Автоматизація обробки первинних документів

Скажіть "ні" виснажливій та повторюваній ручній роботі

ЯК ПЕРЕТВОРИТИ КЕРУВАННЯ ПЕРВИННИМИ ДОКУМЕНТАМИ З АДМІНІСТРАТИВНОЇ РУТИНИ В КОНКУРЕНТНУ ПЕРЕВАГУ


Збільште ефективність адміністративних процесів, автоматизуйте обробку первинних документів. Успішному бізнесу варто керувати даними та точно обробляти рахунки-фактури, видаткові накладні, акти тощо. Це підтримує бізнес та здорові стосунки з постачальниками та клієнтами. Konica Minolta допомагає компаніям взяти під контроль і впорядкувати свої фінансові папери за допомогою цифрових рішень для керування первинними документами.

Ваша команда досі віддає перевагу обробці первинної документації вручну? Такий підхід призводить до повільної обробки документів і рахунків та безлічі помилок у звітах через неправильні цифри. Навіть якщо рахунки-фактури приходять у цифровому вигляді, багато компаній досі друкують їх і зберігають у вигляді паперових копій. 

 

Invoice Processing costs infographic Invoice Processing time infographic

 

Як працює цифрове управління рахунками-фактурами

За допомогою керування цифровими рахунками від Konica Minolta ви зможете охоплювати всі отримані рахунки, забезпечуючи їх правильне відображення у вашій системі. Усі відповідні деталі рахунку, як-от фактура, номер рахунку тощо автоматично обробляються, перевіряються й фіксуються за допомогою розпізнавання тексту й застосування інтелектуальних алгоритмів. Це означає, що всі ваші рахунки безпечно зберігаються, і ви завжди можете отримати до них доступ із будь-якого зручного робочого місця. 

 

Крім того, усі ці зафіксовані рахунки миттєво направлятимуться до відповідних відділів. 

 

Переваги розумного управління рахунками-фактурами

Рішення для обробки рахунків від Konica Minolta пропонують вільну інтеграцію в наявні системи планування ресурсами підприємства. Зрештою йдеться про зменшення обробки рахунків вручну, уникнення помилок, скорочення часу, потрібного на обробку рахунків, та зниження витрат, власне, на процес обробки рахунків. 

quotation marks

“З рішеннями Konica Minolta для автоматизації процесу роботи з рахунками, ми допомагаємо компаніям розвантажити IT департамент та бухгалтерію.”

Як проводити звірку видаткових накладних в 5 разів швидше

Коли постачальник відправляє продукцію клієнтам, він зобов’язаний отримати від них підписані видаткові накладні — це необхідно для фінансової звітності. Звірка видаткових накладних — приклад трудомісткої роботи, автоматизація якої скоротила час на її виконання в 5 разів.

Раніше ми, як і більшість компаній досі, робили це вручну. Опрацювання накладних, що повернулися впродовж місяця, займало у співробітників близько трьох робочих днів.

Для оптимізації цього процесу ми побудували автоматичний процес, за яким БФП сканує накладні, розпізнає певні дані з документів та ідентифікує їх. Далі система знаходить клієнта в ERP та відмічає, що накладна отримана, тобто операція закрита.
 
Отже, задача звелася до чотирьох простих кроків:
  • Працівник завантажує стопку накладних, що повернулися, у БФП;
  • Система розпізнає документи та зіставляє їх з операціями клієнтів в ERP
  • Система автоматично закриває операції клієнтів, документи від яких вже отримані та формує список клієнтів, від яких підписані оригінали не повернулися
  • За натисканням однієї кнопки, система надсилає листи з нагадуванням про необхідність передачі документів.
Після автоматизації цього процесу, час на його обробку за місяць сумарно не перевищує 4-5 годин. Кількість помилок наблизилася до нуля.

Обробка первинних документів

Обробка первинних документів

Обладнання
hardware icon
Офісні хаби Konica Minolta

Сучасні БФП стають інтелектуальними офісними хабами. Друк документів — не пріоритет для компаній, але все ще залишається елементом їхніх ключових бізнес-процесів. Традиційний аутсорсинг друку від Konica Minolta є однією зі складових комплексного рішення для обробки первинних документів.

Програмне забезпечення
software icon
Програмне забезпечення

В портфоліо Konica Minolta десятки програмних рішень для обробки документів і керування ними — будь-яке з них може бути впроваджене для автоматичної обробки первинних документів. Такі рішення підлаштовуються до чинних корпоративних політик та бізнес-процесів, знижують кількість помилок, забезпечують прозорість виконання роботи та усувають "вузькі місця" в робочих процесах.

Сервіси
service icon
Аналіз бізнес-процесів

Кожна компанія унікальна, тому калькувати рішення однієї на іншу не варто. Аналіз бізнес-процесів принесе розуміння, в якому напрямку рухатись: що міняти, а що краще залишити, які платформи, апаратне та програмне забезпечення найкраще працюватимуть в конкретному випадку. За плечима аналітиків Konica Minolta понад 300 комплексних аналізів процесів в компаніях.

Автоматизація обробки первинних документів

Автоматизація обробки первинних документів

Invoice Processing - Key Features

В портфоліо Konica Minolta десятки рішень для обробки документів і керування ними — будь-яке з них може бути впроваджене для автоматичної обробки первинних документів. Такі рішення підлаштовуються до чинних корпоративних політик та бізнес-процесів, знижують кількість помилок, забезпечують прозорість виконання роботи та усувають "вузькі місця" в робочих процесах. 

 

Незалежно від способу отримання первинних документів у вашій організації: у паперовій формі або у вигляді вкладення до електронного листа, автоматичне рішення дуже швидко обробляє інформацію, упорядковує та доставляє ці документи визначеним людям чи системам за заданою логікою.

   

   

Значок "Швидкість"

Автоматизовані робочі процеси, які позбавляють ручної роботи.

Значок функції "Зручність"

Миттєвий доступ до документів, які чекають на обробку. Більше не потрібно довго шукати необхідні папери серед корпоративних документів — ви матимете доступ до необхідних будь-коли й будь-де. 

Значок функції "Мобільність"

Погоджувати документи можна навіть у смартфоні — все працює, де б ви та ваші колеги не знаходилися.

Значок функції "Якість"

Перевірка документів у реальному часі для швидшого виявлення помилок, розв'язання питань і покращення відносин із продавцями та постачальниками. 

Productivity feature icon

Алгоритмізована цифрова обробка всіх необхідних документів.

Ми на зв'язку

Ми на зв'язку
Так, я надаю згоду на отримання інформації:*

щодо актуальних продуктів та послуг компанії Konica Minolta Ukraine Subsidiary Enterprise та інших асоційованих компаній у межах групи, що відповідають моїм інтересам. Дані будуть опрацьовані відповідно до Політики конфіденційності компанії.

Поля з * обов'язкові для заповнення.

Зверніть увагу! Ваші чинні налаштування cookie не дозволять вам отримувати наші матеріали на email. Щоби дозволити, оновіть ваші налаштування cookie