Інфраструктура друку на аутсорсингу: як це влаштовано у Галнафтогазі

Мережа без кордонів та робота 24/7

Перед вибором рішення для офісного друку компанія ставила перед собою дві ключові цілі: досягти безперебійності сервісів друку та мати можливість користуватися друкарським обладнанням, незалежно від офісу чи локації, на якій знаходиться працівник.

 

"Друкарські процеси не є ключовими в компанії, адже ми знаходимося на шляху цифрової трансформації бізнесу. Але окремі процеси через законодавчі та інші обмеження потребують обов’язкового друку супровідного документа, — розповідає Микола Горак, начальник управління технічної підтримки Концерну Галнафтогаз. — Наші нафтобази працюють 24/7, а виїзд паливовозів неможливий без попереднього друку товарно-транспортних накладних. Саме тому безперебійні сервіси друку є надзвичайно важливими для нас".

 

До того ж компанія слідує концепції "мережа без кордонів". Відповідно до неї, кожен працівник має мати безперешкодний доступ до всіх інформаційних сервісів, незалежно від того, де він знаходиться. Сервіси друку не є виключенням та підпадають під дану концепцію.

До знайомства з Konica Minolta, Галнафтогаз користувався сервісами інших провайдерів. "Часті поломки обладнання для друку призводили до простою паливовозів, а відсутність програмного забезпечення для управління процесами друку спричиняло надлишкове використання паперу та порушення правил інформаційної безпеки, — продовжує свою історію Микола Горак. — Працівники відправляли завдання для друку на загальний принтер, що відразу починав друкувати. Будь-хто міг побачити або забрати надрукований документ з конфіденційною інформацією".

 

Не менш важливою потребою для компанії була інтеграція пристроїв з LDAP каталогом та системою управління контролем доступу.

Розумне керування процесами друку

Рішення Konica Minolta працюють у 29 офісах, що розподілені по всій Україні. Наразі у Галнафтогазі інстальовано та обслуговується 87 багатофункціональних пристроїв bizhub від Konica Minolta. Для керування процесами друку компанія обрала SafeQ. Всі пристрої Konica Minolta обладнані вбудованими терміналами та картридерами.

 

Завдяки використанню SafeQ Галнафтогаз отримує переваги підвищеної безпеки при друці корпоративних документів. Всі пристрої Konica Minolta поєднані між собою, а користувач може автентифікуватися для роботи з БФП у будь-якому з офісів за допомогою персонального коду або магнітної картки, що одночасно слугує і перепусткою в офіс. Система автентифікації контролює доступ до даних та дає можливість встановлювати різні типи доступу до обладнання.

 

Коли користувач відправляє завдання для друку, воно потрапляє на сервер SafeQ. У будь-який час користувач може надрукувати це завдання на будь-якому принтері в приміщенні та поза його межами, автентифікувавшись вищевказаним способом. В рамках даного рішення фінансовий департамент отримує всі необхідні звіти для розподілення витрат на друк всередині компанії та серед окремих проєктів. Аналізуючи завдання для друку, копіювання та сканування, SafeQ також допомагає виявити потенційні вузькі місця у деяких операційних процесах.

 

У 2019 році, відчувши потребу в переході з SafeQ 4 на новішу версію (SafeQ 6), "Концерн Галнафтогаз" оголосив тендер на закупівлю ліцензій. Поряд зі звичними ліцензіями, Konica Minolta Ukraine запропонувала комплексну послугу з їх інсталяції, консалтингу та навчання персоналу. Так компанія вчергове перемогла у тендері, зарекомендувавши себе як експерта в галузі управління паперовим документообігом.

Зручно, ефективно, безперебійно

"Я вважаю, що ми на 100% досягли поставлених цілей. Після переходу на аутсорсинг друку від Konica Minolta кількість інцидентів щодо несправності обладнання зменшилась з 700 до 20 на рік. При цьому сервіси друку залишалися доступними та жодного разу не зупинялися, — розповідає про результати Микола Горак. — Був нетривалий період адаптації та навчання. Але згодом наші працівники перестали звертатися до спеціалістів з ІТ підтримки з питань щодо роботи БФП. Вони друкують, копіюють, сканують та розпізнають документи будь-де без зайвих питань та дій".

 

За словами пана Миколи, одним із позитивних результатів співпраці є максимальне розвантаження IT-спеціалістів. Вони не витрачають свій час на обслуговування пристроїв для друку, замовлення тонеру та виклики сервісних інженерів. Система віддаленого моніторингу дозволяє Konica Minolta передбачати несправності обладнання, завчасно на них реагувати та доставляти витратні матеріали. Суттєво також знизилась вартість повнокольорового відбитка внаслідок використання коефіцієнтів заповнення.

Тепер працівники Галнафтогазу використовують декілька найпростіших робочих процесів, які були передбачені рішенням. Однак Микола Горак вже планує ініціювати автоматизацію кількох бізнес-процесів, пов’язаних з паперовим документообігом. За період співпраці у компанії було також впроваджено сервіс програмного розпізнавання друкованих матеріалів при використанні Abby Recognition Server.

Про Концерн Галнафтогаз

Концерн Галнафтогаз (мережа АЗК "ОККО") — одна з найбільших автозаправних мереж в Україні. До складу компанії входить понад 400 автозаправних комплексів під брендом ОККО. У структурі компанії діє найбільша в Україні мережа закладів харчування в дорозі — 400 кафе (на кожному АЗК) та 41 ресторан, які працюють під брендами A la minute, Pasta Mia та Meiwei. На автозаправних комплексах працюють 400 мінімаркетів з асортиментом близько 2000 позицій.



Окрім цього підрозділи мережі ОККО займаються продажем нафтопродуктів корпоративним клієнтам в роздріб, великим та малим гуртом, надають послуги з експертизи якості пального, зберігання і транспортування нафтопродуктів. У мережі ОККО діє 10 нафтобаз і 19 стаціонарних та мобільних лабораторій контролю якості нафтопродуктів.