Автоматизація обробки логістичних документів

Як позбутися рутини?


Рахунки-фактури, пакувальні листи, сертифікати якості, довіреності, контракти, облікові картки… Логістичні документи потребують надто багато часу та уваги працівників: просканувати документ, надіслати поштою працівнику, який має його підписати, зберегти, надіслати, перенести до спеціальної теки тощо.

Професіонал, який має справу з повторювальними ручними завданнями — це не просто марно витрачений талант, це марна трата часу та грошей. Більшість документальної рутини можна автоматизувати. Експерти Konica Minolta допоможуть визначити точки зростання ефективності ваших робочих процесів, розробити проєкт їхньої оптимізації та впровадити найсучасніші цифрові рішення в інфраструктуру компанії.
 

Автоматизуємо все, що заманеться

Konica Minolta співпрацює зі світовими лідерами, розробниками платформ та програмного забезпечення, як-от Microsoft, Kofax, ABBYY, Hyland, M-Files, ба більше, володіє власним портфоліо програмних рішень, які дають змогу задовольнити будь-які потреби бізнесу, пов'язані з керуванням документообігом.

Ми оптимізовуємо всі процеси, в які залучений документ:

  • погодження контрактів, рахунків-фактур, службових записок,
  • звірку, перетворення та класифікацію документів,
  • впроваджуємо електронний архів,
  • допомагаємо з міграцією даних під час переходу у хмару.

Як робити звірку видаткових накладних в 10 разів швидше

Коли постачальник відправляє продукцію клієнтам, він зобов’язаний отримати від них підписані видаткові накладні — це необхідно для фінансової звітності. Звірка видаткових накладних — приклад трудомісткої роботи, автоматизація якої скоротила час на її виконання майже в 10 разів.

Раніше ми, як і більшість компаній досі, робили це вручну. Опрацювання накладних, що повернулися впродовж місяця, займало у співробітників близько 5 робочих днів.

Для оптимізації цього процесу ми побудували автоматичний процес, за яким БФП сканує накладні, розпізнає певні дані з документів та ідентифікує їх. Далі система знаходить клієнта в ERP та відмічає, що накладна отримана, тобто операція закрита.
 
Отже, задача звелася до чотирьох простих кроків:

  • Працівник завантажує стопку накладних, що повернулися, у БФП.
  • Система розпізнає документи та зіставляє їх з операціями клієнтів в ERP.
  • Система автоматично закриває операції клієнтів, документи від яких вже отримані та формує список клієнтів, від яких підписані оригінали не повернулися.
  • За натисканням однієї кнопки, система надсилає листи з нагадуванням про необхідність передачі документів.
Після автоматизації цього процесу, час на його обробку за місяць сумарно не перевищує 3-4 годин. Кількість помилок наблизилася до нуля.
Хочу таке рішення

Як це працює

Як це працює

ПРОЦЕС АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБРОБКИ ЛОГІСТИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ

Аналізуємо чинні логістичні процеси

Кожна компанія унікальна, ми не калькуємо рішення однієї на іншу. Тому першим та найважливішим кроком є ​​ретельний наскрізний аналіз ваших чинних логістичних процесів та інфраструктури.
Крок 1 1

Розробляємо проєкт оптимізованих процесів

Експерти Konica Minolta працюють за спеціальною методологією: знаходять "вузькі горла" в процесах, визначають потенціал для збільшення ефективності та реальні потреби вашої компанії.
Крок 2 2

Впроваджуємо рішення та забезпечуємо сервісну підтримку

Разом з командою клієнта визначаємо пріоритети та комплексно впроваджуємо рішення. Далі забезпечуємо повне сервісне обслуговування інфраструктури та ліцензування необхідного ПЗ.
Крок 3 3

Масштабуємо рішення

Наші клієнти розуміють, що спроба поєднати системи та рішення від різних постачальників часто ускладнює процеси та розмиває межі відповідальності між постачальниками послуг.
Крок 4 4

Ми на зв'язку

Ми на зв'язку

Зацікавило рішення?

Наші експерти на зв’язку щоби надати вам кваліфіковану консультацію щодо оптимізації логістичного документообігу

Так, я надаю згоду на отримання інформації:*

щодо актуальних продуктів та послуг компанії Konica Minolta Ukraine Subsidiary Enterprise та інших асоційованих компаній у межах групи, що відповідають моїм інтересам. Дані будуть опрацьовані відповідно до Політики конфіденційності компанії.

Поля з * обов'язкові для заповнення.

Зверніть увагу! Ваші чинні налаштування cookie не дозволять вам отримувати наші матеріали на email. Щоби дозволити, оновіть ваші налаштування cookie