Frigo Stahl: Інтелектуальний спосіб керування документами

Frigo Stahl: Інтелектуальний спосіб керування документами

Frigo Stahl: Інтелектуальний спосіб керування документами

Інтелектуальне рішення для управління інформацією M-Files допоміг Frigo Stahl пришвидшити реалізацію своїх проєктів

Компанія FRIGO STAHL, штаб-квартира якої розташована в грецькому місті Салоніки, має представництва по всьому Балканському регіону і є одним з провідних гравців будівельної галузі країни, що спеціалізується на повному спектрі проєктів "під ключ": комерційному та промисловому будівництві, виробництві сталевих конструкцій та дистрибуції будівельних матеріалів з 25-річним досвідом роботи.

З моменту заснування в 1998 році компанія розробила понад 300 складних і масштабних будівельних проєктів для понад 100 задоволених клієнтів у Греції, Південно-Східній Європі та Північній Африці, залучаючи свої дочірні компанії на Кіпрі та в Румунії. Завдяки успішному проєктуванню, будівництву та встановленню індивідуальних механічних та холодильних установок для переважної більшості провідних компаній харчової промисловості Греції, FRIGO STAHL вважається гравцем №1 у цій галузі з часткою ринку від 70 до 80%.

Донедавна, у компанії використовували паперовий документообіг, який був неефективним і займав багато часу. Після пошуку системи, компанія обрала інтелектуальну систему управління інформацією M-Files від Konica Minolta. Це прискорило управління проєктами та допомогло FRIGO STAHL стати швидшою та гнучкішою організацією, що сприяє утриманню провідних позицій на ринку.

quotation marks

Хмарне рішення, впроваджене Konica Minolta, змінило операційні процеси нашого бізнесу. M-Files забезпечив новий інтелектуальний спосіб керування та перевірки документів, надаючи легкий доступ і швидке упорядкування всіх наших даних. Система допомагає нам зосередитися на тому, що дійсно важливо для нашої організації.

FRIGO STAHL

Раніше: неефективні і трудомісткі ручні процеси документообігу

Завдяки своїй основній діяльності, FRIGO STAHL щодня обробляє велику кількість документів: від комерційних пропозицій до рахунків-фактур і договорів про надання послуг між постачальниками та партнерами. Важливо, щоби кожен файл був віднесений до потрібного проєкту. Проте кількість документів у компанії зростала в геометричній прогресії, а відповідну інформацію було важко знайти.

Працювати з документами вручну було неефективно, а цей процес забирав дуже багато часу. Таким чином, перед компанією стояла задача знайти новий спосіб обробки та управління документами, і FRIGO STAHL почала пошук інтелектуальної системи управління інформацією. Завдання полягало в тому, щоби документи про відповідальних осіб і постачальників зберігалися в електронних теках, до яких можна було б легко отримати доступ.

Після: оптимізація документообігу та керування проєктами

Нове рішення, побудоване на основі інтелектуального управління інформацією M-Files, було впроваджено з метою централізації всіх документів в єдиному захищеному сховищі. Всі документи, пов'язані з проєктами, можна архівувати та миттєво отримувати, без знання інформації точне місце кожного документа.

Цей новий спосіб керування документами допоміг компанії пришвидшити управління проєктами, оскільки користувачі більше не витрачають дорогоцінний час на пошук потрібного документа. Рішення також допомогло FRIGO STAHL дотримуватися різних нормативних актів і галузевих стандартів, зробивши всю документацію легкою для відстеження та аудиту. Нарешті, рішення M-Files забезпечило безперешкодну інтеграцію з ERP-системою компанії, яка забезпечує потік інформації та оновлення поточних проєктів.

В цілому, нове рішення допомогло FRIGO STAHL стати швидшою та гнучкішою організацією з точки зору процесів, з величезним потенціалом зростання. Наступним кроком буде впровадження цього рішення в інших відділах.

Виклики

Виклики
  • Неефективні ручні процеси керування документообігом
  • Труднощі з доступом та обміном відповідної інформацією між різними відділами
  • Ризик виникнення помилок і затримок у часі через ручні процесів
  • Пошук інформації займав багато часу, в той час, як користувачі втрачали цінний час, відволікаючись від своїх основних задач

Рішення

Рішення
Впровадження M-Files, інтелектуальної системи керування інформацією, яка може впоратися з інформаційними потоками та допомогти в управлінні проєктами
  • Централізоване зберігання документів у захищеному сховищі
  • Відстеження та видимість статусу кожного проєкту
  • Інтеграція з наявними системами та процесами
  • Зручний інтерфейс, користувачам не потрібно знати точне місцеперебування документів
  • Сумісність з відповідними нормативними актами та галузевими стандартами
  • Масштабованість системи відповідно до бізнесових потреб та викликів

Переваги

Переваги
  • Підвищена ефективність та продуктивність
  • Покращена точність і надійність документації проєктів
  • Краща співпраця та обмін інформацією між відділами
  • Посилена відповідність нормам та відстежуваність документації
  • Скорочення витрат завдяки зменшенню кількості помилок

Зацікавило рішення?

Ми готові вам допомогти підлаштувати бізнесові процеси до нової реальності та налагодити ще ефективнішу роботу завдяки впровадженню найсучасніших цифрових рішень для робочого місця

Вас може зацікавити

Вас може зацікавити