Бізнес

Тонете в паперах? Порятунок уже близько

Ніде правди діти: найчастіше вирішальними чинниками для заощадження паперу в компаніях є час і найбільше гроші, а не захист довкілля.

03.11.2022
5 хв 5 хв
img_article_tt_1708_final.jpg
Зміст
Економія так економія: зараз це можливо, як ніколи. Ми підкажемо як, і навіть допоможемо вам знизити споживання, а то й повністю відмовитися від паперу.

Цифрові процеси відкривають безпечні та ефективні альтернативи друку на папері. Малопаперовий або безпаперовий документообіг в офісі став більш доцільним ніж будь-коли: наведемо три конкретні приклади.

Папір — це носій для втілення нашої роботи. Тільки те існує, що тримаєш у руках. Тож усе, що можна надрукувати, друкується: контракти, рахунки, електронні листи, тексти для ознайомлення, плани роботи, таблиці, презентації. І не раз, а безліч — усіма, хто хоче «справді» володіти цією інформацією, бачити не тільки очима, а й відчувати її руками.
Із розповсюдженням комп’ютерів споживання паперу суттєво зросло й далі зростає в усьому світі. Це погана річ для довкілля, клімату і для прибутків. Та і взагалі зайва, адже насправді дуже легко зменшити споживання паперу в компанії, чи навіть обійтися без нього.

DECOS — компанія без паперу

Нідерландська ІТ-компанія DECOS є піонером у плані безпаперової роботи. З 2011 року вони систематично роблять усе можливе, щоб обходитися без паперу. Не лише за столами, на нарадах чи в бухгалтерії, а й на кухні та в туалетах. Вони діють за японським зразком. «Жодних папок, жодних шаф, жодних полиць. Ми працюємо повністю в цифровому форматі», — розповів засновник компанії Пол Вегер. Приємним побічним ефектом є те, що столи більше не потрібно прибирати — ручки та візитівки зникли, на них стоять лише комп’ютери. Сама компанія DECOS пропонує клієнтам програмні рішення та застосунки, призначені для сталого покращення повсякдення на роботі, вдома та в громадах за допомогою цифрових рішень.

Естонія — країна з цифровим адмініструванням

З моменту здобуття незалежності в 1991 році невелика балтійська республіка послідовно робить ставку на цифрові процеси між громадянами та адміністративними установами, оскільки твердо переконана, що зменшення використання паперу означає більшу продуктивність. Передумовою для цього є гарантія вільного доступу до інтернету на всій території країни, навіть у лісі чи на пляжі. Кожен громадянин має персональний ID для спілкування з адміністративними установами. Це було запроваджено у 2002 році й зараз цією послугою користується понад 90 % населення. Зареєструвати зміну адреси, бізнес, особисту ідентифікацію чи народження дитини — усе це можна зробити онлайн за допомогою електронного цифрового підпису без використання паперу, попереднього запису чи очікування. Понад 600 послуг системи електронного урядування доступні для 1,3 млн. естонців, від електронних податкових декларацій до електронного голосування.

Marks & Spencer (M&S) — заощаджує не лише папір

Британська мережа роздрібної торгівлі, що має понад 1400 представництв по всьому світу та інтернет-магазин, працює над так званим «Планом А» з 2007 року. План передбачає, що M&S зобов’язується досягти 100 конкретних цілей для перетворення на стійку компанію. Серед іншого, M&S прагне досягти нульової кількості відходів. Для цього папір економиться скрізь, де це можливо: в офісах, у філіалах, доставленні та в маркетинговій діяльності. За чотири роки використання паперу для принтерів було скорочено на 29 %, а пакувального паперу — на 26 %. Процеси, що вимагають багато паперу, як-от бухгалтерський облік, платіжні відомості, рекламні каталоги та листи, здебільшого були переведені в цифровий формат. З 2007 року використання поліетиленових пакетів скоротилося на 80 %, це близько чотирьох мільярдів штук. Дедалі більше товарів у магазинах потрапляє на полиці без паковання. Наприклад, штрих-код, термін придатності та логотип наносяться малопотужним лазером на шкірку авокадо з 2017 року. За даними M&S, тільки завдяки цій технології можна заощадити до десяти тонн паперу та до п’яти тонн клею.

Цифровий документообіг може заощадити чимало паперу

Ці приклади показують, що можна ефективно працювати, витрачаючи менше паперу. Незалежно від того, чи йдеться про окрему особу, чи про компанію, технічні можливості для цього є вже давно: сканери й застосунки, системи управління даними (DMS), системи управління корпоративним контентом (ECM) або управління корпоративною інформацією (EIM). З правового погляду в Європі також створені передумови для забезпечення безпеки цифрових процесів. Переваги видно одразу: жодних більше стосів тек у нескінченних шафах, швидкий пошук потрібного документа в будь-який час і в будь-якому місці лише тим, кому можна й дійсно потрібно. Практично жодних витрат на канцелярію та пошту — і завжди охайний робочий стіл. Економія паперу не тільки економить час і гроші та допомагає довкіллю, але й робить працівників більш продуктивними — а може навіть щасливішими.

Вас також може зацікавити

Як компаніям скористатися технологічними перевагами цифрової революції в умовах обмеженого бюджету

Глобальна пандемія та війна продемонстрували важливість впровадження нових...

Бізнес
21.10.2022

Цифрова трансформація — це розвиток вашого бізнесу для збереження конкурентоспроможності. І це не страшно

Еволюція робочого місця через пандемію (а в Україні ще й через агресивну...

Бізнес
25.11.2022

Всі непрофільні процеси — на аутсорсинг

Бізнесу, за умов стрімкого росту, не обійтися без аутсорсингу

Бізнес
09.07.2021
Дайджест