Що спільного між піт-стопом та бізнес-процесами

Піт-стоп: 0,1 секунди визначає перемогу

Ви лише уявіть наскільки оптимізовані процеси та злагоджена командна робота впливають на результат.

30 секунд на створення та підбір документів

Скоротити процес обробки видаткових накладних від 40 до 4 годин на місяць

Виконання повторюваних ручних завдань, так звана ‘monkey job’ 🐵, призводить до демотивації працівників і помилок, уповільнює бізнес-процеси та призводить до збільшення витрат. Так, рутина також потребує цифрових рішень: навіть Гераклу довелося очистити Авгієві стайні, бо це було необхідно.

Ми в Konica Minolta теж маємо рутинні процеси, тому розповім про рішення, яке працює у нас.

Ми надаємо послуги аутсорсингу друку, тож регулярно відвантажуємо нашим клієнтам витратні матеріали — для фінансової звітності необхідно отримувати від отримувачів видаткові накладні з печаткою та підписом. Звірка видаткових накладних — приклад трудомісткої роботи, автоматизація якої скоротила час на її виконання майже в 10 разів.

Раніше ми, як і більшість компаній досі, робили це вручну. Опрацювання накладних, що повернулися, займало у співробітників 40 годин на місяць: взяти документ, звірити номер, дату, печатку та підписи, відмітити повернення в ERP-системі, надіслати нагадування клієнту, якщо накладна не повернулася. Найгірше, що такий підхід призводив до великої кількості помилок. Так виріши автоматизувати цей процес.

Для оптимізації цього процесу ми побудували автоматичний процес, за яким БФП сканує накладні, розпізнає певні дані з документів та ідентифікує їх. Далі система знаходить клієнта в ERP та відмічає, що накладна отримана, тобто операція закрита.

Зараз ми збираємо повернені накладні впродовж певного часу. Приблизно раз на тиждень працівник відділу логістики кладе стопку накладних, що повернулися, в автоподавач БФП і запускає автоматизований процес:

• Система самостійно розпізнає документи та зіставляє їх з операціями клієнтів в ERP.

• Система автоматично закриває операції клієнтів, документи від яких вже отримані та формує список клієнтів, від яких підписані оригінали не повернулися.

• За натисканням однієї кнопки, система надсилає листи з нагадуванням про необхідність передачі документів.

Це рішення допомогло скоротити час звірки видаткових накладних із 40 до 4 годин та уникнути помилок.

Уникнути хаосу у логістичному циклі

1. Логіст шукає перевізника, погоджує дату відвантаження та доставлення, вагу та об’єм вантажу

2. Далі передає дані про водія, машину, номер машини охороні

3. У обумовлений час охоронець звіряє дані в журналі та дозволяє в’їзд автомобіля на територію

4. Водій шукає потрібну рампу, завантажує або відвантажує товар.

За нашими підрахунками та спостереженнями, з таким підходом працівники логістичного центру витрачають приблизно 45 хвилин на авто, мають хаос на паркуванні, а розглядання непередбачуваних інцидентів займає до 2 діб.

Як інтеграція відеоспостереження з ERP- і CRM-системами призводить до зменшення логістичних витрат на 14 %, запобігає шахрайству та помилкам персоналу

1. Електронні торги для перевізників зменшують логістичні витрати на 8–14 %

Процес розпочинається з оформлення товарно-транспортної накладної в ERP замовника. У цей момент автоматично формується заявка на транспорт, куди система підтягує необхідну інформацію: параметри автомобіля, дату й час відвантаження. Ця заявка автоматично надсилається попередньо відібраним перевізникам — вони в особистих кабінетах вказують вартість своїх послуг, заповнюють номер автомобіля, причепу й ПІБ водія. Така автоматизація захищає компанію від шахрайських дій персоналу, збільшує швидкість закриття заявки на перевезення на 10 % і зменшує вартість логістичних витрат на 8–14 %. 

2. Система розпізнавання номерних знаків керує чергою авто на території розподільчого центру

Наступним кроком є в’їзд автомобіля на територію, що контролюється системою розпізнавання номерів авто з використанням відеокамер. Ця автоматизація дала змогу виключити можливість в’їзду на територію автомобілів із чорного списку та не допускати нагромадження автомобілів на території — в’їзд дозволений тільки в заздалегідь погоджений проміжок часу. Для зручності навігації автомобілів територією біля в’їзду в компанії додали електронне табло з номером автомобіля, рампи та напрямком руху.

3. Інтелектуальні відеорішення запобігають помилковим завантаженням та допомагають у плануванні

Під час завантаження автомобіля система додатково звіряє номер автомобіля за допомогою камер відеоспостереження й модуля автоматичного розпізнавання номерів авто. Це дало змогу уникнути помилкових завантажень автомобілів, а головне — правильно розраховувати час на цю роботу.

Після завершення завантаження комірник прикладає свою карту доступу, чим фактично ставить свій особистий електронний підпис. Шлагбаум для виїзду автомобіля відчиняється по розпізнаному номеру.



Компанії обирають: оптимізувати свої процеси самостійно чи наймати професіоналів. Але є ще безліч факторів, що впливають на успіх — правильно сформульоване завдання, бюджет, адекватні строки, ресурси, довіра керівника, відповідальний менеджер проєкту тощо, але найголовніший — це залучення команди.