Імовірно, немає нічого фундаментальнішого за контракт. Якщо фінанси — це кров компанії, то контракти — це сполучна тканина довіри та порозуміння, яка утримує все разом. Але у більшості компаній контракти залишаються залежними від застарілих паперових процесів. Це призводить до:
- необхідності фізичного архівування. Архів займає багато місця, а сам процес є трудомістким, потребує часу та ресурсів;
- витрат часу на пошук документів;
- відсутності можливості своєчасно відстежувати та аналізувати процес ;
- пропущених строків виконання робіт або оплат;
- ненавмисного продовження контракту, що, в свою чергу, може призвести до небажаних витрат;
- помилок у поводженні з паперами, які, в свою чергу, можуть призвести до стягень, втрати можливостей та потенційно дорогих юридичних перевірок.
Вирішуйте проблеми в управлінні цифровими контрактами
Безумовно, управляти паперовими копіями контрактів важко. Всі проблеми, пов'язані з ручною обробкою, вирішуються за допомогою системи управління цифровими контрактами. Оцифрування контрактів видаляє папір з процесу, спрощує зберігання та пошук контрактів, переміщуючи їх в єдине цифрове сховище даних.
Але кожен бізнес унікальний, тому процес вибору та впровадження ідеального рішення повинен бути ретельно продуманим. Konica Minolta, під час розробки проєкту рішення , враховує бізнес-середовище та робочі процеси кожної компанії. Індивідуальні рішення з управління контрактами розробляються із врахуванням потреб замовника.
Система управління цифровими контрактами від Konica Minolta сканує та автоматично індексує кожен документ, надсилаючи сповіщення відповідальним працівникам, сторонам та підписантам. Всі контракти зберігаються в єдиному цифровому сховищі, а зацікавлені сторони знають, що відбувається. Серед перенваг такої системи: менша кількість людських помилок, контроль версій та значно швидший процес погодження. Вся необхідна інформація знаходиться на відстані однієї кнопки — від текстового пошуку по змісту всього договору до аналізу умов, його вартості та параметрів.