Як 2020 рік вплинув на роботу співробітників Konica Minolta

Це спричинило хаос навколо багатьох рутинних процесів та кинуло виклик тому, як ми розвиваємося та будуємо ділові відносини. Цей незабутній рік, очевидно, залишить слід у багатьох компаніях та навіть сім’ях, і назавжди змінить наше життя та робочі процеси. Ми самі відчуваємо чому навчив нас минулий рік, та як тепер використовувати нові можливості майбутнього. Як і в природі, навіть критичні ситуації надають мешканцям екосистеми можливості для нового, більш стрімкого росту. Скористаймося цими можливостями, щоби сформувати краще робоче середовище в нашому бізнесі. Настав час відмовитися від давніх переконань щодо роботи. Ми повинні по-справжньому прийняти цифрову трансформацію з усіма її наслідками та можливостями.

Початок пандемії

Коли стало зрозуміло, що спалах коронавірусу перетвориться на глобальну пандемію, Konica Minolta Business Solutions негайно перенесла свої операції з офісу до дому. Це змінило типове життя 9000 працівників з 30 офісів Konica Minolta по всій Європі. А стало це можливим завдяки спільним зусиллям співробітників компанії, особливо IT, HR, керівних команд у різних офісах та нової дисциплінарної групи з питань коронавірусу.

Для безперервності бізнесу наших клієнтів ми збільшили здатність інтернету та розширили віддалену працездатність через VPN з 1000 до 9000 одночасних користувачів.

ІТ-середовище було розроблено з нуля, щоби бути гнучким. У пікові періоди приблизно 6,000 користувачів працювали віддалено одночасно — без проблем та збоїв.

Основою швидкого переходу стала наявна в нашій компанії інфраструктура цифрових робочих місць. Значна частина колег у всій Європі вже мала можливість працювати віддалено. Цифрові рішення на робочому місці, які ми надаємо своїм клієнтам, лягли в основу наших щоденних робочих процедур — наприклад, Microsoft Teams та хмарні рішення. Насправді цей різкий перехід призвів до подальшого прискорення нашої власної цифрової трансформації, її посилення та перетворення доступних цифрових опцій у прикладні рішення. На щастя, це було і в інших компаніях на всьому континенті — зокрема, для наших клієнтів та клієнтів наших клієнтів. 

У зв’язку з пандемією та локальними обмеженнями, які й далі впливають на організації сьогодні, деякі все ще не можуть віддалено виконувати певні операції, попри новітні технології.

Нова нормальність

Для Konica Minolta місяці після першого локдауна визначилися як «‎нова нормальність»‎, хоча вже тоді було зрозуміло — це тільки початок. Ми швидко запровадили нові способи роботи, а багатьом довелося взяти на себе додатковий виклик - оскільки в більшості країн школи були закриті та їх діти залишалися вдома,  

Робота продовжувалася — попри те, що вона змінилася. Команди почали зустрічатися та співпрацювати віддалено: географічні та фізичні бар’єри зникли. У компанії утворилася «цифрова основа», що ініціювала культурні зміни «знизу вгору». Тепер, щоби приєднатися до зустрічі, достатньо лише прийняти запит у Microsoft Teams.

Ми застосовували цифрові технології для підтримки безперервності роботи клієнтів, уникаючи фізичної присутності. Візьмемо, наприклад, службу обслуговування наших офісних друкарських пристроїв. Раніше для діагностики та усунення несправностей інженер з обслуговування мав відвідати клієнта. Тепер ми можемо не лише віддалено оцінювати несправності апаратного забезпечення, використовуючи наш власний засіб віддаленої візуальної підтримки AIRe Link, але також можемо віддалено розв’язувати проблеми за допомогою наших віддалених платформ підтримки. AIRe Link дає змогу командам підтримки бачити те, що бачать їхні клієнти — із власного домашнього офісу. Використання цієї технології не лише більш оперативне, ніж особиста зустріч, але також безпечніше та краще для процесів довкілля. За перший рік пілотного запуску AIRe Link у всій Європі було здійснено на 190,000 кілометрів службових поїздок менше — що зменшило викиди CO2 на 26,7 т.

Деякі команди застосували технологію віддаленого встановлення рішень: попередньо налаштовані пристрої транспортуються до клієнтів, інсталюються та тестуються дистанційно. Ці рішення продемонстрували потенціал нам та нашим клієнтам.

Через пів року після початку локдауна ми опитали 1,100 працівників у Німеччині, щоби дізнатися їхнє ставлення до нового способу роботи. Більшість відповідей були позитивними — ми зрозуміли, що настав час для кардинальних змін у роботі Konica Minolta. Схоже опитування у Великобританії показало, що наші колеги бажають самі обирати, йти їм до офісу чи залишитися вдома. Це зробило б роботу та життя збалансованим.
91 відсотків колег заявили, що в майбутньому бачать свою роботу більше вдома з інструментами для мобільної роботи. Для багатьох саме кризовий досвід змінив ставлення до мобільної та дистанційної роботи. Попри раптовість переходу, 60 відсотків респондентів були повністю задоволені доступністю та ефективністю систем. 70 відсотків наших співробітників схвально сприйняли ідею запровадження спільного робочого столу, що означає - віддалена взаємодія команди сталася.

Використовуючи MS Teams, наші колеги у Великобританії створили онлайн-рулетку, яка обирала трьох випадкових колег та створювала їм кава-брейки, замінюючи випадкові розмови на кухні в офісі.

Дочірня компанія у Великобританії отримала відгуки про те, що співробітники проводять занадто багато часу за ноутбуком. Ми нагадали людям, що Microsoft 365 і MS Teams можуть працювати з мобільних пристроїв, і заохотили пішохідні зустрічі. Кожного місяця ми впроваджували спортивні челенджі, щоби підігріти цікавість колег до здорового способу життя.

Закладання фундаменту нового робочого місця

Відбулася культурна зміна, у людей з’явилися нові очікування. Ми зрозуміли, що цим можна скористатися для залучення нових талантів: співробітники покоління Z прагнуть до work-life balance, тож ми мусимо зберегти позицію найкращого роботодавця.

Насамперед ми переглянули політику віддаленої роботи та культуру управління. Ми надали працівникам гнучкість щодо вибору місця роботи, адже віддалена робота — це вже не привілей, а даність.

Завдяки гнучкій політиці та культурі ми можемо задовольнити особисті уподобання.

Також ми переосмислили наші офіси: вони стали місцем для зустрічей та зв’язків, творчого процесу та нових ідей. Офіс став маяком для ідентифікації з компанією, місцем, де працівник отримує вигоду та перебуває в безпеці. Наприклад, у нашому логістичному центрі встановлене відеорішення, що дає змогу виявити підвищену температуру та людей, що не носять маску.

Наразі зрозуміло, що повернутися до “допандемічних” способів роботи вже не вийде. І ми б цього вже не хотіли, адже з перших вуст дізналися про цифрові можливості робочого місця. Застосування цифрових рішень на робочому місці розпочало глибоку цифрову трансформацію в нашому бізнесі.