Без папірців: як в Інтерпайпі погоджують документи в один клац

Без папірців: як в Інтерпайпі погоджують документи в один клац

Без папірців: як в Інтерпайпі погоджують документи в один клац

В Інтерпайпі оцифрували більшість процесів, в які досі були залучені папірці. Для цього в компанії створили систему керування заявками та документообігом з використанням SharePoint від Microsoft та low-code платформи для автоматизації бізнес-процесів Nintex.


Більша частина офісних працівників наразі працюють віддалено і завдяки цьому рішенню можуть оперативно розв’язувати питання не лише в межах офісу. Раніше всі документи погоджувалися по електронці, потім друкувалися, відправлялися поштою та підписувалися. Konica Minolta допомогла Інтерпайпу цю бюрократичну процедуру перевести у цифру та автоматизувати.

Ми вирішили відійти від стандартного формату описання кейсів і поговорити з ІТ директором компанії Сергієм Саєвичем у форматі інтерв’ю.

Інтерпайп — українська промислова компанія, виробник сталевих труб, залізничних коліс та колісних пар. Входить до ТОП-10 світових експортерів безшовних труб та займає третє місце серед виробників залізничних коліс на глобальному ринку. Компанія постачає продукцію до більш ніж 80 країн світу. Серед її клієнтів: нафтогазові, будівельні та машинобудівні компанії, а також залізниці та вагонобудівельники Європи, Ближнього Сходу, Америки та СНД. Штат компанії налічує близько 10 000 працівників.

Кейс-інтерв’ю з ІТ директором компанії "Інтерпайп", Сергієм Саєвичем

Кейс-інтерв’ю з ІТ директором компанії "Інтерпайп", Сергієм Саєвичем

Згадаймо з чого все почалося. Розкажіть кілька слів про ІТ стратегію компанії, які цілі перед вами стояли?

Ми мали на меті оцифрувати всі внутрішні рутинні процедури, які займали багато часу працівників: погодження заявок на відпустки, транспорт, меблі, оргтехніку тощо. Тепер в нас є єдина система, де ці заявки погоджуються, де завжди можна дізнатися їхній статус. Вона повністю інтегрована з ERP системою та мобільним застосунком для працівників.

quotation marks

Раніше, щоби підписати заву на відпустку, працівнику потрібно було два-три дні. Зараз це можна зробити протягом п’яти хвилин: оформити заяву і погодити її.

Сергій Саєвич

ІТ-директор компанії "Інтерпайп"


Раніше працівник мав надрукувати службову записку та підписати її у зацікавлених сторін. Потім був варіант погодження по електроніці, але листи часто губилися і не було зрозуміло коли чекати на відповідь.

Якщо ми говоримо про відпустки, то відповідно до законодавства України ми все ще зобов’язані мати паперову заяву. Вся рутина відбувається у системі, а коли все погоджено, працівник друкує і підписує документ в офісі.
 

До чого це призвело? Чи маєте якісні показники ефективності?

Раніше, щоби підписати заву на відпустку, працівнику потрібно було два-три дні. Зараз це можна зробити протягом п’яти хвилин: оформити заяву і погодити її.
 

А як влаштоване архівне зберігання заявок?

Всі електронні документи зберігаються в системі. Сама заявка формується у вигляді файлу Word і додається до електронної заявки на відпустку. У будь-який момент його можна відновити, роздрукувати та комусь віддати. Також зберігається історія про те, коли й ким була погоджена заява.
 

Уявімо, що я — ваша колега. Як я можу замовити автоматизацію чергового процесу?

За кожною ІТ системою в компанії закріплений партнер. Якщо комусь із колег, скажімо, маркетологу, потрібно створити новий процес погодження, він звертається до партнера, знову ж таки, створюючи нову заявку в системі.
 
Якщо логіка процесу проста, наші штатні спеціалісти IT підтримки налаштовують все самостійно. Якщо потрібна допомога, звертаються до спеціалістів Konica Minolta.
 
Коли процес налаштований, партнер демонструє його роботу замовникові. Якщо все працює коректно, сповіщаємо про новий сервіс всіх працівників в компанії.
 

Звучить просто. А скільки вам потрібно для цього часу?

Налаштування нового процесу займає від двох днів до двох тижнів. Все залежить навіть не від складності, а від завантаження нашої команди й ІТ спеціалістів з боку Konica Minolta.
 

Користувацький інтерфейс. Як це все виглядає для працівника?

Для кінцевого користувача ми створили окремий мобільний застосунок, який поєднали з SharePoint та Nintex, та почали переносити в нього формування електронних заявок. Якщо у працівника немає доступу до персонального комп’ютера, він може створити й погодити заявку зі смартфона.
 
Відтворити інтерфейс користувача можна було й в Microsoft Teams, який в компанії використовують для комунікації, але вирішили розробити окремий застосунок.
 

А як все впроваджувалося? З чого починали? Де зараз?

Ми відділили всі сервісні служби від виробничих. Все почалося із сервісдеску: в компанії автоматизували обробку заявок в ІТ службу. Це був перший і найбільший етап роботи.
 
Щоби спростити систему та покращити досвід користувача, ми інтегрували в систему аналітичний модуль, який дає змогу відстежувати шлях заявки. Якщо заявка десь затрималася, керівник підрозділу отримує автоматичне сповіщення про це. Процес повністю прозорий: ми бачимо на якому етапі затримуються заявки та можемо приймати рішення щодо поліпшення самого процесу. Це особливо актуально коли у процесі погодження беруть участь п’ять і більше учасників.
 
У мого департаменту чітко визначені KPI:

  • Швидкість реакції

  • Чи вклалися в SLA

  • Оцінка користувача

Показники ми відстежуємо на SharePoint.
 
Користувачі також мають доступ до системи, можуть контролювати статус виконання заявки, орієнтуватися щодо строків виконання та оцінити результат після завершення робіт.
 

Зазвичай щось нове — це стрес. Як відреагували користувачі?

Довелося допомогти адаптуватися. Насправді інструкція з користування системою вмістилася на одній сторінці, але позбавила всіх нас зайвих дій. Тепер, щоби дізнатися статус заявки або нагадати про себе, не потрібно нікому телефонувати або писати.
 
До автоматизації середній бал по виконаним заявкам складав “3,5”, а зараз перевищує “4,7” із “5”.
 
Офіси та заводи компанії розташовані не лише в містах України, але і в Америці, країнах Європи, Саудівській Аравії та Казахстані. Всі користувачі мають доступ до єдиної системи. Працівники часто бувають у відрядженнях, а з централізованою системою погодження легко створити заявку та, наприклад, замовити авто, коли прилетів у іншу країну.
 

Поговорімо про інструменти. Чому Nintex, чому SharePoint? Як обирали та чим керувалися, адже подібну систему можна побудувати й на інших платформах?

Ми вирішили побудувати цю систему на SharePoint, оскільки стратегічно обрали Microsoft для робочого місця ще 20 років тому. SharePoint вже інтегрований з електронною поштою та ERP-системою.
 
Для автоматизації процесів ми обрали BPM-систему Nintex, оскільки надаємо перевагу low-code платформам. Такі системи дуже схожі на конструктор. Звичайно, для інтеграцій, розробки інтерфейсів та автоматизації багаторівневих процесів потрібні розробники, але щось простіше в Nintex може налаштовувати будь-який спеціаліст.
 
Ми орієнтувалися також на експертизу нашого бізнес-партнера, компанію Konica Minolta Ukraine, яка брала участь у впровадженні та підтримує цю систему.

Хмара чи локальний сервер?

Зважаючи на корпоративні вимоги до безпеки, основна частина наших сервісів розміщена на локальних серверах. Але частина працівників, як-от бек-офіс та продавці, працюють у хмарі. Ми плануємо побудувати гібридну систему для користувачів, які працюють віддалено.
 

Як щодо безпеки? Чи можливий доступ до корпоративних систем за межами офісу?

Це питання було особливо актуальним із початком карантину. Зараз працівники віддалено підключаються до корпоративних сервісів через VPN із двофакторною автентифікацією.
 
Раніше ми вважали, що корпоративними системами потрібно користуватися лише з робочого місця в офісі. Пам’ятаю шалений сплеск звернень в ІТ департамент із початком першого карантину. Нам довелося переосмислити це упередження та надати можливість віддаленого доступу всім працівникам.
 
Поки ми продовжуємо частково працювати віддалено.
 

Типове робоче місце змінилося. Які плани щодо впровадження нових IT рішень?

Основна частина наших активів — виробнича: заводи та цехи. З 10 000 працівників компанії постійно працюють за комп’ютером лише 2500. Саме тому ми розробили мобільний застосунок і інтегрували його з бізнес-системами.
 
Змінився світ, люди та процеси. Але комунікації досі ефективніше працюють в офісі. Для залучення людей ми ведемо канали в Telegram та Viber.
 
Бізнес-аналітики, розробники ефективніше працюють вдома в безпеці. Імовірніше, що ми перейдемо на гібридний офіс.
 

Ну і наостанок, як би нескромно це не звучало. В чому переваги та недоліки співпраці з Konica Minolta?

Найперше, що хотілося б зазначити: які б задачі ми не поставили, в компанії все аналізують та повертаються із рішенням. Ви не боїтеся вийти із зони комфорту та пропонуєте дійсно ефективні рішення з точки зору ринку. Так не завжди працює з інтеграторами.
 
Ми співпрацюємо вже більш як два роки й всі спільні проєкти успішно реалізовані. Але вважаю, що вам вже не вистачає ресурсів розробників та профільних спеціалістів.

Зацікавило рішення?

Залишіть коротку інформацію про себе і ми зв'яжемося з вами для обговорення деталей

Так, я надаю згоду на отримання інформації:*

щодо актуальних продуктів та послуг компанії Konica Minolta Ukraine Subsidiary Enterprise та інших асоційованих компаній у межах групи, що відповідають моїм інтересам. Дані будуть опрацьовані відповідно до Політики конфіденційності компанії.

Поля з * обов'язкові для заповнення.

Зверніть увагу! Ваші чинні налаштування cookie не дозволять вам отримувати наші матеріали на email. Щоби дозволити, оновіть ваші налаштування cookie  

Більше кейсів

Більше кейсів