Автоматизована робота з первинними документами в «Долфі-Україна»

Як Konica Minolta Ukraine оптимізувала роботу з первинними документами у «Долфі-Україна»

«Долфі-Україна» — це група компаній з двома власними заводами та одна з найбільших дистриб’юторських компаній, яка тримає перші позиції на українському ринку серед постачальників товарів медичного призначення.

«Долфі-Україна» є виробником та офіційним представником таких широко відомих брендів у сферах медичної обладнання та виробів медичного призначення як: Bionime, Gamma, Medhit, MedTextile, Dolphi, Lex, Sexxxy, HomeTest, ExpressTest, Medplast, 2В, BD. А у 2022 році компанія отримала ліцензію на право оптової торгівлі лікарськими засобами. Продукція компанії представлена більш ніж у 25000 торгівельних точках і покриває 100% території України. 28 власних регіональних представництв у всіх великих містах України допомагають компанії у побудові успішної дилерської мережі. Мережа складських приміщень компанії «Долфі-Україна» налічує 14 регіональних складів та центральний розподільчий склад у м. Дніпро, загальною площею 2300 м².

Щодня в кожному логістичному центрі по всій Україні відвантажують тисячі товарів, а з ними й супровідних документів. Після доставлення накладні повертаються на виробництво, де їх вносять до загального реєстру. Раніше працівники компанії «крижували» документи: сканували їх повністю вручну, переглядали, перейменовували та поміщали у відповідний розділ архіву, що займало багато часу та потребувало надзвичайної концентрації.

Ми запропонували компанії «Долфі-Україна» автоматизувати оброблення документів на потужностях багатофункціонального пристрою bizhub c258. Завдяки Document Navigator, інтелектуальному інструменту для керування документами, вдалося з’єднати електронний архів із принтером та налаштувати автоматичне збереження документів прямо з офісного хабу. Так вдосконалили процеси обробки супровідних документів та вивільнили час працівників, який вони раніше гаяли на ручні завдання.

«На момент впровадження автоматизованого процесу оцифрування документів і автоматичного їх збереження у 2018 році, в компанії оброблялося 35 тисяч документів на місяць 1 співробітником. Сьогодні обробляється вже 150 тисяч документів на місяць і для цього знадобилося б вже 5 людей. Але, завдяки впровадженню автоматизованого процесу, цю кількість документів, як і раніше, обробляє 1 співробітник», — коментує Оксана Голдовська, операційний директор компанії «Долфі-Україна».