Головне — підвищити ефективність керування документами та даними

Організації, які переходять від паперового до цифрового керування інформацією, виграють від більш ефективних процесів, а також від економії витрат на папір, друк та фізичне зберігання документів.

Але хоч би яку систему зберігання електронних документів і даних впровадила ваша компанія, ви мусите бути впевнені, що інформаційні активи належним чином захищені від витоку даних, а також від несанкціонованого доступу з боку користувачів.

Перехід до електронного керування інформацією спричинює дотримання нормативних вимог. Якщо ваше рішення для керування цифровою інформацією знаходиться де-небудь, а не у вашій установі, чи впевнені ви, що те сховище забезпечує дотримання вимог GDPR щодо зберігання персонально ідентифікованої інформації (ПІІ) співробітників, клієнтів та інших осіб?
 

• Чи передбачено у вас процес реагування на запити суб’єктів даних про отримання доступу чи стирання інформації? Якщо так, то наскільки налагоджено цей процес?
• Чи можете ви впевнено визначити місцеперебування всіх відповідних ПІІ у всіх місцях зберігання інформації та документів?
• Чи зможете ви в разі витоку даних виявити та повідомити про потенційно скомпрометовані документи та записи в терміни, що відповідають законодавству?

Якщо ви не зможете виконати вимоги або надати інформацію у встановлений термін, вам загрожують великі штрафи, а також репутаційні збитки та втрата довіри клієнтів.

У 2021 році було повідомлено про понад 130 000 випадків порушення конфіденційності особистих даних, і за порушення Загального регламенту Європейського союзу із захисту даних (GDPR) на організації були накладені штрафи на суму майже 1,1 мільярда євро.

Джерело: «Звіт: Штрафи за GDPR перевищать $1B у 2021 році; кількість повідомлень про порушення також зростає», Compliance Week, січень 2022 року.

 


Більш ефективні способи керування ризиками та дотримання нормативних вимог щодо цифрової інформації

Рішення Konica Minolta допоможуть вам легше керувати цифровою інформацією та пов’язаними з нею ризиками, а також легше дотримуватись нормативних вимог.

Наші рішення для керування цифровою інформацією дають змогу контролювати доступ користувачів за допомогою дозволів на основі метаданих, а також встановлювати правила друку та копіювання для додаткового захисту даних. Наші рішення підтримують повну історію версій та аудиторський слід, тому ви завжди знатимете, ким і коли були внесені будь-які виправлення. Ви також можете встановити автоматичні правила зберігання даних відповідно до нормативних вимог або власної політики.

Коли ви використовуєте наші рішення щодо керування інформацією для зберігання даних, ви отримуєте переваги наскрізного шифрування, яке допомагає захистити ваші файли та документи від зломів та вторгнень. Залежно від того, яке рішення Konica Minolta ви оберете, воно може бути розгорнуте на ваших потужностях або в хмарі. Хмарні сервіси надаються з безпечних центрів обробки даних у Європі, які відповідають вимогам GDPR, тому ви можете бути впевнені в досягненні високого рівня інформаційної незалежності, постійно контролюючи свої дані та додатки. Ми також стежимо за тим, щоби наші рішення та обладнання не відставали від будь-яких змін у GDPR та інших відповідних нормативних актах.

Наші рішення розроблені в такий спосіб, щоб усунути значну частину ручної роботи в межах процесів GDPR, пов’язаних із ПІІ та правами суб’єктів даних, щоби ви могли більш ефективно та впевнено виконувати ключові нормативні зобов’язання:

Право на доступ. Швидкий і простий пошук у всіх ваших сховищах даних, що дозволяє знаходити всі документи про людину й повідомляти про ПІІ, що зберігається й обробляється, а також про те, де вона знаходиться.

Право на забуття. Використовуйте звіт ПІІ, щоби забезпечити видалення ПІІ фізичної особи відповідальною за захист даних. Після видалення знову створіть звіт, щоби переконатися, що всі дані були видалені.

Право на переносність даних. Використовуйте звіт ПІІ, щоби зібрати всі наявні дані про фізичну особу й передати їх для перенесення в інше середовище.

Обов’язок повідомляти про порушення. Якщо ви вважаєте, що у вашій організації стався витік даних, наші рішення допоможуть вам створити звітність по всіх порушених записах, що містять ПІІ, щоби обов’язково сповістити відповідні установи та постраждалих осіб вчасно упродовж 72-годинного «вікна».

Запобігання витоку даних. Контролюйте свої сховища в режимі реального часу, щоби знайти будь-яку особисту інформацію, яка не повинна там знаходитися. Наприклад, номери кредитних карток не повинні зберігатися в службах обміну повідомленнями кінцевих користувачів, як-от в електронних листах. При виявленні таких випадків ви зможете швидко вжити заходів щодо їх усунення.