Керовані витрати на процеси створення документів: як це влаштовано у "Хеліос Україна"

Керовані витрати на процеси створення документів: як це влаштовано у "Хеліос Україна"

Керовані витрати на процеси створення документів: як це влаштовано у "Хеліос Україна"

Швидкі та зручні процеси роботи зі створення документів, як-от друк, копіювання і сканування, та новий рівень сервісу під час користування офісними хабами: аутсорсинг друку для "Хеліос Україна".


"Хеліос Україна" входить до складу групи компаній — світового лідера з виробництва лакофарбових матеріалів — Kansai Paint Group. Тут виробляють покриття для дорожньої розмітки, для металообробної та деревообробної промисловості й декоративні покриття. 

Створення документів залишається важливим процесом у компанії: тут щодня друкують рахунки, накладні, договори, наліпки. Але неспроможність спрогнозувати витрати на друк, постійні проблеми з якістю та швидкістю друку документів, а також обслуговуванням обладнання стали мотиваторами для керівництва "Хеліос Україна" звернутися за консультацією до Konica Minolta.

Не останню роль під час прийняття рішення щодо співпраці з Konica Minolta відіграв попередній успішний досвід роботи за такою моделлю колег з інших європейських офісів компанії.

ПРОБЛЕМА

ПРОБЛЕМА

"Ми хотіли друкувати якісні документи, мати гарний сервіс і можливість прогнозувати витрати"


"Раніше в нас був парк із 25 невеликих принтерів, які часто виходили з ладу з різних причин, — говорить IT-директор компанії "Хеліос Україна" Павло Смаглій. — Проблеми були чи не щодня: ми гаяли свій час на їх розв'язання. Необхідно було мати чималий запас картриджів, щоб швидко їх міняти. Проте не завжди вдавалось якісно та одразу відновити роботу пристроїв, щось замінити, часом виникав брак. Страждала і якість друку. Також нам необхідно було розуміти, скільки друкує кожен працівник". 

quotation marks

Проблеми були чи не щодня: ми гаяли свій час на їх розв'язання. Проте не завжди вдавалось якісно та одразу відновити роботу пристроїв, щось замінити, часом виникав брак

Павло Смаглій

IT-директор компанії "Хеліос Україна"


За словами пана Павла, в Україні не так багато компаній, які могли б професійно розв'язати їхні проблеми. Перед Konica Minolta компанія "Хеліос Україна" поставила два завдання: збільшити точність прогнозування витрат з поліпшенням контролю їхнього розподілу та забезпечити максимально автономну роботу процесів створення документів.


 

РІШЕННЯ

РІШЕННЯ

Раціональний розподіл технологічних, фінансових та адмінресурсів

 

Зараз "Хеліос Україна" користується 9 офісними багатофункціональними пристроями bizhub: 7 у Черкасах, та по одному в Києві та Дніпрі. Усі хаби Konica Minolta поєднані між собою, а користувач може автентифікуватися для роботи з БФП у будь-якому офісі чи виробничому приміщенні за допомогою персонального коду або магнітної картки, яка одночасно слугує перепусткою. Більше не потрібно думати, яким девайсом користуватися. Ба більше, система аутентифікації контролює доступ до даних і дозволяє встановлювати різні типи доступу до обладнання. 

З комплексним рішенням від Konica Minolta компанія має змогу не просто керувати пристроями, а і відстежувати кожне завдання на друк, копіювання чи сканування. Керівники централізовано й самостійно контролюють доступ користувачів до офісних хабів. Це суттєво підвищує свідомість працівників та мотивує раціонально споживати ресурси компанії.

Такий підхід робить процес створення документів у компанії більш захищеним і запобігає витоку конфіденційної інформації. Аналізуючи завдання для друку, копіювання та сканування, рішення також допомагає виявити потенційні вузькі місця в операційних процесах.


 

РЕЗУЛЬТАТ

РЕЗУЛЬТАТ

Чіткий розподіл витрат і відхід від непрофільної діяльності


"Ми працюємо з Konica Minolta вже третій рік поспіль. Наші очікування повністю виправдані. Раніше планування бюджету на процеси створення документів у компанії було не чітким, нам важко було спрогнозувати витрати. Ми ж хотіли до кінця розуміти, скільки витрачає кожен наш відділ. Тепер ми точно знаємо, хто і скільки друкує, та маємо змогу розподіляти витрати. Наприклад, якщо завтра відкриємо новий офіс, то зможемо повністю спланувати бюджет".

Також, за словами пана Павла, працівники помітили кращу швидкість та якість друку, а також зручність під час сканування документів, з чим у минулому теж виникали проблеми. Konica Minolta повністю дбає про безперебійність процесів створення документів — сьогодні в "Хеліос Україна" майже не витрачають на це час.

 

 

Про "Хеліос Україна"

Про "Хеліос Україна"
image-6.jpg

"Хеліос Україна" входить до складу групи компаній — світового лідера з виробництва лакофарбових матеріалів — Kansai Paint Group. Тут виробляють покриття для дорожньої розмітки, для металообробної та деревообробної промисловості й декоративні покриття. 

Продукти компанії відповідають високим стандартам захисту довкілля і характеризуються прагненням до інновацій.

Ми на зв'язку

Ми на зв'язку

Зацікавило рішення?

Залишіть коротку інформацію про себе і ми зв'яжемося з вами для обговорення деталей

Так, я надаю згоду на отримання інформації:

щодо актуальних продуктів та послуг компанії Konica Minolta Ukraine Subsidiary Enterprise та інших асоційованих компаній у межах групи, що відповідають моїм інтересам. Дані будуть опрацьовані відповідно до Політики конфіденційності компанії.

Поля з * обов'язкові для заповнення.

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings