різна залежно від моделі пристрою, типу друку й навантаження.

Без централізованого обліку порахувати реальні операційні витрати на друк практично неможливо – ці цифри просто ніде не зберігаються. Тому друк варто розглядати не окремою статтею бюджету, а частиною ширших бізнес-процесів компанії. 

Як аудит друку допомагає знайти приховані витрати

Аудит друку відповідає не приблизними цифрами, а фактами: що насправді відбувається з парком техніки, обсягами друку, документообігом і повʼязаними процесами. Замість суми за витратні матеріали компанія бачить, скажімо, зайву кількість пристроїв або документ, який тричі передруковують між відділами без потреби. З цього й народжуються реальні резерви для оптимізації друку – не абстрактні, а прив'язані до конкретних цифр. Особливо це важливо перед капітальними змінами в парку принтерів, коли рішення краще ухвалювати на основі даних, а не здогадок. У Konica Minolta Ukraine такий аналіз проводять безкоштовно ще до підписання будь-яких договорів. 

Що входить до професійного Print Audit

Повноцінний аудит друку проходить у три кроки: 

1. Попереднє анкетування – клієнт передає базову інформацію про свій парк техніки.
2. Виїзд на локацію – аналітик разом з IT-фахівцями, техпідтримкою і кінцевими користувачами інвентаризує обладнання, аналізує технічну інформацію, оцінює обсяги друку та фіксує реальні проблеми (якщо у клієнта кілька філій – навіть у різних містах – фахівець відвідує кожну).
3. Аналіз бізнес-процесів – робота з накладними, сканування, цифровізація, маршрути документів.

Саме на цьому етапі найчастіше й знаходяться резерви для автоматизації друку. 

Які результати отримує компанія після аудиту

На виході – звіт із конкретною картиною витрат і рекомендаціями, а не загальними словами. Наприклад, в одного з найбільших розробників програмного забезпечення в Україні Ciklum аудиту виявив відсутність централізованого керування друком і звітності, а також проблеми з обслуговуванням принтерів. Перерозподілили навантаження та впровадили прозорість – і кількість звернень до сервісної служби впала сама собою. Аудит тут не формальність, а робочий інструмент для рішень.  

Що таке Optimized Print Services (OPS) і як вони допомагають оптимізувати друк

Optimized print services, або OPS, – це підхід до керування друком, який охоплює всю інфраструктуру: від технічного стану обладнання до бізнес-процесів документообігу. Якщо managed print services зазвичай тримаються на обслуговуванні парку й поставках витратних матеріалів, то OPS іде далі – постійний супровід, моніторинг завантаженості, централізоване керування друком, звітність і план розвитку інфраструктури під конкретні задачі бізнесу.  

Формат особливо доречний, коли компанія масштабується, має кілька локацій або складний корпоративний друк. Замість точкових латок – системний погляд на оптимізацію бізнес-процесів і на ефективність офісу загалом. 

Чим OPS відрізняється від звичайного обслуговування принтерів

Звичайний сервіс розв’язує локальні задачі: заправити картридж, полагодити механізм, провести планову діагностику. OPS дивиться на всю друкарську екосистему компанії разом – IT-інфраструктуру, безпеку, документообіг і бізнес-процеси, а не тільки стан пристроїв. Це відкриває можливості для автоматизації там, де раніше все трималося на ручній праці.  

У межах OPS можна навіть протестувати рішення в пілотному проєкті – перевірити, чи нове обладнання сумісне із системами клієнта, чи справляється система управління друком із реальним навантаженням ще до повноцінного впровадження. Менше ризиків для бізнесу під час масштабних змін і точніший прогноз економії бюджету.