Як вибрати офісний принтер або БФП для бізнесу. Поради від Konica Minolta

Як вибрати офісний принтер для компанії 

Питання вибору варто починати не з бренду чи ціни, а з аналізу того, як саме організований друк документів у офісі. Принтер для офісу – це частина інфраструктури, яка щодня впливає на роботу співробітників. Розуміння реальних потреб допомагає зрозуміти, як вибрати принтер без переплат і уникнути простоїв. 

Для яких задач потрібен принтер 

У різних компаніях принтер для офісу виконує різні функції. Серед найпоширеніших це: 

• друк документів для бухгалтерії та фінансів; 
• щоденний бізнес друк договорів, рахунків і актів; 
• кольоровий та чорно-білий друк презентацій і внутрішніх матеріалів; 
• робота з формат А4 та А3 у юридичних, проєктних або інженерних відділах; 

Основні помилки при виборі офісного принтеру 

Найтиповіша помилка – орієнтація лише на стартову ціну. На практиці часто трапляється, коли компанії з 15–20 співробітниками купують домашні моделі, які не розраховані на інтенсивний  режим, який подужає тільки принтер для бізнесу. 
Ще одна поширена проблема – ігнорування показника вартості володіння принтером. Низька ціна пристрою компенсується високими витратами на картриджі, ремонти та сервісне обслуговування, що збільшує витрати на друк у довгостроковій перспективі. 

Типи офісних принтерів та БФП 

Щоб зрозуміти, як вибрати принтер саме для бізнесу, варто розібратися в типах рішень, які пропонує сучасна офісна друкарська техніка. Вони відрізняються не лише функціональністю, а й логікою використання. 

Струменевий і лазерний принтер 

Лазерний принтер – одне з найпоширеніших рішень для стабільного друку. Такий принтер для офісу добре підходить для середніх і великих навантажень, забезпечує високу швидкість друку сторінок і прогнозований ресурс картриджа. 
Струменевий принтер – надійна техніка для бізнесу, якому потрібен якісний кольоровий друк. Він чудово підходить для як великих, так і малих обсягів, забезпечує точну передачу графіки та є швидким і гнучким у щоденній роботі. 

Багатофункціональний пристрій для бізнесу 

Багатофункціональний пристрій поєднує друк, копіювання та сканування в одному корпусі. Він особливо зручний для офісів, де активно працюють із паперовими та електронними документами одночасно. 
Згідно зі статистикою, компанії, які переходять на БФП для офісу, скорочують кількість окремих одиниць обладнання в середньому на 30%. 

БФП bizhub від Konica Minolta поєднують друк, копіювання, сканування та факс в одному рішенні. Вони дозволяють не лише швидко друкувати документи, а й надсилати їх безпосередньо на пошту або хмарні сервіси. Сенсорна панель з інтерфейсом додає зручності, а вбудовані функції безпеки – захисту від несанкціонованого доступу та витоку даних.  

Для компаній, які працюють з договорами, рахунками або персональними даними, це означає менше ручної роботи, швидший документообіг і кращий контроль процесів. 

Коли БФП вигідніше за окремий принтер 

• БФП для офісу доцільний у таких випадках: 
• потрібне регулярне сканування документів; 
• важлива оптимізація друкарських процесів; 
• обмежений простір; 

Як оптимізувати витрати на друк 

Для бізнесу питання оптимізації – ключове. Саме тому багато компаній замислюються, як вибрати офісний принтер з точки зору економії. Важливо розуміти, що витрати на друк формуються не лише ціною покупки. 

Витратні матеріали та ресурс картриджів 

Ресурс картриджа напряму впливає на собівартість сторінки. У бізнес-середовищі вигідніше використовувати рішення для офісного друку з великим ресурсом і передбачуваним циклом заміни витратних матеріалів. 

Обсяг друку та навантаження на пристрій 

Кожен принтер для бізнесу має рекомендований місячний обсяг навантаження. Його регулярне перевищення призводить до зносу вузлів і зростання витрат. Правильний підбір техніки з урахуванням реального навантаження зменшує кількість звернень у сервіс у 1,5–2 рази. 

Сервісне обслуговування та підтримка 

Регулярне сервісне обслуговування принтерів – важлива частина стабільної роботи. Компанії, які використовують комплексні рішення для офісного друку, рідше стикаються з простоями й краще контролюють витрати. 

Альтернатива – аутсорсинг 

Професійні офісні рішення Konica Minolta – це не лише техніка, а й можливість передати друк на аутсорсинг і зняти з бізнесу зайві турботи. У вартість входить сервісне обслуговування, витратні матеріали, моніторинг стану пристроїв і підтримка фахівців. 

Для компанії це означає прозорий щомісячний бюджет, відсутність простоїв через поломки та повний контроль витрат на друк. У порівнянні з покупкою техніки, аутсорсинг дає більше гнучкості, швидше масштабування і дозволяє зосередитися на основному бізнесі, а не на обслуговуванні офісної інфраструктури. 

"Нам важливо, щоб друк був безперебійним. Простоювання критичне відразу для декількох департаментів, безпосередньо пов'язаних із виробництвом: якості, імпорту, експорту, логістики. Офісне друкарське обладнання через несправність або очікування заміни витратних матеріалів може завдати компанії чималих збитків."

Олег Корбутяк 
Керівник ІТ відділу компанії «Фуджікура» 
Ознайомитися з історією успіху детальніше

Чому варто обирати професійні рішення для друку 

Професійний підхід до друку – це не про «дорожче», а про прогнозованість і стабільність. Саме цього очікує бізнес, коли планує купити принтер для офісу на кілька років уперед. 

Досвід та експертиза у сфері офісного друку 

Експертний підхід до підбору ґрунтується на аналізі задач, технічних вимог до офісної техніки та реальних сценаріїв використання. Це дозволяє підібрати бізнес обладнання для друку, яке відповідає реальним потребам компанії. 

Підтримка стабільної роботи 

Надійна офісна техніка з професійною підтримкою дозволяє командам зосередитися на роботі, а не на технічних питаннях. Для бізнесу це означає стабільний друк документів в офісі, контрольовані витрати та передбачувану експлуатацію.