Гнучке управління проектами: шлях до задоволених клієнтів

Бізнес потребує гнучкого управління

Гнучка методологія управління проектами вже давно стала стандартом при розробці програмного забезпечення. І зараз гнучкість виходить за межі IT-індустрії. Компанії розуміють, що їм необхідно міняти спосіб управління проектами, аби бути конкурентоспроможними.

Дослідження ‘Boosting Performance Through Organization Design’ проведене Boston Consulting Group, підтверджує цю думку: гнучкі компанії досягають у п’ять разів більш високого прибутку і ростуть набагато швидше. Понад 40% всіх гнучких компаній показують результати вище середнього і лише 24% – нижче середнього. Вони також зростають швидше за своїх конкурентів.

Нове управління проектами – швидка реакція на зміни

Близько 30 років тому стало очевидно, що процеси, які використовуються для розробки програмного забезпечення, не працюють. Проекти реалізовувалися занадто повільно, а клієнти у підсумку не отримували того, що їм було потрібно. Результати не відповідали очікуванням.

Причиною невдач був традиційний підхід до управління проектами, який пропонує кілька способів контролю за процесами. Обсяг робіт, терміни і вартість фіксовані, і передчасне припинення практично рівнозначне цілковитому фіаско. Відповідальні за процеси люди вважають за краще відкладати терміни реакції і прийняття рішень, продовжуючи перерозподіляти ресурси замість того, щоб відкоригувати вимоги, заявлені на початку проекту.

У підсумку виходить, що план контролює проект. Досягнення більшої гнучкості, точності у плануванні та реалізації вимагає зовсім інших підходів, які б фокусувалися на способах відповідності вимогам.

Порівняння: традиційне і гнучке управління проектами

У традиційному управлінні проекти розділені за фінальними фазами, а чіткі цілі поставлені від початку. Ці цілі стоять в кінці кожної фази проекту і мають досягатися. Тільки після цього можна переходити до наступної фази. Якщо під час реалізації проекту змінюються вимоги, вони не можуть бути прийняті до уваги, поки проект не закінчиться.

Ось чому гнучке управління використовує “спринт-беклог” – план виконання спринту, який розробляє скрам команда. Беклог перераховує всі цілі, які потрібно досягти в майбутньому спринті і містить всю необхідну інформацію для досягнення мети спринту. Однією з переваг для користувачів є те, що робочі процеси можуть постійно поліпшуватися.   Натомість традиційне управління такого дозволити не може, адже в робочих процесах не передбачені серйозні коригування.

На основі беклогу задаються завдання для таких спринтів:

• Постійне спостереження: завжди слідкуйте за досягненням технічної досконалості і гарного дизайну. Це поліпшить гнучкість.
• Чим простіше, тим краще: простота – основний компонент всіх гнучких процесів.
• Самоорганізація команд: ця форма співпраці дозволяє досягти найкращих результатів.
• Розмірковування та коригування: команда постійно повинна думати про те, як стати більш ефективною і коригувати свою роботу відповідним чином.

Для чого підходить гнучке управління проектами?

Якщо ви запускаєте проект і від початку не можете сформулювати конкретні очікування і вимоги – це означає, що прийшов час змінити звичний стиль управління в сторону agile. Використовуйте гнучкі методи управління проектами щоразу, коли в процесі відбуваються постійні зміни, на які ви зобов’язані реагувати. Формуйте гнучкі команди, які будуть переслідувати складну мету, наприклад, якщо кінцевий продукт поки не визначений. І уникайте традиційних методів, якщо клієнти очікують швидких результатів.

Що насправді змінюється завдяки гнучкому управлінню проектами?

Agile-підхід не означає відмову від фаз планування. У scrum, наприклад, розвиток спринтів націлений на досягнення дедлайну по завершенню проекту. Цілі і вимоги стейкхолдерів визначають вимоги, які вам необхідно виконати.

Гнучке управління також передбачає роботу крок за кроком. Такий підхід дозволяє постійно покращувати продукт. Ви дієте поступово, спілкуючись з кожним учасником проекту. Якщо ви поетапно допрацьовуєте продукт, то зі старту незрозуміло, яким буде фінальний результат. Проект зростає безперервно та органічно. І в підсумку ви отримуєте продукт, який повністю задовольнить стейкхолдерів, адже вони беруть безпосередню участь на всіх етапах його розробки.

Вісім кроків до гнучкого управління

Американський розробник програмного забезпечення Кент Бек спільно з іншими девелоперами опублікував свій Agile-маніфест ще в 2001. Вони визначили ідеї, принципи і цінності, які дозволяють поліпшити процес розробки програмного забезпечення.

Найважливіше, до чого вони прийшли – це до розподілення пріоритетів. Головні принципи Маніфесту чітко показують, що цей підхід відрізняється від звичайної проектної роботи в командах: члени команди і те, як вони спілкуються один з одним, важливіші процесів та інструментів. Реакція на зміни важливіша повної документації. І колаборація з клієнтами важливіша слідуванню плану.

 

eight steps for an agile approach in companies

• Клієнт повинен бути задоволеним. Найвищий пріоритет – це задоволеність клієнтів за рахунок своєчасного та безперервного постачання  програмного забезпечення.
• Будьте відкритими для зміни вимог. Навіть якщо це відбувається на останньому етапі розробки, дозволяйте змінювати вимоги. Гнучкі процеси використовують зміни для забезпечення конкурентної переваги клієнта.
• Поставки мають бути постійними. Часто поставляйте робоче програмне забезпечення: від кількох тижнів до кількох місяців, надаючи перевагу більш коротким періодам.
• Працюйте спільно. Всі учасники, задіяні в проекті, повинні щодня працювати разом.
• Довіряйте людям та підтримуйте їх. Завжди залучайте в команду мотивованих людей. Створюйте для них комфортні умови і давайте необхідну підтримку. Довіряйте їм, щоб отримати найкращий результат.
• Спілкуйтеся віч-на-віч. Це найефективніший метод передачі інформації в команді розробників.
• Продукт має працювати. Це головна умова прогресу.
• Розвивайте стійкість. Гнучкі процеси сприяють сталому розвитку. Всі учасники повинні підтримувати постійний темп і уникати перерв в роботі.

Найпопулярніші методи гнучкого управління проектами

1. Scrum: Scrum заснований на цінностях, закладених в Agile-маніфесті в 2001 і забезпечує основу для гнучких процесів. Цей метод не описує гнучку техніку, що використовується в реальному процесі. Він визначає три ролі, які повинні бути присутніми в проекті і визначає їх обов’язки. Власник продукту несе відповідальність за успіх команди в цілому. Скрам-майстер модерує зустрічі команди, усуває перешкоди, які можуть виникнути в процесі, і забезпечує безперешкодний обмін інформацією між власником продукту і командою. Команда знаходиться в центрі всього процесу, тому що виконує встановлені вимоги.

Існує розподіл між структурою і методами, тому що це дає членам команди максимально можливу свободу в тому, як саме вони застосовують методи. Але найголовніше, що в Scrum немає лідера проекту.

2. Kanban: Простіше кажучи, Kanban – це візуалізована форма списку завдань. Різні вимоги прописуються на стікерах і кріпляться до дошки, що має назву канбан-дошка. Стікери розміщуються в одному стовпці на дошці. Залежно від прогресу вони переміщаються уздовж дошки від одного етапу проекту до наступного. Для кожного етапу виділено свій стовпчик. Це полегшує візуалізацію процесів проекту і спрощує планування, моніторинг та управління. На відміну від Scrum, розробка проекту в Канбан не обмежена в часі. Команда проекту розробляє власні вимоги, якщо вона має достатньо вільних ресурсів.

Що робити, якщо agile неможливо застосувати

Не до кожного проекту можна застосувати гнучкі методи. Це відноситься до всього, що має бути виконано до певного дедлайну. Особливо це стосується проектів з будівництва. Сервісні проекти також плануються і реалізуються виключно у відповідності з традиційними принципами, що дозволяє скоротити час простою обладнання. Можливо, традиційні процеси управління проектами настільки міцно вкоренилися у вашій компанії, що від них просто нереально відійти в сторону agile. В цьому випадку ви можете об’єднати їх: використовуйте гібридне управління проектами, що означає змішування звичайного і гнучкого підходів. Є ймовірність, що таким чином, ви досягнете переходу до гнучких принципів управління проектами.