Аутсорсинг друку для бізнесу: як працює та коли це вигідно

На словах компанії вже давно цифрові, автоматизовані й гнучкі. А на практиці –  рахують витрати на друк у пачках паперу й нервують через чергову поломку принтера. Знайомо? Якщо друк у вашій компанії досі живе за принципом «якось воно буде», саме час подивитися на нього як на бізнес-процес. І тут у гру вступає аутсорсинг друку. 

Що таке аутсорсинг друку і як він працює 

Якщо коротко, аутсорсинг друку – це передача всіх процесів, пов’язаних із друком документів, зовнішньому партнеру. Компанія отримує не просто техніку, а комплексний сервіс із чітко прогнозованим результатом. 

Фактично, послуга аутсорсингу друку закриває питання обладнання, витратних матеріалів, сервісу, безпеки та аналітики в межах однієї сервісної моделі співпраці. 

Принцип роботи аутсорсингу друку в компанії 

Все починається з аудиту. Проводиться аналіз інфраструктури друку (OPS), який показує реальні обсяги, навантаження, слабкі місця та витрати. Далі впроваджуються рішення для офісного друку – сучасні принтери та БФП, програмне забезпечення для керування друком, налаштовується централізований офісний друк і система доступів. 

У стандартний пакет входить: 

• постачання та інтеграція обладнання; 
• технічний супровід офісного друку; 
• автопостачання тонера; 
• контроль друкарських процесів; 
• підтримка стабільної роботи офісного обладнання; 
• аналітика й звітність; 

Результат – безперервний друк без «сюрпризів» і термінових закупівель. 

Чим аутсорсинг друку відрізняється від класичної моделі 

Класична модель – це «зоопарк» техніки: частина ще не амортизована, частина вже ламається, витратні матеріали купуються хаотично, а відповідальність розмита. У такій схемі організація офісного друку стає постійним головним болем для адміністрації та IT. 

Натомість друк на аутсорсі – це: 

• перехід від CAPEX до OPEX (без капітальних інвестицій); 
• прогнозованість друкарських витрат; 
• єдиний договір і єдина зона відповідальності; 
• професійний підхід до друку замість «латання дірок»; 

Компанії, які впровадили керування офісним друком, скорочують витрати на нього в середньому на 30%. 

Для яких компаній аутсорсинг друку є оптимальним рішенням 

Аутсорсинг друку підходить не лише великим корпораціям. Насправді, вигоду отримують як невеликі компанії, так і бізнес із тисячами співробітників. 

Він масштабується – саме тому його можна адаптувати під різні сценарії. 

Аутсорсинг друку для малого та середнього бізнесу 

Малий і середній бізнес часто використовує побутові принтери, які працюють на межі можливостей і виходять із ладу. У результаті – постійні витрати, простої та більше навантаження на персонал, який змушений «гасити пожежі». 

Друк на аутсорсі дозволяє: 

• відмовитися від регулярних закупівель нової техніки; 
• отримати експертні рішення для бізнесу без власного штату спеціалістів; 
• гарантувати безпечний друк документів через систему автентифікації; 

Аутсорсинг друку для компанії з великим обсягом друку 

Для великих організацій ключове – стабільність бізнес-процесів. Тут важливі SLA, резервне обладнання та мінімізація простоїв друку. 

Послуга аутсорсингу друку для великих компаній передбачає: 

• розгортання інфраструктури друку в хмарі; 
• впровадження систем керування друком (Dispatcher Paragon, SafeQ); 
• гнучке масштабування обсягів; 

Наприклад, компанія «Нова пошта Глобал» після переходу на аутсорс централізувала офісний друк та скоротила весь свій парк принтерів до 5 БФП, які тепер обслуговують понад 300 співробітників. 

"Зв’язка Konica Minolta bizhub та SafeQ працює безвідмовно. Але головне для користувачів – це просто працює"

Віталій Іванюк 
системний адміністратор «Нова пошта Глобал» 
Ознайомитися з історією успіху детальніше

Які задачі бізнесу вирішує аутсорсинг друку 

На перший погляд, це лише про принтери. Насправді – про організацію офісних процесів і ефективність. 
Аутсорсинг друку впливає одразу на фінанси, безпеку й операційну стабільність. 

Контроль та прогнозованість процесів друку 

Через системи керування друком компанія отримує повну прозорість: 

• хто, скільки й що друкує; 
• які підрозділи створюють найбільше навантаження; 
• як оптимізувати витрати; 

Це дозволяє встановлювати ліміти, налаштовувати правила та гарантувати безпечний друк. Усе це підвищує прогнозованість витрат і спрощує фінансове планування. 

Зниження навантаження на внутрішні ресурси компанії 

Коли друк на аутсорсі, IT-відділ більше не займається тонерами, драйверами й терміновими викликами майстра. Це пряме зниження навантаження на персонал і можливість зосередитися на стратегічних завданнях. 

Крім того, технічний супровід офісного друку здійснюється відповідно до угоди про рівень послуг (SLA). Це означає: 

• превентивне обслуговування; 
• віддалений моніторинг; 
• швидке реагування на інциденти; 

Надійність та відповідальність при аутсорсингу друку 

Передаючи процес назовні, бізнес очікує стабільності. І це логічно. Аутсорсинг друку працює лише тоді, коли партнер бере на себе повну відповідальність за результат. 

Стабільність роботи офісної техніки 

Сучасні офісні хаби bizhub інтегруються в IT-інфраструктуру компанії, проходять тестування на безпеку та підтримують централізоване керування офісним друком. 

Автоматизоване постачання витратних матеріалів і резервне обладнання забезпечують безперервний друк навіть у разі інцидентів. Це і є мінімізація простоїв друку на практиці. 

Сервісний супровід та підтримка бізнесу 

Konica Minolta Ukraine – частина глобальної корпорації з власним складом, логістикою та офіційним сервісом по всій Україні (окрім тимчасово окупованих територій). 

Послуга аутсорсингу друку включає: 

• віддалений моніторинг і діагностику; 
• сервісне обслуговування відповідно до SLA; 
• підтримку стабільної роботи офісного обладнання; 
• консультації щодо оптимізації; 

Нагадаємо, що починається все з аналізу інфраструктури друку. Адже перш ніж оптимізувати процес, потрібно його побачити. 

 Аутсорсинг друку – це не про техніку. Це про контроль, відповідальність і зрілий підхід до бізнес-процесів. Іноді найпростіший шлях – справді віддати частину задач тим, хто займається цим щодня.