Аутсорсинг процесів створення документів для "Фуджікура"

Аутсорсинг процесів створення документів для "Фуджікура"

Аутсорсинг процесів створення документів для "Фуджікура"

Як "Фуджікура", де паперовий документообіг відіграє одну з важливих ролей, вдалося назавжди забути про фінансові збитки від простоювання друкарського обладнання, позбутися неконтрольованих витрат на друк і налагодити професійне керування процесами створення документів

Відхід від нецільових інвестицій, можливості для планування бюджету і безперебійність офісного друку


Компанія "Фуджікура" виготовляє оптичне волокно, телекомунікації та кабельні джгути для найбільших виробників автомобілів у світі.
 
Попри тотальну цифровізацію, друк документів у компанії залишається важливим процесом. Тут чимало департаментів щодня та у великій кількості друкують, сканують і копіюють паперові інвойси, інструкції та тренінгову інформацію, брошури тощо.

"Нам важливо, щоб друк був безперебійним, — говорить керівник ІТ відділу компанії "Фуджікура" Олег Корбутяк. — Простоювання критичне відразу для декількох департаментів, безпосередньо пов'язаних із виробництвом: якості, імпорту, експорту, логістики. Офісне друкарське обладнання через несправність або очікування заміни витратних матеріалів може завдати компанії чималих збитків. До старту проєкту з Konica Minolta в нас працювало кілька принтерів. Ми самостійно їх обслуговували, замовляли та замінювали витратні матеріали — усе лягало на наші плечі. Було доволі незручно". 

quotation marks

Нам важливо, щоб друк був безперебійним. Простоювання критичне відразу для декількох департаментів, безпосередньо пов'язаних із виробництвом: якості, імпорту, експорту, логістики. Офісне друкарське обладнання через несправність або очікування заміни витратних матеріалів може завдати компанії чималих збитків

Олег Корбутяк

Керівник ІТ відділу компанії "Фуджікура"

Передумови

Передумови

Неконтрольований друк


Але головна проблема була в іншому — неконтрольований друк: працівники друкували скільки завгодно та й що завгодно, не аналізуючи доцільність. Відповідно, використовувалося більше паперу і витратних матеріалів, через що бюджет на друк регулярно перевищувався, ба більше, ми не могли його спланувати.
 
За словами пана Олега, вперше про рішення аутсорсингу друку від Konica Minolta вони дізналися від своїх колег з румунського офісу "Фуджікура". Їхній успішний досвід та рекомендації змотивували керівництво українського представництва звернутися за консультацією до Konica Minolta Ukraine. Згодом таке ж рішення впровадили в офісі "Фуджікура" в Молдові.

Рішення

Рішення

Розумний баланс: сучасне обладнання, програмний застосунок та досконале сервісне обслуговування


"Перед Konica Minolta ми поставили кілька завдань: зробити друк документів контрольованим і безперебійним, забезпечити можливість планувати бюджет на нього і, як наслідок, керувати витратами. Сьогодні в нас інстальовано 10 офісних багатофункціональних пристроїв bizhub. Цього достатньо і для потреб офісних співробітників, і для виробництва".
 
За словами керівника ІТ відділу компанії "Фуджікура" Олега Корбутяка, рішення не було б таким функціональним без програмного застосунку для керування інфраструктурою друку SafeQ. Це рішення дає змогу керувати пристроями, витратами та доступом користувачів до офісних хабів.
 
Всі пристрої Konica Minolta поєднані між собою, а користувач може автентифікуватися для роботи з БФП в офісі чи у виробничих приміщеннях за допомогою персонального коду або магнітної картки, що одночасно слугує і перепусткою. Система автентифікації контролює доступ до даних та дає можливість встановлювати різні типи доступу до обладнання.
 
Такий підхід також робить паперовий документообіг в компанії захищенішим, запобігає витоку конфіденційної інформації. Аналізуючи завдання для друку, копіювання та сканування, SafeQ також допомагає виявити потенційні вузькі місця в операційних процесах.
 
Впровадження рішення відбулося легко: співробітники IT-відділу пройшли  коротке навчання під час інсталяції, а потім поширили цю інформацію між іншими колегами компанії. У разі нетипових ситуацій, працівники завжди можуть звернутися до локального сервісного інженера, який повсякчас реагує на всі дзвінки та запитання.

Результат

Результат

"Тепер не гаємо час на непрофільні задачі"


За словами пана Олега, тепер працівникам ІТ-відділу "Фуджікура" не потрібно відстежувати коли закінчується тонер. Цей процес автоматизований: все надсилається заздалегідь та формується невеликий запас витратних матеріалів. Тому вони більше не гають час і сили на непрофільні задачі.
 
"Якби ми самостійно обслуговували всі офісні принтери, нам знадобився б окремий фахівець у компанії. Він стежив би за цінами на запчастини й витратні матеріали, проводив тендери, купував би їх. Тепер про це дбає Konica Minolta, а ми займаємося своєю основною роботою. Це супер".
 
Регулярне та своєчасне сервісне обслуговування пристроїв локальним сервісним інженером також запобігає простоюванням обладнання та дає змогу вирішувати критичні інциденти максимально швидко.

 

Про компанію "Фуджікура"


Компанія "Фуджікура" заснована у 1885 році з головним офісом в Японії та 50 000 працівниками по всьому світові. Компанія "Фуджікура" виготовляє оптичне волокно, телекомунікації та кабельні джгути для найбільших виробників автомобілів у світі.

Ми на зв'язку

Ми на зв'язку

Зацікавило рішення?

Залишіть коротку інформацію про себе і ми зв'яжемося з вами для обговорення деталей

Так, я надаю згоду на отримання інформації:

щодо актуальних продуктів та послуг компанії Konica Minolta Ukraine Subsidiary Enterprise та інших асоційованих компаній у межах групи, що відповідають моїм інтересам. Дані будуть опрацьовані відповідно до Політики конфіденційності компанії.

Поля з * обов'язкові для заповнення.

Зверніть увагу! Ваші чинні налаштування cookie не дозволять вам отримувати наші матеріали на email. Щоби дозволити, оновіть ваші налаштування cookie