Вічні супутники компаній: багатофункціональні пристрої та принтери для офісу
Складно уявити сучасне підприємство без техніки для друку. І байдуже, чи це невелика команда з п’яти людей, чи цілий департамент великої компанії – завжди будуть документи, які потрібно роздрукувати, відсканувати або нашвидкуруч відправити колегам. Ось тут і стають у пригоді два основних «стовпа» офісів – принтери та БФП.
Які бувають пристрої для друку
Новітній широкий асортимент дозволяє знайти техніку практично під будь-які потреби:
- компактні настільні принтери – для тих, хто працює індивідуально або в невеликому кабінеті
- потужні офісні БФП – коли потрібно не лише друкувати, а й копіювати, сканувати та пересилати документи
- чорно-білі моделі – для великих обсягів стандартного діловодства
- кольорові моделі – для компаній, де важлива презентабельність документів, зображень чи маркетингових матеріалів
Основні та додаткові функції
Базові можливості, навіть у БФП, само собою зрозумілі: друк, копіювання, сканування. Утім сучасні пристрої пропонують значно більше:
- підключення по Wi-Fi, щоб працювати без кабелів
- лотки для різних форматів паперу
- модулі авторизації користувачів за картками чи NFC
- електронні степлери й додаткові полиці для документів
- мобільні шафи для зручного переміщення офісом
Тобто пристрій можна «зібрати» під ваші конкретні потреби і перетворити на персонального асистента.
Чим принтер для офісу полегшує життя
Маючи власну техніку, ваш бізнес відкриє для себе одразу кілька переваг:
- Економія часу – не потрібно шукати найближчу друкарню та чекати, поки техніка звільниться.
- Автономність – усі документи можна підготувати безпосередньо в офісі.
- Контроль якості – ви самі керуєте процесом.
- Готовність «тут і зараз» – будь-який файл можна надрукувати в потрібний момент.
Коли варто обрати принтер
Принтер купити для офісу буде раціональним внеском, якщо компанії потрібен стабільний і швидкий друк без додаткових функцій. Його переваги:
- висока швидкість друку, витривалість і надійність
- оптимальний вибір для великого обсягу документів
- проста експлуатація й менші витрати на обслуговування
Принтер підходить для:
- невеликих офісів і стартапів
- компаній, де головне — елементарна документація
- команд, яким не потрібні сканування чи копіювання
Коли варто обрати БФП
Багатофункціональний пристрій (БФП) підійде для офісів, де документообіг виходить за межі простого друку. Він об’єднує одразу кілька процесів й економить місце та кошти.
Основні переваги БФП:
- друк, сканування, копіювання та факс в одному корпусі
- автоматичне двостороннє сканування та копіювання
- можливість пересилати документи у цифровому вигляді
- економія площі та зручність інтеграції в офісний процес
БФП підходить для:
- офісів із регулярним документообігом (договори, акти, скани)
- команд, яким важливо мати централізовану техніку для різних задач
- компаній, що прагнуть мінімізувати витрати на кілька окремих пристроїв
Аутсорсинг друку: коли купувати не обов’язково
Звичайно, можна принтер для офісу купити й розпоряджатися ним, як забажаєш. Але як вам таке: ви не купуєте техніку, а берете її в оренду. Компанія надає вам принтер або БФП разом з усіма сервісами – технічним обслуговуванням, витратними матеріалами, ремонтом і навіть дистанційною підтримкою.
Такий варіант особливо вигідний, якщо ви:
- тестуєте новий бізнес-напрям і не хочете одразу вкладати кошти в обладнання
- не маєте часу чи ресурсів для сервісу та обслуговування
- потребуєте якісного друку, але прагнете уникнути капітальних витрат
