Аутсорсинг процесів створення документів для "Фуджікура"

Неконтрольований друк

Але головна проблема була в іншому — неконтрольований друк: працівники друкували скільки завгодно та й що завгодно, не аналізуючи доцільність. Відповідно, використовувалося більше паперу і витратних матеріалів, через що бюджет на друк регулярно перевищувався, ба більше, ми не могли його спланувати.
 
За словами пана Олега, вперше про рішення аутсорсингу друку від Konica Minolta вони дізналися від своїх колег з румунського офісу "Фуджікура". Їхній успішний досвід та рекомендації змотивували керівництво українського представництва звернутися за консультацією до Konica Minolta Ukraine. Згодом таке ж рішення впровадили в офісі "Фуджікура" в Молдові.

Розумний баланс: сучасне обладнання, програмний застосунок та досконале сервісне обслуговування

"Перед Konica Minolta ми поставили кілька завдань: зробити друк документів контрольованим і безперебійним, забезпечити можливість планувати бюджет на нього і, як наслідок, керувати витратами. Сьогодні в нас інстальовано 10 офісних багатофункціональних пристроїв bizhub. Цього достатньо і для потреб офісних співробітників, і для виробництва".
 
За словами керівника ІТ відділу компанії "Фуджікура" Олега Корбутяка, рішення не було б таким функціональним без програмного застосунку для керування інфраструктурою друку SafeQ. Це рішення дає змогу керувати пристроями, витратами та доступом користувачів до офісних хабів.
 
Всі пристрої Konica Minolta поєднані між собою, а користувач може автентифікуватися для роботи з БФП в офісі чи у виробничих приміщеннях за допомогою персонального коду або магнітної картки, що одночасно слугує і перепусткою. Система автентифікації контролює доступ до даних та дає можливість встановлювати різні типи доступу до обладнання.
 
Такий підхід також робить паперовий документообіг в компанії захищенішим, запобігає витоку конфіденційної інформації. Аналізуючи завдання для друку, копіювання та сканування, SafeQ також допомагає виявити потенційні вузькі місця в операційних процесах.
 
Впровадження рішення відбулося легко: співробітники IT-відділу пройшли  коротке навчання під час інсталяції, а потім поширили цю інформацію між іншими колегами компанії. У разі нетипових ситуацій, працівники завжди можуть звернутися до локального сервісного інженера, який повсякчас реагує на всі дзвінки та запитання.

"Тепер не гаємо час на непрофільні задачі"

За словами пана Олега, тепер працівникам ІТ-відділу "Фуджікура" не потрібно відстежувати коли закінчується тонер. Цей процес автоматизований: все надсилається заздалегідь та формується невеликий запас витратних матеріалів. Тому вони більше не гають час і сили на непрофільні задачі.
 
"Якби ми самостійно обслуговували всі офісні принтери, нам знадобився б окремий фахівець у компанії. Він стежив би за цінами на запчастини й витратні матеріали, проводив тендери, купував би їх. Тепер про це дбає Konica Minolta, а ми займаємося своєю основною роботою. Це супер".
 
Регулярне та своєчасне сервісне обслуговування пристроїв локальним сервісним інженером також запобігає простоюванням обладнання та дає змогу вирішувати критичні інциденти максимально швидко.

 

Про компанію "Фуджікура"

Компанія "Фуджікура" заснована у 1885 році з головним офісом в Японії та 50 000 працівниками по всьому світові. Компанія "Фуджікура" виготовляє оптичне волокно, телекомунікації та кабельні джгути для найбільших виробників автомобілів у світі.