Цифрове керування контрактами: контролюйте всі договірні відносини
Прийшов час для більш розумного підходу до керування контрактами
Проблеми керування паперовими контрактами
Контракти лежать в основі всіх відносин у бізнесі — від відносин з клієнтами, постачальниками та партнерами до відносин із працівниками. Вони являються основою для довіри та порозуміння. Але цифровізацією процесу управління контрактами часто нехтують, піддаючи бізнес ризикам, що притаманні ручним процесам. Управляти паперовими контрактами нелегко. Архів займає офісні приміщення, введення та пошук даних займає багато часу, а порушення строків виконання робіт чи оплат може призвести до штафних санкцій. Konica Minolta, з використанням власних рішень, допомагає клієнтам перенести процеси управління контрактами на новий етап. Такі цифрові рішення допомагають компаніям спростити адміністрування усіх корпоративних угод та підвищити ефективність відповідного робочого процесу.
Імовірно, немає нічого фундаментальнішого за контракт. Якщо фінанси — це кров компанії, то контракти — це сполучна тканина довіри та порозуміння, яка утримує все разом. Але у більшості компаній контракти залишаються залежними від застарілих паперових процесів. Це призводить до:
- необхідності фізичного архівування. Архів займає багато місця, а сам процес є трудомістким, потребує часу та ресурсів;
- витрат часу на пошук документів;
- відсутності можливості своєчасно відстежувати та аналізувати процес;
- пропущених строків виконання робіт або оплат;
- ненавмисного продовження контракту, що, своєю чергою, може призвести до небажаних витрат;
- помилок у поводженні з паперами, які, так само, можуть призвести до стягнень, втрати можливостей та потенційно дорогих юридичних перевірок.
Станьте ефективнішими, керуйте контрактами у цифровому середовищі
Безумовно, керувати паперовими копіями контрактів важко. Всі проблеми, пов'язані з ручною обробкою, вирішуються за допомогою цифрової системи керування контрактами. Оцифрування контрактів видаляє папір з процесу, спрощує зберігання та пошук контрактів, переміщуючи їх в єдине цифрове сховище даних.
Але кожен бізнес унікальний, тому процес вибору та впровадження ідеального рішення повинен бути ретельно продуманим. Konica Minolta, під час розробки проєкту рішення, враховує бізнес-середовище та робочі процеси кожної компанії. Індивідуальні рішення з керування контрактами розробляються із врахуванням потреб замовника.
Цифрова система керування контрактами від Konica Minolta сканує та автоматично індексує кожен документ, надсилаючи сповіщення відповідальним працівникам, сторонам та підписантам. Всі контракти зберігаються в єдиному цифровому сховищі, а зацікавлені сторони знають, що відбувається. Серед переваг такої системи: менша кількість людських помилок, контроль версій та значно швидший процес погодження. Вся необхідна інформація знаходиться на відстані однієї кнопки — від контекстного пошуку по змісту всього договору до аналізу умов, його вартості та параметрів.
Керування контрактами: контролюйте всі договірні відносини
Контракти лежать в основі всіх відносин у бізнесі — від відносин з клієнтами, постачальниками та партнерами до відносин із працівниками. Вони є основою для довіри та порозуміння. Але цифровізацією процесу керування контрактами часто нехтують, піддаючи бізнес ризикам, що притаманні ручним діям. Керувати паперовими контрактами нелегко. Архів займає офісні приміщення, введення та пошук даних займає багато часу, а порушення строків виконання робіт чи оплат може призвести до штрафних санкцій.
Переваги для кожного в компанії
Рішення для керування контрактами від Konica Minolta допоможе вам відновити контроль над документами та договірними відносинами. Його впровадження пришвидшить процеси, допоможе заощадити кошти та розвантажити працівників, а також налагодити відносини між зацікавленими сторонами в компанії. Система стандартизує та автоматизує всі етапи керування контрактами — від запитів на укладення договорів до їх підписання з використанням електронних підписів.
Рішення для керування контрактами знижує ризики судових та аудиторських витрат, а також допомагає здійснювати фінансовий контроль. Система відправляє сповіщення щодо строків, погоджень, змін чи скасувань відповідальним особам для максимально ефективного використання всіх переваг контракту та запобіганню ризикам.
Рішення відповідає нормативам щодо захисту даних: пропонує можливості керування користувачами з подальшою автентифікацією для доступу. Це набагато безпечніше, аніж є у звичайних паперових архівах.
Повна відповідність нормативам
Відстеження всіх документів, пов'язаних з кожним контрактом, як-от електронних листів, протоколів, показників ефективності тощо
Контроль версій
Заощадження коштів внаслідок швидкого пошуку та використання всіх переваг контракту
Покращена прозорість завдяки централізованому керуванню контрактами
Максимальний захист даних завдяки безпечному створенню архівів і схваленню документів
Дотримання кінцевих термінів виконання роботи завдяки автоматичним нагадуванням
Ідеальна інтеграція з наявними CRM та ERP системами
Керування контрактами: електронна книга
Керування контрактами є основною функцією бізнесу. Вона охоплює як операційні, так і юридичні питання та лежить в основі всіх відносин у бізнесі — від відносин з клієнтами, постачальниками та партнерами до відносин із працівниками. Але для багатьох компаній найважливіша операційна задача, керування контрактами, залишається ручною та паперовою, тобто трудомісткою та неефективною.
