Ділимося, як завдяки сучасній платформі M-Files та співпраці з Konica Minolta Ukraine в BAT Україна налагодили життєвий цикл корпоративних документів та безпеку на кожному з етапів.
BАТ Україна — перше підприємство з іноземними інвестиціями в тютюновій галузі України, що працює з 1993 року. Глобальний портфель BAT складається із традиційних тютюнових продуктів та продуктів нового покоління. Продукція ВАТ Україна експортується до Азербайджану, Узбекистану, Польщі, Угорщини, Румунії, Хорватії та Королівства Саудівська Аравія.
BAT Україна має декілька різних локацій по всій країні: тютюнова фабрика, регіональні офіси та склади готової продукції. Щоденно на кожній локації генерують сотні документів: договори, рахунки, акти тощо. Швидкісна робота з документами є необхідністю, щоби жоден із процесів відвантаження не зупинявся.
У 2019 році BAT Україна вийшла на ринок з пошуком рішення, що спроможне задовольнити їхні потреби в оновленні організації життєвого циклу корпоративних документів, як-от договорів з контрагентами та довіреностей. Тогочасна система була морально застаріла та не адаптивна, було складно її адмініструвати та вносити зміни. Тоді погодження договорів вносило безлад та ускладнювало процеси. Сотні повідомлень та їхніх ланцюгів в системі, десятки варіантів одного документа з “останніми правками” — звісно це не дає співробітникам змогу сфокусуватися на важливому — змісті. Крім того, важливою складовою була потреба в контролі цілісності інформації, доступу до неї, простоті користування, та структурованості процесів з документами. Ця проблематика активно досліджується та опрацьовується передовими технологічними компаніями світу, тому сучасні інтелектуальні платформи керування інформацією пропонують системний та визнаний підхід. Познайомившись з інтелектуальною системою для керування інформацією M-Files, зрозуміли, що застосунок задовольняє всі потреби компанії в роботі з корпоративними документами. До того ж M-Files — міжнародно визнана платформа, яка має сертифікації міжнародного класу.
M-Files — інтелектуальна система для керування корпоративним контентом. Завдяки системі всередині компанії співробітники працюють із документами: створюють їх, зберігають, погоджують, впорядковують, архівують.
Команда Konica Minolta використовує сучасні та ефективні підходи до імплементації бізнес-рішень для своїх клієнтів. Проєкт для БАТ Україна не став виключенням:
Виявити бізнес-потреби,
Узгодити послідовність та пріоритизацію щодо їх опрацювання,
Розгорнути середовище платформи,
Налаштувати UI-форми, воркфлоу та необхідні інтеграції.
В результаті впровадження отримали: чіткий розподіл ролей на кожному з етапів внутрішнього погодження договорів та довіреностей, контроль виконання завдань, контроль доступів до документів, контроль кожного етапу життєвого циклу.
Завдяки цим пунктам, співробітники можуть бути продуктивнішими, адже не потрібно самостійно перевіряти статус документів — M-Files автоматично надсилає сповіщення відповідальним особам щодо необхідного етапу. Наприклад, коли термін певного договору закінчується, система інформує про це відповідальну особу. Крім того, контроль на кожному з етапів дає змогу перевіряти дотримання комплаєнсу.
Konica Minolta Ukraine, як партнер M-Files, не лише впроваджує систему, а й завдяки команді експертів із цифровізації документообігу надає всебічну підтримку щодо налаштування та подальшого розвитку системи.
"Ми адаптуємо платформу під потреби українського ринку, розробляючи інтеграційні модулі з українськими сервісами, в першу чергу, зовнішнього документообігу та провайдерами ЕЦП (електронного цифрового підпису),” — коментує Євген Постольник, директор з продажів послуг для цифрового робочого місця Konica Minolta Ukraine.
В рамках цієї стратегії у Konica Minolta Ukraine розробили інтеграційний API модуль взаємодії M-Files з сервісом «Вчасно», та успішно впровадила рішення в BАТ Україна. Завдяки модулю користувачі M-Files зможуть підписувати, обмінюватися документами з контрагентами та відстежувати життєвий цикл документа. Наприклад, ініціатор створив договір та відправив його на внутрішнє погодження. Після його затвердження він надсилає документ на підпис контрагенту у «Вчасно» прямо в системі M-Files. Він може відстежувати статуси, отримані від «Вчасно». Після підписання, архів з документом та накладеними на нього підписами, автоматично завантажується в M-Files та лінкується з документом. Таким чином, ми маємо нероздільну історію документа з внутрішнім процесом погодження та підписання з контрагентами. Враховуючи, що БАТ Україна також користується послугами з аутсорсингу друку від Konica Minolta, платформа M-Files дала змогу БАТ Україна повністю охопити життєвий цикл документообігу та вирішити потреби на різних його ланках: друк, погодження, підписання тощо.
У BАТ Україна експерти Konica Minolta вже впровадили систему для роботи з корпоративними документами та внутрішнє погодження договорів на базі системи M-Files, та розробили модуль та обміну документами з контрагентами через Вчасно прямо всередині M-Files. В сумісних планах BАТ Україна та Konica Minolta Ukraine вийти за рамки одного сервісу, щоби документообіг був ще швидшим:
інтеграція з Medoc для погодження документів
Впровадження взаємодії з сервісом YouControl, що дасть змогу спростити процеси перевірки контрагентів та забезпечити доступ до цієї інформації
самостійний модуль КЕП для підтримки paperless стратегії з внутрішніми документами, як-от довіреності, заявки на відпустку тощо.
Ми раді бути частиною цифровізації документообігу у BАТ Україна. Процеси не мають зупинятися, а погодження — займати багато часу.
Євген Постольник
Заповність форму та наші експерти зв'яжуться з вами для обговорення деталей
Зверніть увагу! Ваші чинні налаштування cookie не дозволять вам отримувати наші матеріали на email. Щоби дозволити, оновіть ваші налаштування cookie