Автоматизовані рутинні процеси роботи з документами: як це працює у «ПЗУ Україна страхування життя»

Автоматизовані рутинні процеси роботи з документами: як це працює у «ПЗУ Україна страхування життя»

Автоматизовані рутинні процеси роботи з документами: як це працює у «ПЗУ Україна страхування життя»

Розповідаємо, як у страховій компанії «ПЗУ Україна страхування життя» вдосконалили й автоматизували процеси обробки документів клієнтів та вивільнили час працівників, який вони витрачали на обслуговування паперового архіву.


«ПЗУ Україна страхування життя» мала на меті автоматизувати процес оцифрування документів та їхнє автоматичне збереження в електронному архіві. З таким запитом компанія звернулася до Konica Minolta у 2019 році.

До цього часу процес виглядав наступним чином: документи клієнтів сканували, відправляли на пошту співробітнику, який їх переглядав, перейменовував і вручну переміщував до відповідного розділу архіву.  Оскільки операції в ручному режимі часто спричиняли помилки, було прийнято рішення автоматизувати процес, а отже, мінімізувати ризики, пов’язані з впливом людського фактора.

Після автоматизації процесу компанії практично вдалося уникнути таких помилок. Використовуючи застосунок Document Navigator, Konica Minolta з’єднала БФП з електронним архівом, налаштувала пошук, розкладання сканованих документів та їх автоматичне збереження в потрібні папки в архіві прямо з офісного хабу. Під час сканування оригіналів документів співробітник запускає відповідний процес на багатофункціональному пристрої: документ сканується, за попередньо встановленим правилом йому присвоюється ім'я і за визначеною логікою він переміщається в необхідну директорію приватної хмари. 

Сьогодні в електронному архіві компанії «ПЗУ Україна страхування життя» 50 Гб інформації, а це орієнтовно 165 тисяч документів.

Facebook-post-36-(1).png

За словами менеджера проєкту, директора управління супроводження договорів страхування «ПЗУ Україна страхування життя» Юрія Мацуна в компанії були приємно вражені відповідальним ставленням до своєї роботи працівників Konica Minolta, які допомагали у реалізації проєкту: «На етапі впровадження проєкту партнери швидко реагували на наші запитання, завжди намагалися зрозуміти та розібратись у ситуації, шукали прийнятне рішення. Ми також задоволені сервісним обслуговуванням Konica Minolta: швидка реакція, готовність допомогти у  розв’язанні всіх питань.»

Оптимізація процесу пошуку і зберігання документів

Оптимізація процесу пошуку і зберігання документів

Передісторія

Страхова компанія «ПЗУ Україна страхування життя» входить до складу небанківської фінансової групи «ПЗУ Україна», яка працює на страховому ринку України з 1993 року. Компанія надає послуги зі страхування життя та входить у ТОП-5 компаній страхового ринку України.

 

«ПЗУ Україна страхування життя» працює із довгостроковими договорами, які нерідко укладаються на термін 20 років та більше. Під час дії таких договорів в житті людини відбуваються події, які впливають на умови договорів страхування та призводять до необхідності внесення змін до них. Інколи потрібно доповнити договір новою програмою страхування, змінити страхові суми чи вигодонабувачів. Такі договори необхідно супроводжувати протягом усього строку їхньої дії, отже збереження всієї історії договору є вкрай важливим.

 

Найперше потрібно було знайти рішення для цифровізації документів та автоматичного збереження їх в електронному архіві таким чином, щоб з документами мали змогу працювати спеціалісти різних підрозділів компанії.

quotation marks

Нам потрібно було рішення для цифровізації документів та їхнього автоматичного збереження в електронному архіві. Проте готового рішення на ринку для нашої ідеї ми не знайшли.

Юрій Мацун

Директор управління супроводження договорів страхування «ПЗУ Україна страхування життя»


Критичною для «ПЗУ Україна страхування життя» була також і швидкість виконання цієї роботи — необхідно було оптимізувати процес пошуку необхідної папки в архіві і зберігання до неї документів клієнтів.
 

Рішення Konica Minolta

Задля автоматизації процесів із документообігом Konica Minolta використала свої багатофункціональні пристрої bizhub та застосунок Document Navigator, що був адаптований до потреб страхової компанії. Це дало змогу:
 

  • з’єднати БФП з електронним архівом;

  • налаштувати автоматичне розкладання сканованих документів у потрібні папки в архіві;

  • налаштувати контекстний пошук прямо з БФП у директорії архіву, у яку необхідно зберегти відсканований документ;
  • ​налаштувати автозбереження документа в обрану папку з автоматичним присвоєнням назви документу.


DN-(1).png

Результат

За період із початку 2019 року обсяг документів компанії «ПЗУ Україна страхування життя» в електронному архіві становить 50 Гб — майже 165 тисяч документів. Понад 63 тис. документів було відскановано, решту — автоматично збережено в архів під час його формування.


Завдяки співпраці з Konica Minolta замовникові вдалося прискорити роботу відділів врегулювання збитків та андеррайтингу, оскільки тепер не потрібно очікувати на паперові документи, їх можна побачити в електронному архіві.


В компанії також автоматизували переміщення деяких документів з облікової системи одразу до електронного архіву.

quotation marks

Було зроблено великий крок до цифровізації нашої діяльності.

Юрій Мацун

Директор управління супроводження договорів страхування «ПЗУ Україна страхування життя»

ВИКЛИК

ВИКЛИК
  • уникнути хаосу та помилок в архіві — позбутися затримок обробки звернень клієнтів;
  • зробити роботу працівників ефективною.
  • отримати зручний доступ до архіву документів компанії.

РІШЕННЯ

РІШЕННЯ
  • Document Navigator для автоматизації роботи з архівом;

  • аутсорсинг друку, БФП.

ПЕРЕВАГИ

ПЕРЕВАГИ
  • працівники компанії можуть бачити документи з електронного архіву, безпосередньо в ERP системі КІС, з якою вони працюють;

  • рішення дає змогу автоматично на регулярній основі, щоденно поповнювати електронний архів;

  • впровадження автоматизованого процесу сканування документів в електронний архів дало можливість частково звільнити робочий час кваліфікованих працівників, який вони витрачали на обслуговування паперового архіву.

Зацікавило рішення?

Ми готові допомогти вам підлаштувати бізнес-процеси до нової реальності та налагодити ефективну роботу завдяки впровадженню найсучасніших цифрових рішень для робочого місця

Так, я надаю згоду на отримання інформації:

щодо актуальних продуктів та послуг компанії Konica Minolta Ukraine Subsidiary Enterprise та інших асоційованих компаній у межах групи, що відповідають моїм інтересам. Дані будуть опрацьовані відповідно до Політики конфіденційності компанії.

Поля з * обов'язкові для заповнення.

Зверніть увагу! Ваші чинні налаштування cookie не дозволять вам отримувати наші матеріали на email. Щоби дозволити, оновіть ваші налаштування cookie  

Більше кейсів

Більше кейсів