5 ознак того, що корпоративний друк працює неефективно (і як це помітити до появи серйозних проблем)

Друк рідко потрапляє в список пріоритетів компанії – доки не стає проблемою, яку вже не можна ігнорувати. Найчастіше все починається непомітно: один перевантажений принтер, один непорахований рахунок, одна скарга від співробітника. Але саме дрібні сигнали найкраще показують, що друк поступово виходить з-під контролю. Ось п'ять ознак, на які варто звернути увагу заздалегідь: 

1. IT-відділ витрачає час на друк замість стратегічних задач.
2. Cпівробітники самі шукають обхідні шляхи, аби роздрукувати документ.
3. Ніхто в компанії не може назвати точну суму витрат на друк.
4. У кожному офісі свої правила без єдиного стандарту.
5. Одні й ті самі проблеми повторюються знову і знову.

Перші сигнали, що керування друком виходить з-під контролю

Найпростіше побачити проблему там, де вона найбільше заважає роботі – а це, як правило, IT-відділ. Замість розвитку систем чи безпеки фахівці розбираються, чому не друкує принтер на другому поверсі або чому черга на друк зависла. Такі звернення здаються дрібницею, але їх накопичення забирає години щотижня.  

За даними клієнтських аудитів, компанії з великим парком техніки нерідко втрачають до третини робочого часу IT-фахівця саме на подібні побутові заявки. Це особливо помітно там, де друкарське обладнання купували поступово, без єдиної стратегії, і тепер парк складається з десятка різних моделей. 

IT-відділ постійно розв’язує проблеми з друком замість стратегічних завдань

Коли команда IT більше говорить про застряглий папір, ніж про кібербезпеку чи оновлення систем, це вже не побутова незручність, а системна проблема. Ресурс, який мав би йти на розвиток компанії, витрачається на підтримку друкарської інфраструктури, яка мала б працювати сама собою. 

Співробітники витрачають час на пошук рішень замість виконання своєї роботи

Якщо принтер на поверсі постійно зайнятий чи не працює, люди йдуть шукати інший апарат, зберігають документи «про всяк випадок» або відкладають друк на потім. Кожна така дрібниця здається незначною, але помножена на десятки людей щодня – вже реальні втрати робочого часу. 

Ознаки, що впливають на ефективність бізнесу та витрати на друк

Коли компанія росте, друк перестає бути дрібницею на рівні одного кабінету і стає частиною бізнес-процесів компанії загалом. Проблема в тім, що більшість компаній продовжують керувати ним так само як і десять принтерів тому – без єдиної системи обліку. У результаті будь-яка спроба зрозуміти реальну картину витрат перетворюється на збір даних із десятка джерел. Ба більше, різні офіси нерідко працюють за різними правилами, тому що ніхто формально не відповідає за офісний друк на рівні всієї компанії. Це створює ситуацію, коли проблема існує, всі про неї знають, але ніхто не має повноважень чи інструментів її вирішити. 

Ніхто не має повної картини витрат на друк

Рахунки за тонер, сервісні контракти, ремонти – усе це часто рахується окремо, різними людьми, у різний час. Без централізованого обліку оптимізація друку неможлива в принципі: не можна оптимізувати те, що не виміряно. Саме тому компанії, які проходили аудит друку, найчастіше дивуються не самій сумі витрат, а тому, наскільки вона відрізняється від очікуваної. 

Як сучасне керування друком допомагає уникнути хаосу

Хороша новина в тому, що жодну з описаних ознак не потрібно терпіти як неминучість. Рішення починається не з купівлі нової техніки, а з розуміння того, що відбувається зараз. Показовий приклад – кейс ПП «O.L.KAR», де аудит виявив шість одиниць неробочого обладнання та чотири перевантажені апарати ще до того, як це переросло у виробничу кризу. Після впровадження керованої моделі компанія передала частину техніки в аутсорсинг і повністю зняла з відповідального співробітника функцію «диспетчера поломок». Ось так системний підхід до інфраструктури друку запобіг проблемам, а не лише вирішив їхні наслідки. 

Чому Print Audit допомагає виявити слабкі місця ще до появи критичних проблем

Аудит друку дає те, чого бракує компаніям без централізованого обліку, – об'єктивну картину. Він показує, які апарати перевантажені, які простоюють, а які взагалі варто вивести з експлуатації. На основі цих даних будується план оптимізації друкарської інфраструктури, а не здогадки про те, що варто змінити. 

Як Managed Print Services тa Optimized Print Services допомагають підтримувати порядок у корпоративному друці

Managed print services беруть на себе рутинне адміністрування друку – від постачання витратних матеріалів до сервісного обслуговування принтерів і БФП. Optimized print services ідуть далі: додають моніторинг, контроль та централізоване керування друком для всього корпоративного середовища, включно з багатофункціональними пристроями в кожному офісі. Разом ці підходи перетворюють управління парком принтерів із хаотичного набору заявок на прогнозовану, керовану систему. 

Konica Minolta Ukraine пропонує безкоштовний аудит друку компаніям, які помічають у себе хоча б кілька описаних ознак. Без зобов'язань, з персональними рекомендаціями та конкретним потенціалом економії для вашого бізнесу.