Нова робота

Управління комплексністю в бізнесі: спрощуємо робочі процеси, керуємо даними

Чим більша компанія, тим менш чіткі структури й заплутаніші зв’язки. Управління комплексністю бізнесових систем допомагає невеликим та середнім підприємствам залишатися організованими, динамічними та конкурентоспроможними в період стрімкого зростання.

09.01.2023
7 хв 7 хв
img_keyvisual_post_kw38_KOMPLEXITAETSMANAGEMENT.jpg
Зміст
Зростання часто супроводжується збільшенням робочих процесів. Управління комплексністю бізнесових систем організовує та допомагає тримати все в полі зору. Скорочує зайві правила та ефективно пов’язує процеси між собою. У цьому тексті йдеться про те, як знизити проблему комплексності підприємства й перетворити її на перевагу.

Для виготовлення продукту необхідна сировина. Для того, щоб надати послугу, потрібна інформація про клієнта. А маркетинг і продажі не можуть братися за роботу, коли їм нічого запропонувати. Тут багато всіляких чинників, залежних один від одного. Тож нині більшість робочих процесів у компаніях щонайменше ускладнені.

Глобалізація та цифровізація ще дужче ускладнюють робочі процеси, проте водночас створюють нові можливості та кидають свіжі виклики. Навіть малий та середній бізнес виходить на міжнародний рівень: виробляє компоненти для автовиробників у Китаї або розширюється коштом філіалів у США. Прибуток — це лише одна з причин: вони ще й захоплюють ринки та зміцнюють свої конкурентні позиції. Але чим більше підрозділів, партнерів та клієнтів залучається, тим більше організаційних зусиль необхідно докладати всередині компанії. Через це керівництву важко встежити за всіма необхідними чинниками.

Як у компанії виникає проблема комплексності?

Система вважається комплексною, якщо вона містить чинники, котрі впливають один на одного і є частково невизначеними. Для багатьох малих та середніх підприємств у період зростання, нові ринки — це суттєва невизначеність. Водночас власний ринок характеризується високою гнучкістю. Опрацювання та управління цифровими даними також набуває дедалі більшого значення. Ось чому більшість сучасних компаній, від великих автовиробників до невеликих стартапів, працюють у комплексних системах.

Чотири моделі бізнесових систем:

  • Прості системи містять невелику кількість чинників, якими потрібно управляти. У цьому випадку А безпосередньо призводить до Б. Система є передбачуваною і стабільною.
  • Складні системи складаються з декількох відомих чинників, які впливають один на одного. Система зрозуміла й логічно впорядкована.
  • Комплексні системи включають ще невідомі чинники. Це ускладнює планування робочих процесів. Окрім цього, з’являється чимраз більше можливих способів виконання цих робочих процесів. Проте це робить комплексні системи надзвичайно гнучкими.
  • У хаотичних системах більшість чинників невідомі, дуже динамічні або занадто схожі. Система не демонструє чіткої закономірності, а тому не піддається плануванню і майже не підлягає контролю.

Комплексність у повсякденній роботі малого та середнього бізнесу

Ринок мінливий. Структури всередині компанії повинні бути такими ж. Управління комплексністю допомагає підприємствам залишатися стійкими, маневреними та гнучкими. Воно містить п’ять компонентів.

  1. Ланцюг вартості: залежить від постачальників, компаній-партнерів, логістики, маркетингу, продажів тощо.
  2. Зовнішні чинники: включно з ринком, клієнтами та конкуренцією.
  3. Внутрішні чинники: визначаються власне організацією, управлінням і виробництвом, застосованими технологіями і всім ланцюгом вартості компанії.
  4. Управління варіантами: координує продуктовий діапазон. Чим більше продуктів і варіантів продуктів є на ринку, тим складнішими є, наприклад, виробництво, збут або маркетинг.
  5. Продукт: охоплює всі виробничі чинники. Його метою є виробництво товарів або надання послуг із максимальним прибутком.

Знову все під контролем: управління комплексністю бізнесових систем

Класичні моделі управління координують робочі процеси за допомогою чітких правил і специфікацій: вони дають співробітникам захист і забезпечують безперебійну взаємодію з партнерами та клієнтами. Ці системи, прості чи складні, зосереджені на стандартизації та контролі.

Оскільки динаміка в компаніях сьогодні залежить від набагато більшої кількості факторів, такі фіксовані стратегії управління більше не застосовуються. Управління вимагає гнучкої системи, де до цілі веде не лише один шлях.

Управління комплексністю — це підхід до координації всіх робочих процесів у компаніях. Цей метод по-новому поєднує відомі процеси між собою і сприяє переходу до складних систем, у яких невизначеності або ймовірності, такі як майбутні комплексні витрати, враховуються при плануванні. Метою такого підходу є скорочення, контроль і запобігання ускладненню процесів.
 



Контроль над витратами, пов’язаними з комплексністю

Чим більш розгалуженими є робочі процеси в комплексній системі, тим більше зусиль потрібно докладати, а отже, і витрат. Мова про додаткові виробничі витрати, пов’язані з непередбачуваними подіями або незапланованими проєктами. Попередній розрахунок охоплює більші додаткові витрати.

Існує три види комплексних витрат

  • Прямі: наприклад, виробництво коштує дорожче, ніж очікувалося.
  • Непрямі: наприклад, незаплановане, але необхідне розширення наявного асортименту з метою задоволення бажань клієнтів.
  • Пропорційні продукту: наприклад, необхідність розроблення нових пропозицій задля збереження конкурентоспроможності

Внутрішні та зовнішні фактори генерують складні витрати. Потенційні внутрішні фактори включають велику кількість нових співробітників або необхідність створення нових продуктів. Зовнішні фактори включають експансію на інші ринки або зміни в споживчій поведінці клієнтів, до яких компанія повинна пристосуватися.

В управлінні комплексністю, відповідальна команда намагається компенсувати накопичені витрати і включити їх у майбутні розрахунки. Водночас команда працює над тим, щоб максимально зменшити додаткові зусилля та оптимізувати ефективність робочих процесів, не потрапляючи при цьому в пастку комплексності.

Пастка комплексності

Як тільки керівники помічають, що робочі процеси занадто комплексні, вони, як правило, застосовують радикальний підхід: скорочують процеси, урізаючи завдання і бюджети у своїх проєктах або лише локалізуючи проблеми в окремих точках. Замість того, щоб управляти комплексністю, вони намагаються перенести свої складні робочі процеси в простіші системи. Однак подібні заходи впливають лише на окремі підрозділи, а не на компанію загалом.

Ці половинчаті рішення можуть спричинити додаткові наслідки та зробити довгострокові витрати на управління комплексністю ще вищими. Лише цілісна стратегія та комплексні заходи в масштабах усієї компанії дозволяють покращити робочі процеси та стабільно контролювати необхідну комплексність.

Приклади дій в управлінні комплексністю

  • Створіть прозорі процеси
  • Розподіліть відповідальність
  • Залучайте персонал до нових робочих процесів на ранній стадії
  • Впроваджуйте сучасні ІТ-інструменти та нові моделі процесів
  • Підвищуйте ефективність виробництва
  • Зменште і спростіть різноманітність продукції
  • Пришвидшіть логістику
  • Уникайте тривалих термінів зберігання
  • Зосередьтеся на сервісі, а не на охопленні всіх сфер

Будьте сміливішими коли йдеться про комплексність

Тема комплексності може мати не лише негативне забарвлення. Це навіть може бути хорошою стратегією для компаній, які свідомо обирають складні бізнесові моделі.

Наприклад, деякі компанії убезпечують свій виробничий ланцюжок від затримок: якщо партнер скасовує постачання, інший заповнює прогалину. Саме тому автомобільний сектор за певними компонентами завжди покладається на кількох постачальників.

Комплексні моделі виробництва також захищають технічні інновації від промислового піратства. Дрібні компоненти, зокрема, часто стають мішенню для фальсифікаторів. Ніхто не підробляє автомобіль, але це роблять із запчастинами. Команда із чотирьох інститутів Фраунгофера розробила флуоресцентний барвник для таких випадків. Він видимий лише при певній довжині світлової хвилі, тож його наносять на продукцію, що доводить її оригінальність і збільшує нікчемність підробки. Завдяки подібним складним виробничим процесам чимало компаній отримують довгострокову конкурентну перевагу.

Робота з великими даними є ще одним прикладом комплексної системи. Сьогодні кожна компанія збирає цифрові дані, але їх обробка не може бути спрощена. Більше даних означає більше інформації — про клієнтів, конкуренцію, ринок і робочі процеси всередині компанії. Якщо ви можете застосувати ці знання, ви випередите конкурентів. Інструменти допомагають управляти великими даними без створення ІТ-бар’єрів.

Інтелектуальні й автоматизовані ІТ-системи необхідні для того, щоб отримати необхідну інформацію з даних. Штучний інтелект (ШІ) впорядковує цифрові дані й дає можливість відфільтрувати інформацію, перетворювати її на знання. Він допомагає в пошуку, прискорює внутрішні адміністративні процеси та спрощує співпрацю і комунікацію всередині організацій.

Спрощення комплексності: рухливі гнучкі команди та прозоре управління

Agility (гнучкість, маневреність) — це ще одне сучасне управлінське рішення для роботи з комплексними системами. Ця стратегія зародилася в ІТ-секторі. Експерти з управління комплексністю адаптували її та до інших професійних галузей. Багато компаній уже довірилися ідеї втілення повсякденної гнучкості. Вони використовують такі методи agile, як scrum або kanban: це передбачає більшу відповідальність за самостійну роботу й менші команди, які самі керують собою і можуть взаємодіяти незалежно від часу й місця завдяки платформам для спільної роботи.

Завдяки цим новим стратегіям і за допомоги технологій змінюється управління співробітниками: замість жорсткої субординації — прозорість і співпраця. Динамічність, а не зацикленість. Чергування ролей замість незмінних процесів. Менше правил, більше свободи. І, зрештою, також спрощені робочі процеси й керовані дані.

Вас також може зацікавити

Як залишатися ефективним, працюючи вдома

Покрокове керівництво: робимо роботу вдома приємною та продуктивною В часи...

Нова робота
01.04.2020

Як визначити найкращу гібридну модель роботи для вашого бізнесу

Допоки бізнес звикає до постпандемійної організації роботи, не вщухають...

Нова робота
04.11.2022

10 способів швидко зменшити витрати на ІТ

Дізнайтеся, як впоратися з необхідністю скорочення витрат на ІТ у...

Нова робота
20.01.2023
Дайджест