Що таке генерація документів
Генерація документів — це метод автоматичного створення важливих для бізнесу документів, таких як рахунки-фактури, контракти та комерційні пропозиції, на основі заздалегідь визначених змінних у шаблоні.
Автоматизоване створення документів акумулює дані, зібрані через форми та інші джерела, й організовує всю інформацію в цифровий документ. Процес автоматизованого створення документів може бути ініційований певними діями або подіями в рамках робочих процесів, після чого документ направляється кінцевому отримувачу, забезпечуючи при цьому прозорість для зацікавлених сторін протягом усього процесу.
Програмне забезпечення для створення документів дозволяє швидко створювати документи й обмінюватися ними всього за кілька клаців. Потім автоматично направляє документи на відповідні перевірки та затвердження або надійно зберігає останню версію в сховищі документів вашої компанії.
Як працює генерація документів
Програмне забезпечення для створення документів дає змогу створювати цифрові документи за допомогою drag-n-drop, вказуючи статичну інформацію (зміст, який залишиться незмінним) і логіку, на основі правил у кожному шаблоні: позначаючи поля, з яких будуть вилучатись динамічні дані (ім’я клієнта, деталі продукту, інформація про ціни, примітки та багато іншого).
З використанням правильних інструментів генерації документів ви можете автоматично створювати цифрові документи з використанням власних шаблонів, а також отримувати дані з декількох CRM-систем за допомогою заздалегідь заданих правил. Програмне забезпечення для створення документів забезпечує точну і відповідну вимогам документацію. У поєднанні з платформами автоматизації, наскрізний процес спрощується, а інформація передається безпомилково. Програми для створення документів підтримують такі платформи, як
Microsoft SharePoint, Google Docs, Salesforce та інші хмарні сховища.
Досвід створення документів у дії
Один із клієнтів
Nintex, використовує генерацію документів для видачі дозволів на будівництво. Він використовує застосунок Nintex Promapp® для процесу картографування та створення наочних блок-схем процесів. На створення рішення в компанії витратили приблизно два місяці. Nintex Workflow збирає відповідні дані та керує процесом затвердження. Після погодження, Nintex DocGen® створює дозвіл на будівництво на основі вмісту заявки та додаткових коментарів. Потім робочий процес використовує Nintex Sign® на базі Adobe Sign для запиту підписів у відповідних осіб. Після підписання робочий процес надсилає згенерований електронний лист керівнику проєкту та замовнику.