Управління цифровими контрактами: контролюйте всі договірні відносини

Прийшов час для більш розумного підходу до управління контрактами

Проблеми управління паперовими контрактами


Контракти лежать в основі всіх відносин у бізнесі — від відносин з клієнтами, постачальниками та партнерами до відносин із працівниками. Вони являються основою для довіри та порозуміння. Але цифровізацією процесу управління контрактами часто нехтують, піддаючи бізнес ризикам, що притаманні ручним процесам. Управляти паперовими контрактами нелегко. Архів займає офісні приміщення, введення та пошук даних займає багато часу, а порушення строків виконання робіт чи оплат може призвести до штафних санкцій. Konica Minolta, з використанням власних рішень, допомагає клієнтам перенести процеси управління контрактами на новий етап. Такі цифрові рішення допомагають компаніям спростити адміністрування усіх корпоративних угод та підвищити ефективність відповідного робочого процесу.

Імовірно, немає нічого фундаментальнішого за контракт. Якщо фінанси — це кров компанії, то контракти — це сполучна тканина довіри та порозуміння, яка утримує все разом. Але у більшості компаній контракти залишаються залежними від застарілих паперових процесів. Це призводить до: 


  • необхідності фізичного архівування. Архів займає багато місця, а сам процес є трудомістким, потребує часу та ресурсів;
  • витрат часу на пошук документів;
  • відсутності можливості своєчасно відстежувати та аналізувати процес ;
  • пропущених строків виконання робіт або оплат;
  • ненавмисного продовження контракту, що, в свою чергу, може призвести до небажаних витрат;
  • помилок у поводженні з паперами, які, в свою чергу, можуть призвести до стягень, втрати можливостей та потенційно дорогих юридичних перевірок.
Управління цифровими контрактами. Інфографіка


Вирішуйте проблеми в управлінні цифровими контрактами

Безумовно, управляти паперовими копіями контрактів важко. Всі проблеми, пов'язані з ручною обробкою, вирішуються за допомогою системи управління цифровими контрактами. Оцифрування контрактів видаляє папір з процесу, спрощує зберігання та пошук контрактів, переміщуючи їх в єдине цифрове сховище даних. 


Але кожен бізнес унікальний, тому процес вибору та впровадження ідеального рішення повинен бути ретельно продуманим. Konica Minolta, під час розробки проєкту рішення , враховує бізнес-середовище та робочі процеси кожної компанії. Індивідуальні рішення з управління контрактами розробляються із врахуванням потреб замовника. 


Система управління цифровими контрактами від Konica Minolta сканує та автоматично індексує кожен документ, надсилаючи сповіщення відповідальним працівникам, сторонам та підписантам.  Всі контракти зберігаються в єдиному цифровому сховищі, а зацікавлені сторони знають, що відбувається. Серед перенваг такої системи: менша кількість людських помилок, контроль версій та значно швидший процес погодження. Вся необхідна інформація знаходиться на відстані однієї кнопки — від текстового пошуку по змісту всього договору до аналізу умов, його вартості та параметрів. 

Управління контрактами: контролюйте всі договірні відносини

Контракти лежать в основі всіх відносин у бізнесі — від відносин з клієнтами, постачальниками та партнерами до відносин із працівниками. Вони являються основою для довіри та порозуміння. Але цифровізацією процесу управління контрактами часто нехтують, піддаючи бізнес ризикам, що притаманні ручним процесам. Управляти паперовими контрактами нелегко. Архів займає офісні приміщення, введення та пошук даних займає багато часу, а порушення строків виконання робіт чи оплат може призвести до штафних санкцій.

Управління контрактами

Управління контрактами


Обладнання
hardware icon
Обладнання для друку Konica Minolta

Шукаєте бездоганну ефективність цифрового друку? Ви щойно її знайшли. Промисловий друк і офісне апаратне забезпечення Konica Minolta є галузевим стандартом; наші пристрої пропонують революційну якість кольорового зображення, надшвидкий чорно-білий друк і опції обробки та брошурування найвищої якості під час друку, що відповідають вимогам специфікацій найскладніших завдань тощо. Незалежно від розміру чи галузі спеціалізації вашої компанії, наше друкарське апаратне забезпечення дає змогу створити друкарську інфраструктуру, керувати цифровим вмістом, доречно використовувати надсучасні вимірювальні засоби й досліджувати інші рішення, призначені для кардинальної зміни ваших робочих процесів.

Програмне забезпечення
software icon
Програмне забезпечення Konica Minolta

Дізнайтеся про безліч способів, у які програмне забезпечення Konica Minolta може покращити вашу роботу. Konica Minolta вирішує проблеми вашої компанії, відповідає різним стилям роботи й пропонує програмні рішення відповідно до потреб вашої галузі. Konica Minolta завжди ставить ваші потреби понад усе й відповідає вимогам до програмного забезпечення найвибагливіших міжнародних організацій. Використовуючи нашу систему, ви можете контролювати витрати на будь-яку друковану або копійовану продукцію, створювати розширені заходи безпеки для захисту конфіденційних документів від несанкціонованого доступу тощо.

Сервіси
service icon
Консалтинг та впровадження рішень

Наші досвідчені та кваліфіковані працівники дадуть відповіді на всі ваші запитання та покажуть, як користуватися продуктом. Наші служби працюють для вас у рамках системи підтримки, створеної, щоб ви й ваша компанія скористалися всіма перевагами наших рішень. Ми пропонуємо багато різних послуг, зокрема оптимізовані друкарські послуги, які поєднують консультування, впровадження апаратного й програмного забезпечення, керування робочим процесом із метою зменшення кількості документів і розумні сервіси безпеки для захисту вашого бізнесу.

Управління цифровими контрактами: контролюйте всі договірні відносини

Управління цифровими контрактами: контролюйте всі договірні відносини

Переваги для кожного у вашій компанії

Рішення для управління контрактами від Konica Minolta допоможуть вам відновити контроль над документами та контрактами. Їх впровадження пришвидшить процеси, допоможе заощадити кошти та розвантажити працівників, а також налагодити відносини з іншими зацікавленими сторонами в компанії. Система стандартизує та автоматизує всі етапи управління контрактами — від запитів на заключення договорів до їх укладення з використанням електронних підписів.


Такі системи знижують ризики судових та аудиторських витрат та допомагають здійснювати фінансовий контроль. Система відправляє сповіщення, в яких фіксуться будь-які строки, погодження, зміни чи скасування, а ваші команди управлінців можуть максимально ефективно використовувати всі переваги контрактів.


Рішення відповідають нормативам щодо захисту даних шляхом авторизації та персональних прав доступу, а це набагато безпечніше, аніж є у звичайних паперових архівах.

Переваги управління контрактами. Інфографіка
Покращена прозорість завдяки централізованому керуванню контрактами

Покращена прозорість завдяки централізованому керуванню контрактами

Відстеження всіх документів, пов'язаних з кожним контрактом (електронних листів, протоколів, показників ефективності тощо)

Заощадження коштів за рахунок швидкого пошуку та використання всіх переваг контракту

Заощадження коштів за рахунок швидкого пошуку та використання всіх переваг контракту

Дотримання кінцевих термінів виконання роботи завдяки автоматичним нагадуванням

Дотримання кінцевих термінів виконання роботи завдяки автоматичним нагадуванням

Контроль версій

Максимальний захист даних завдяки безпечному створенню архівів і схваленню документів

Максимальний захист даних завдяки безпечному створенню архівів і схваленню документів

Повна відповідність нормативам

Ідеальна інтеграція з наявними системами CRM/ERP

Ідеальна інтеграція з наявними системами CRM/ERP

Управління контрактами: електронна книга

Управління контрактами являється основною функцією бізнесу. Вона охоплює як операційні, так і юридичні питання та лежить в основі всіх відносин у бізнесі — від відносин з клієнтами, постачальниками та партнерами до відносин із працівниками. Але для багатьох компаній найважливіша організаційна задача, управління контрактами, залишається ручною та паперовою, тобто трудомісткою та неефективною.

Завантажити книгу
contract management e-book thumbnail

Ми на зв'язку

Ми на зв'язку

Наші експерти на зв’язку щоби надати вам кваліфіковану пораду щодо рішень для оптимізації процесу підписання контрактами та управління ними

Так, я надаю згоду на отримання інформації:*

щодо актуальних продуктів та послуг компанії Konica Minolta Ukraine Subsidiary Enterprise та інших асоційованих компаній у межах групи, що відповідають моїм інтересам. Дані будуть опрацьовані відповідно до Політики конфіденційності компанії.

Поля з * обов'язкові для заповнення.