Імовірно, немає нічого фундаментальнішого за контракт. Якщо фінанси — це кров компанії, то контракти — це сполучна тканина довіри та порозуміння, яка утримує все разом. Але у більшості компаній контракти залишаються залежними від застарілих паперових процесів. Це призводить до:
- необхідності фізичного архівування. Архів займає багато місця, а сам процес є трудомістким, потребує часу та ресурсів;
- витрат часу на пошук документів;
- відсутності можливості своєчасно відстежувати та аналізувати процес;
- пропущених строків виконання робіт або оплат;
- ненавмисного продовження контракту, що, своєю чергою, може призвести до небажаних витрат;
- помилок у поводженні з паперами, які, так само, можуть призвести до стягнень, втрати можливостей та потенційно дорогих юридичних перевірок.
Станьте ефективнішими, керуйте контрактами у цифровому середовищі
Безумовно, керувати паперовими копіями контрактів важко. Всі проблеми, пов'язані з ручною обробкою, вирішуються за допомогою цифрової системи керування контрактами. Оцифрування контрактів видаляє папір з процесу, спрощує зберігання та пошук контрактів, переміщуючи їх в єдине цифрове сховище даних.
Але кожен бізнес унікальний, тому процес вибору та впровадження ідеального рішення повинен бути ретельно продуманим. Konica Minolta, під час розробки проєкту рішення, враховує бізнес-середовище та робочі процеси кожної компанії. Індивідуальні рішення з керування контрактами розробляються із врахуванням потреб замовника.
Цифрова система керування контрактами від Konica Minolta сканує та автоматично індексує кожен документ, надсилаючи сповіщення відповідальним працівникам, сторонам та підписантам. Всі контракти зберігаються в єдиному цифровому сховищі, а зацікавлені сторони знають, що відбувається. Серед переваг такої системи: менша кількість людських помилок, контроль версій та значно швидший процес погодження. Вся необхідна інформація знаходиться на відстані однієї кнопки — від контекстного пошуку по змісту всього договору до аналізу умов, його вартості та параметрів.