Конкурентна перевага у цифрову епоху: як лідери ринку трансформують процеси | Подкаст з ВАТ

Паперові стоси, загублені угоди, погодження через пересилання файлів у месенджерах – усе це досі реальність для багатьох великих компаній. Але не для тих, хто вчасно вирішив із цим розібратися. Саме про такий досвід і поговорили у подкасті фахівців Konica Minolta Ukraine та British American Tobacco (ВАТ) – відверто, без корпоративного глянцю, з реальними прикладами. 

Дивіться подкаст British American Tobacco та Konica Minolta Ukraine на YouTube 

Ця розмова передусім для тих, хто зараз стоїть перед вибором: впроваджувати чи зачекати, міняти партнера чи лишати як є, з чого взагалі починати автоматизацію документообігу. 

Українське законодавство дозволяє існувати паперовим документам паралельно з електронними, але управління корпоративною інформацією все більше визначає темп розвитку бізнесу. Хто вибудував цифрове середовище компанії раніше – той і реагує швидше. 

Чому автоматизація документообігу є актуальною для сучасного бізнесу

Є така пастка великого бізнесу: змінювати все й одразу – ризиковано, не змінювати нічого – повільна смерть. Тому компанії навчилися рухатися покроково, але системно. І автоматизація документообігу – це якраз той крок, який на перший погляд здається технічним, а насправді впливає на швидкість ухвалення рішень, якість контролю та, зрештою, на прибуток. 

За даними аналітиків, співробітники витрачають до 20–30% робочого часу на пошук, пересилання та ручну обробку документів. Це не дрібниця – це кілька годин кожного члена команди щодня. Цифровізація документообігу розв’язує цю проблему не «десь-колись», а одразу після впровадження. 

Електронний документообіг – основа ефективного документообігу на підприємстві

Коли кажуть, що електронний документообіг це просто «сканувати папери», це велике спрощення. Насправді мова про те, щоб кожен документ у компанії мав свій статус, свого відповідального, свою історію погодження – і все це можна було знайти за три кліки, а не за три дні. 

Документообіг на підприємстві, побудований на нормальній цифровій платформі, дає: 

• єдине середовище, де всі департаменти працюють з одними й тими самими актуальними версіями документів;
• автоматизацію роботи з документами – від створення чернетки до потрапляння в електронний архів документів;
• прозорість: хто, коли і що змінив – видно завжди;
• значно менше людського фактора в рутинних операціях;

Коли програма електронного документообігу налаштована правильно, час погодження угод скорочується. Не тому, що люди стали швидше читати, – просто документ сам іде по ланцюжку, а не чекає, поки хтось згадає його переслати. 

Про що говорили KonicaMinoltaUkraine та British American Tobacco у подкасті

Подкаст цікавий саме тим, що ВАТ та Konica Minolta говорили не про ідеальний сценарій, а про реальний шлях – з невдалими впровадженнями в минулому, з опором всередині команд і з висновками, які коштували часу та помилок. 

Один із головних меседжів: IT – це не відділ, який «щось там налаштовує». Це партнер бізнесу, який може пояснити, що саме потрібно компанії – якщо йому дати таку роль. А ще – що жодна система не запрацює, якщо люди не розуміють навіщо вона їм.  

Культурна зміна іде поруч із технічною, і це складніше, ніж здається. 

Як ВАТ використовує M-Files та електронний документ у роботі

ВАТ почали співпрацю з Konica Minolta зі звичайних друкарських сервісів. Поступово з'явилися складніші запити – і партнери рухались крок за кроком, не намагаючись «вкусити більше, ніж можна прожувати». 

M-Files підкупила гнучкістю: систему можна підлаштовувати під конкретні процеси, а не навпаки. Спочатку – прості погодження контрактів. Потім – специфічні внутрішні процеси. Як приклад: впровадили автоматичне нанесення штрихкоду на паперові носії – щоб роздрукований електронний документ можна було миттєво оцифрувати та знайти в системі. 

Важливо й те, що коли система зручна – її захочуть інші відділи. Саме так і відбувається органічне масштабування корпоративного документообігу. 

Детальніше про цей проєкт – в історії успіху BAT Ukraine та M-Files. 

Як перейти на електронний документообіг і його переваги

Електронний документообіг дає відчутні переваги насамперед у двох речах: аудити та швидкість. Коли приходять із запитом – не треба нікуди бігти. Система покаже, хто погодив, коли, які були коментарі й чи врахували їх у фінальній версії. Це не комфорт – це захист бізнесу. 

Ідеальний перехід на електронний документообіг у ВАТ виглядає наступним чином: 

1. Спочатку аудит: що реально відбувається з документами зараз, де затримки, де втрати.
2. Вибір партнера, який покаже живих клієнтів і реальні кейси – не лише презентації.
3. Старт з простого: погодження типових угод, заявок, контрактів.
4. Поступове розширення на складніші процеси та workflow автоматизацію.

Ведення документообігу у цифровому форматі – це не одноразовий проєкт. Це жива система, яку можна розвивати. M-Files дозволили підключати нові процеси без переналаштування всього з нуля – і саме це зробило інтеграцію електронного документообігу не болісною, а керованою.